Werkplekinspectie stappenplan: Adviseur Stijn vertelt je hoe je een werkplekinspectie uitvoert

Vanuit de VCA-norm is het verplicht om werkplekinspecties uit te voeren. Hierdoor moet de veiligheid op de werkplek worden onderzocht en het veiligheidsbewustzijn in je organisatie uiteindelijk verbeteren. De onderwerpen die aan bod komen tijdens zo’n werkplekinspectie kunnen worden opgenomen in een werkplekinspectie formulier, welke vervolgens als template gebruikt kan worden. Hoe je in de praktijk een effectieve werkplekinspectie uitvoert legt Arbo & veiligheid adviseur Stijn Sestig je aan de hand van een werkplekinspectie stappenplan en een werkplekinspectie checklist uit in dit blogartikel. 

Tijdens een werkplekinspectie worden de veiligheid en de werkomstandigheden op een werkplek, bijvoorbeeld een bouwplaats, beoordeeld. De inspectie wordt normaliter uitgevoerd door een leidinggevende en heeft als doel om inzichtelijk te krijgen of er daadwerkelijk veilig gewerkt wordt en wat hierin eventuele belemmeringen zijn. In de meeste gevallen wordt dit beoordeeld aan de hand van een werkplekinspectie formulier, welke van tevoren is opgesteld op basis van de van toepassing zijnde risico’s en aandachtspunten uit het arbobeleid. De werkplekinspectie is niet bedoeld om medewerkers te controleren en eventueel te straffen, maar juist om valkuilen te identificeren en vervolgens de dialoog aan te gaan met het team. Zo moeten veiligheid en veiligheidsbewustzijn uiteindelijk gaan groeien. 

Vanuit de Arbowet ben je als werkgever verplicht toezicht te houden op de veiligheid van de medewerkers bij het uitvoeren van werkzaamheden. Met een werkplekinspectie kan je aantonen dat je hier inderdaad op toeziet. Het is dus een handige manier om te voldoen aan dit stukje van de Arbowet. 

Vanuit de VCA-norm zijn werkinspecties meer dan alleen een handig hulpmiddel om te voldoen aan de eisen, ze zijn op zichzelf al verplicht. VCA schrijft voor dat operationeel leidinggevenden, eens per maand per operationele werkplek een werkplekinspectie moeten uitvoeren. Echter mogen deze inspecties ook worden uitgevoerd door een operationeel medewerker, maar wel onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende. Als er meerdere kortlopende projecten zijn, dan dient de bovenstaande frequentie naar verhouding behaald te worden. In deze gevallen is het raadzaam om een planning te maken voor de werkplekinspecties, zodat alle leidinggevenden periodiek een inspectie uitvoeren.  

Verder dient de operationele directie eens per kwartaal een werkplekinspectie uit te voeren of aanwezig te zijn tijdens een werkplekinspectie.  

Vanuit de praktijk zijn er aantal stappen die ik aan mijn klanten adviseer om te nemen als het gaat over het uitvoeren van werkplekinspecties. Deze zal ik hieronder delen. 

Om ervoor te zorgen dat er op een gestructureerd wijze werkplekinspecties plaatsvinden, is het belangrijk om een jaarplanning te maken. In deze planning neem je op wie op welk moment een werkplekinspectie uit dient te voeren. Hiermee wordt het overzicht behouden en voorkom je dat je uiteindelijk inspecties mist.  

Zodra de jaarplanning is gemaakt, is het belangrijk om, als dit nog niet het geval was, deze neer te leggen bij de verantwoordelijke. Bij VCA-gecertificeerde bedrijven is dit normaliter de VGM-coördinator. De verantwoordelijke zal vervolgens alle benodigde acties gaan uitzetten op basis van de planning en de taak aan desbetreffende medewerker toebedelen. 

De volgende stap is het maken van een werkplekinspectie formulier. Deze stap is erg belangrijk en iets dat ik organisaties ook altijd aanraad om op te stellen voorafgaand aan een werkplekinspectie. Op dit template zet je alle risico’s die van toepassing zijn met betrekking tot de werkzaamheden die medewerkers uitvoeren. Indien je in het bezit bent van een verplichte (en actuele) Risico –Inventarisatie en Evaluatie (RI&E), dan heb je al een overzicht van alle risico’s en eventuele beheersmaatregelen. Deze kan je dan gebruiken bij het opstellen van je werkplekinspectie formulier, zodat op de toepassing van de beheersmaatregelen kan worden gecontroleerd. 

Na het nemen van de voorbereidingen, is het van belang dat de inspecties daadwerkelijk uitgevoerd worden.  Hiervoor raad ik organisaties aan om eerst te communiceren dat de werkplekinspecties uitgevoerd zullen worden. Geef aan dat medewerkers niet worden gestraft voor eventuele fouten, maar dat er gezamenlijk naar verbeteringen ten aanzien van Arbo wordt gezocht.  

