Wat wij leren van onze eigen ISO 9001 certificering dat jou toegevoegde waarde oplevert!

Als CertificeringsAdvies Nederland zijn wij ook ISO 9001 gecertificeerd. Wat heeft dit ons opgeleverd? En wat hebben wij daarvan geleerd, waar jij weer voordeel van kunt hebben? Je leest het in dit artikel!

ISO certificeringen CAN
Portretfoto Thijs Blom
Thijs Blom
Adviseur

Thijs Blom is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Thijs is altijd op zoek naar nieuwe uitdagingen en kijken naar hoe het goede uitstekend kan worden!

thijs@certificeringsadvies.nl

Als organisatie zijn wij al jaren bezig met de thema’s kwaliteit en informatiebeveiliging en voor onze opdrachtgevers hebben we al vele succesvolle projecten afgerond op dit gebied. Onze kennis en kunde zetten we natuurlijk niet enkel in voor onze opdrachtgevers, maar we maken er ook handig gebruik van met betrekking tot het ontwikkelen van onze eigen organisatie. Om het principe ‘practice what you preach’ kracht bij te zetten zijn we als CertificeringsAdvies Nederland (CAN) ook al diverse jaren ISO 9001 & ISO 27001 gecertificeerd. Daarmee tillen we onze eigen organisatie naar een hoger niveau en daarnaast laten we onze opdrachtgevers zien dat we het zelf ook aantoonbaar voor elkaar hebben. In dit artikel delen we een aantal belangrijke praktijkpunten die we halen uit ons eigen (ISO 9001) certificeringstraject en die ons echt toegevoegde waarde opleveren!

Meer lezen over de ISO certificeringen van CAN?

Bekijk onze ‘certificeringen‘ pagina en ontdek waarom wij gecertificeerd zijn en wat dit ons heeft opgeleverd.

Onze lessons learned

Als adviesbureau en partner in certificeren hechten we veel waarde aan de kwaliteit die we leveren en passen we zelf ook graag toe wat we onze klanten vertellen om te doen. Bij (het onderhouden van) onze eigen ISO 9001 (en ISO 27001) certificering komt kennis en kunde kijken die wij in onze dagelijkse werkzaamheden ook weer bij onze klanten kunnen toepassen. Dat geldt andersom ook: we leren ook weer van onze klanten en kunnen die opgedane kennis toepassen binnen onze eigen organisatie. Wat we over de hele linie leren, nemen we mee in onze dienstverlening om op die manier onze klanten nog beter te kunnen adviseren en ondersteunen.

Wanneer we kijken naar onze eigen certificeringstraject, dan zijn er een aantal zaken, die wij hebben geleerd daarvan, die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor jou als klant. Hieronder delen we een aantal van onze lessons learned:

Het systeem voor de organisatie laten werken

Binnen CertificeringsAdvies Nederland werken we met Microsoft Teams (maar dit kan uiteraard ook andere, vergelijkbare software zijn in jouw situatie). We zetten Teams zodanig in, dat het systeem voor de organisatie werkt – en niet andersom. Tegenwoordig hebben systemen tal van functies die je het leven makkelijker maken, maar die niet (optimaal) worden ingezet binnen organisaties. In de meeste gevallen wordt er gewerkt met ‘ouderwetse’ oplossingen, zoals bijvoorbeeld het bijhouden van Excellijsten voor binnenkomende meldingen. Wist je echter dat Microsoft Teams dit soort meldingen via een formulier kan ondervangen en dat het op die manier geautomatiseerd kan worden? Doordat wij zelf dit soort functies van Teams gebruiken, weten we wat de kracht en mogelijkheden zijn van deze werkwijze en wat dit een organisatie kan opleveren. Stop dus met handmatige registratie en laat het systeem voor je werken!

Hoe werkt dat dan?

  • In onze Teams-omgeving hebben wij een kanaal gericht op ons managementsysteem.
  • In dat kanaal is een tabblad gekoppeld, met daarin een in Microsoft Forms gecreëerd formulier, waar je direct een klacht, afwijking of verbetervoorstel kunt melden; alle collega’s hebben hier toegang toe.
  • Je doorloopt het formulier, vult alle velden in en klikt op indienen. Vervolgens komt de melding direct binnen bij onze kwaliteitsfunctionaris die hiermee actief op de hoogte is van hetgeen dat gemeld wordt en dus direct actie kan ondernemen;
  • De indiener van het formulier krijgt zelf binnen Teams een bevestiging van zijn ingestuurde melding.
  • Alle meldingen die via een Microsoft Form worden ingediend worden bijgehouden door het systeem. De KAM-functionaris kan hiervan een samenvatting bekijken, met grafieken, en hier dus direct op rapporteren. En de KAM-functionaris kan met één klik op de knop een Excellijst met alle ingediende meldingen inzien/uitdraaien en hierop acteren en evalueren.

