Webinar: De toegevoegde waarde van ISOPlanner als tool voor ISO 9001, ISO 27001 en/of NEN 7510

CertificeringsAdvies Nederland en ISOPlanner hebben enige tijd geleden de handen ineen geslagen om gezamenlijk organisaties te laten groeien. Maar wat is de toegevoegde waarde van ISOPlanner als tool voor ISO 9001, ISO 27001 en NEN 7510? Dat is de vraag die centraal stond tijdens het webinar van 30 juni jl. dat verzorgd werd door adviseur Steven Zwarts van CertificeringsAdvies Nederland en ontwikkelaar van de ISOPlanner tool Ivar van Duuren (RedLab). Het webinar was bedoeld voor organisaties die (gaan) werken met managementsystemen gericht op ISO 9001, ISO 27001 en/of NEN 7510. In dit artikel zetten we de inhoud en take-aways van het webinar voor je uiteen.

De inhoud van het webinar:

Ondernemen, mensen en organisatie. Waarom zijn deze woorden relevant in een webinar over ISOPlanner kun je jezelf afvragen? Simpel gezegd, omdat deze drie woorden gaan over de visie van de dienstverlening van CertificeringsAdvies Nederland (CAN). Die visie zit namelijk geborgd in deze drie woorden.

Bij CAN helpen we mensen en organisaties bij het inrichten, onderhouden en optimaliseren van hun managementsysteem met als doel het creëren van een duurzaam managementsysteem. Dat wil zeggen: een managementsysteem dat eigenlijk geen tijd en moeite kost om te onderhouden! Om dat te kunnen realiseren moet je aandacht besteden aan deze drie elementen:

Wanneer bovenstaande elementen niet de juist aandacht krijgen en niet met elkaar in balans zijn, gaat het nooit lukken om een duurzaam managementsysteem in te richten. Je houdt dan een managementsysteem over dat naast je bestaande/dagelijkse werkzaamheden draait. Zonde! Om die reden zijn deze drie woorden uitgangspunten bij de projecten die we uitvoeren voor klanten.

Wanneer je kijkt naar de drie elementen uit bovenstaande driehoek en we leggen daarbij de focus op het element organisatie, kunnen we makkelijk de link leggen naar de tool ISOPlanner. Waarom werkt CAN samen met ISOPlanner? Bij CAN zijn we altijd op zoek naar manieren waarop we de organisatie(structuur)/inrichting voor klanten zo makkelijk, efficiënt en effectief mogelijk kunnen doen. Om dat te realiseren is het van belang dat je altijd zo dicht mogelijk bij je eigen (huidige) organisatie blijft. Klinkt simpel, maar in de praktijk zien we heel vaak dat organisaties juist denken ‘oh we moeten aan een norm gaan voldoen, dan moeten we allerlei (nieuwe) zaken op gaan zetten en in gaan richten voor die norm’. Dat is dus niet het geval! Je moet juist zoveel mogelijk proberen aan te sluiten bij de tools, processen en systemen die je al hebt (ingericht). Kortom: jouw organisatie als uitgangspunt nemen, niet de norm(elementen).

Wanneer je op die manier kijkt naar onze visie en naar de gezamenlijke doelen van CAN en ISOPlanner, dan zie je dat die twee werelden uitstekend samengaan. Vaak zie je in de praktijk namelijk dat bij de inrichting van een managementsysteem gekozen wordt voor een zogenoemde ‘versnipperde aanpak’. Dat proces ligt bij die afdeling, de risicoanalyse wordt belegd bij de KAM-afdeling, doelstellingen zetten we bij die neer, een documentje hier, een documentje daar. Al met al worden er veel documenten gecreëerd die verspreid door de organisatie liggen, maar samen geen geheel vormen. In dat geval zie je ook vaak dat er een ‘losstaand’ managementsysteem opgetuigd wordt dat los staat van de organisatie. In dat geval wordt er een (nieuw) systeem opgetuigd voor de norm, maar wordt er vergeten wat er eigenlijk al is. Vrijwel iedere organisatie heeft een CRM-systeem, een systeem waar in gecommuniceerd wordt, een systeem waarin documenten worden geborgd etc. Dus waarom neem je die zaken, die er al zijn, niet als uitgangspunt en bouw je daar op verder?

Maar hoe zet je dan de stap naar een duurzaam managementsysteem? Dat kan als volgt. De borging van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus vormt de basis voor elk managementsysteem (en norm): daarop baseer je de inrichting. Je ziet vaak dat het maken van plannen (doelstellingen, acties, het plan van aanpak) leuk is om te bedenken. Dat gaat dan ook vaak goed binnen organisaties. De volgende stap, de uitvoering, gaat vaak al wat stroever. Dan moet je immers grip houden op de acties. Wie is verantwoordelijk? Wanneer moet het af zijn? Is daar tijd voor? Waar is de actie geborgd? Daar wordt het al lastiger en je ziet ook dat er vertraging ontstaat.

Vervolgens komen de twee moeilijkste onderdelen: check en act. Waar borg je evaluatie? Wanneer kijk je naar of zaken zijn uitgevoerd zoals je voor ogen had? En dan komt nog de stap dat je weer input moet creëren om je managementsysteem mee te verbeteren. De PDCA vormt de kern om het managementsysteem dat is opgetuigd in te zetten als verbetertool voor je organisatie. Je ziet vaak dat organisaties daar moeite mee hebben. Zowel in het traject richting een certificering, maar zeker ook daarna. Hoe zorgen we ervoor dat de PDCA-cyclus doorloopt en borgen we dat processen verbetering opleveren? Waar zijn die acties geborgd? Met wie evalueren we dat? Als je dat soort zaken niet voor elkaar weet te krijgen, dan creëer je nooit een duurzaam managementsysteem en zal je managementsysteem altijd los blijven staan van de dagelijkse activiteiten. Dan doe je het ‘erbij’ en dat is juist wat je niet wilt.

Je voelt het al aankomen: om te borgen dat er geen sprake is van een ‘versnipperde aanpak’, dat je voortbouwt op de zaken die reeds aanwezig zijn in je organisatie en om ervoor te zorgen dat de PDCA-cyclus doorloopt en continue verbetering oplevert, biedt ISOPlanner uitkomst!

Hieronder een aantal voordelen van de tool ISOPlanner voor je op een rij gezet:

Binnen ISOPlanner is alles gekoppeld aan elkaar. Er is dus geen sprake van een dubbele administratie. Met dank aan de tool houd je grip op je managementsysteem en continue verbetering binnen een thema. Ook na certificering!

Wil jij met eigen ogen zien hoe dat precies werkt in ISOPlanner? Kijk dan het webinar ‘de toegevoegde waarde van de tool ISOPlanner als tool voor ISO 9001, ISO 27001 en/of NEN 7510’ terug. Wil je liever een live demo van ISOPlanner? Vraag deze, geheel vrijblijvend, aan! Ook als je andere vragen hebt of een keertje wilt sparren, bijvoorbeeld over de mogelijkheden, neem dan gerust contact met ons op!