Bij de daadwerkelijke uitvoering van de werkplekinspectie is het van belang om onafhankelijk en op basis van feitelijke waarnemingen te beoordelen of de werkzaamheden op een veilige wijze worden uitgevoerd. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van het opgezette werkplekinspectieformulier, maar ook kan aandacht worden besteed aan het vertoonde gedrag op de werkplek. Zo kan aandacht besteed worden aan gedragingen, zoals het wel of niet opruimen van de werkplek, het dragen van verplichtte persoonlijke beschermingsmiddelen of het weghalen van beveiligingen. Dit soort gedragsobservaties (of gedragsaudits) zijn tevens een verplichting voor de Safety Culture Ladder (ook wel veiligheidsladder genoemd). 

Vervolgens is het tijd om met de medewerkers in gesprek te gaan over de werkzaamheden, de risico’s op de werkplek en je bevindingen op basis van je observaties. Daarbij is het belangrijk om je doel van je bezoek aan te geven en nogmaals duidelijk te maken dat er een gezamenlijk doel van toepassing is. Ook kun je navragen waarom de medewerker het gedrag vertoonde wat je geobserveerd hebt. 

Daarnaast zijn twee zaken extra van belang. Allereerst is het belangrijk dat je vraagt naar de last minute risicoanalyse (LMRA). De LMRA kan een snel en bijna onbewust proces zijn, maar het is wel noodzakelijk dat het gebeurt. Vraag diegene of hem of haar bepaalde veiligheidsrisico’s zijn opgevallen en zo ja, welke. Ik adviseer organisaties vaak om de term LMRA te vermijden en vooral op bijzonderheden te focussen. Hiermee toets je de uitvoering van de LMRA, zonder dat je de term gebruikt.  

Ten tweede is het belangrijk dat je ook de positieve bevindingen beschrijft. Om veilig gedrag te stimuleren moet je namelijk ook aangeven wat er goed gaat en laten merken dat je dat hebt gezien, in plaats van alleen maar te focussen op dingen die niet goed gaan. Uitsluitend mensen op de vingers tikken werkt doorgaans averechts omdat veiligheid dan vaak wordt gezien als een “moetje” van het management. En dat wil je niet. Het gaat erom dat de medewerkers hun veiligheidsbewustzijnsniveau gaan verhogen door het belang van veilig werken in te zien. Op die manier kan er mogelijk op den duur zelfs een veiligheidscultuur ontstaan.

Tijdens de gesprekken houd je je template bij de hand en schrijf je bij elk punt op wat je bevindingen zijn. Hierbij gaat het er niet enkel om dat je beschrijft óf het goed of fout is, maar waaruit bleek dat het goed of fout is. Hierdoor wordt er meer duidelijk uit de inspectie en blijft de uitvoering ervan geen invuloefening, maar een tool om de veiligheid op de werkvloer te verbeteren. Het toevoegen van beeldmateriaal helpt hier ook bij. 

Nadat je alle input hebt gekregen van de medewerkers en er een goed beeld is gevormd van de veiligheidssituatie op de werkplek is het tijd om te evalueren. Kijk naar je template en je aantekeningen en bedenk of er naar aanleiding hiervan verbeteracties zijn. Breng deze in kaart en zet de verbeteracties vervolgens uit in de organisatie. Evalueer ook het template zelf. Was deze volledig? Of kwam je er tijdens de inspectie achter dat er bepaalde risico’s zijn die niet opgenomen waren in je template en/of RI&E? Voeg deze dan toe aan het template voor de volgende keer, en neem ze ook mee in de RI&E.  

Het is belangrijk om de resultaten van de inspectie ook te delen met je medewerkers en hierover in gesprek te gaan. Dit kan namelijk ook weer leiden tot meer begrip en zo tot een hoger veiligheidsbewustzijn. Voor VCA-gecertificeerde bedrijven zijn de verplichte toolboxmeetings een geschikt moment hiervoor. Bespreek voorbeelden uit de praktijk en probeer hierbij de inbreng van de medewerkers te stimuleren, zodat er een echt dialoog op gang kan komen.

Ik had het eerder al over het opstellen van een werkplekinspectie formulier. Vaak zijn mensen echter op zoek naar een werkplekinspectie checklist. Maar er is geen kant-en-klaar werkplekinspectie checklist welke gebruikt kan worden voor je eigen organisatie. Elke organisatie heeft namelijk haar eigen veiligheidsrisico’s. Echter zijn er vanuit de VCA-norm wel enkele verplichtingen aan werkplekinspecties en deze dien je eigenlijk altijd mee te nemen als je een werkplekinspectie checklist of formulier opstelt. Dit zijn: 

Naast deze werkplekinspectie VCA-eisen, raad ik ook altijd aan om de factor “gedrag” mee te nemen op de werkplekinspectie checklist of formulier doormiddel van gedragsaudits. Dit geeft je namelijk, naast de gesprekken, een andere kijk op het veiligheidsbewustzijn van je medewerkers. Een beeld over het gedrag krijg je door voor jezelf duidelijk te maken wat veilig gedrag in een specifieke situatie precies is en door vervolgens te observeren of medewerkers ook op die manier te werk gaan. Dit kan je meenemen tijdens stap 5 van het werkplekinspectie stappenplan.  

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen over het uitvoeren van werkplekinspecties of de werkplekinspectie checklist? Of wil je eens vrijblijvend sparren over een (veiligheids)vraagstuk? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.