 Dat noemen we bij CAN het systeem voor je laten werken!

ISO 9001 meldingen CAN

Een heldere evaluatiestructuur

Een ander belangrijk onderdeel binnen een organisatie, al dan niet in relatie tot een (bedrijfs)certificering, is het opstellen van doelen en acties en daaraan een duidelijke evaluatiestructuur koppelen. Klinkt eenvoudig, maar toch is hier voor veel organisaties nog winst te behalen. Je ziet bij veel organisaties dat dit af en toe eens gedaan wordt, maar geen standaard onderdeel uitmaakt van de bedrijfsvoering. Hierdoor worden dit soort evaluatiemomenten regelmatig geannuleerd, omdat het ‘even’ niet uitkomt en worden doelen en acties niet effectief gemanaged. Zonde!

Het goed managen van actielijsten en evaluaties moet in alle afdelingen van een organisatie terugkomen om als organisatie succesvol te zijn en te weten welke route wordt bewandeld. Is dit de juiste route? Ofwel de route die je voor ogen had? Of is er ergens onderweg, onbewust, een zijpad genomen? Als alle afdelingen eenzelfde evaluatiestructuur hebben, kunnen deze afwijkende routes tijdig worden gesignaleerd en kan er waar nodig worden bijgestuurd. Zo ben je steeds meer proactief bezig in plaats van reactief; op die manier krijg je ‘grip’ op je organisatie.

Hoe werkt dat dan?

  • Bij CAN werken we met een strategiekaart waarop we een doelenmatrix met daaraan gekoppeld een actielijst hebben opgesteld.
  • Voor dit jaar zijn er bijvoorbeeld drie hoofddoelen voor de organisatie opgesteld. Per afdeling zijn er in de matrix een aantal subdoelen opgesteld met daaraan gekoppeld, per afdeling, de benodigde acties die opgepakt moeten worden.
  • Iedere afdeling rapporteert maandelijks op de hoofd- en subdoelen en van daaruit wordt bekeken of er bijgestuurd moet worden.
  • Zo zijn er een aantal vaste momenten, zoals een teamoverleg, waarin de strategiekaart (en bijbehorende rapportage en analyse) wordt besproken en er gereflecteerd wordt op de prestaties. Van daaruit wordt waar nodig actie ondernomen en bijgestuurd.
  • Alle hoofddoelen, en per afdeling subdoelen, en de voortgang ervan zijn gevangen in dashboards die realtime of periodiek worden bijgewerkt. Op die manier is vrijwel altijd inzichtelijk wat de stand van zaken is en of er actie vereist is of niet.

Connectie met ISO 9001:2015 norm

Hierboven zijn een aantal ‘lessons learned’ genoemd die we graag willen meegeven aan andere organisaties, omdat we merken dat dit binnen onze eigen organisatie, in het kader van onze certificering, veel toegevoegde waarde heeft opgeleverd. Het is goed om te zien dat de punten die we zojuist benoemd hebben, een duidelijke connectie hebben met de ISO 9001:2015 norm. De onderdelen hebben namelijk te maken met registreren, evalueren en communiceren. Het vertalen van deze drie punten heeft weer impact op:

  • Klanttevredenheid en leveranciersmanagement en hier lering uit trekken;
  • Het opstellen en vertalen van doelstellingen naar afdelingen;
    • De communicatie en evaluatie van deze doelen bij betreffende belanghebbenden
  • Klachten & afwijkingen duidelijk registreren, opvolgen en communiceren;
  • Een evaluatiestructuur om bovengenoemde, periodiek, te bespreken, verwerken en evalueren;
  • Gebruik van een systeem waarin de meldingen (deels) automatisch worden opgenomen en waar deadlines en verantwoordelijke aan gekoppeld kunnen worden.

Zelf hiermee aan de slag?

Denk je na het lezen van dit artikel, hé dat is waardevol? Wil je nog meer best practices horen? Of wil je juist aan de slag met ISO 9001 optimaliseren of implementeren? En kun je daarbij wel wat advies, ondersteuning en/of training gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag op weg en delen graag hun opgedane kennis en kunde met je!

Portretfoto Thijs Blom
Thijs Blom
Adviseur

Thijs Blom is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Thijs is altijd op zoek naar nieuwe uitdagingen en kijken naar hoe het goede uitstekend kan worden!

thijs@certificeringsadvies.nl

Aan de slag met ISO 9001 implementatie of optimalisatie?

Neem contact met ons op. Wij sparren graag met je!

  • Snel en deskundig
  • Flexibel en op maat
  • Pragmatische insteek

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields