Tijdens VCU-trajecten krijgen we regelmatig de vraag; wat is NEN 4400-1? Voordat potentiële opdrachtgevers of relaties met jouw uitzendorganisatie in zee gaan willen ze natuurlijk zeker weten dat ze met een gedegen organisatie te maken hebben. De NEN 4400-1 certificering helpt hierbij. Met de certificering toon je aan dat je je financiële zaken op orde hebt. Specifiek op het gebied van aangifte en afdracht van belastingen en premies en het administratief verwerken van identiteitsdocumenten. Voor uitzendorganisaties is het behalen van de NEN 4400-1 verplicht wanneer je de VCU-certificering wilt behalen. Daarmee benoemen we dus ook direct wat de relatie is tussen VCU en NEN 4400. Op dit alles zal in dit artikel verder ingezoomd worden.
Artikeltip! lees ook: Wat is VCU?
NEN 4400 certificering
De NEN 4400-1 certificering is bedoeld om het inlenen van arbeid en het uitbesteden van werk fraudebestendig te maken. Zo wordt het risico voor de opdrachtgever beperkt. Met het behalen van de certificering toon je aan als uitzendorganisatie of onderaannemer dat je aan je verplichtingen voldoet. Je kunt hierbij denken aan o.a. de volgende verplichtingen;
- De aangifte en afdracht van loonbelasting, omzetbelasting en sociale verzekeringspremies;
- Het administratief verwerken van identiteitsdocumenten en het uitvoeren van identiteitscontrole en controle of iemand gerechtigd is om te werken in Nederland.
NEN 4400-1 is een variant van de NEN 4400 certificering, deze kent drie varianten:
- NEN 4400-1; deze is specifiek gericht op bedrijven in Nederland.
- NEN 4400-2; deze is specifiek gericht op ondernemingen buiten Nederland.
- NEN 4400-3; deze is specifiek gericht op ZZP’ers.
Snel op weg met VCU? Download de Snel op Weg Gids!
Speciaal om je snel vooruit te helpen met de VCU-certificering hebben wij de ‘VCU Snel op Weg Gids‘ ontwikkeld. Deze is geheel vrijblijvend te downloaden via onze website.
NEN 4400-1 behalen
Wanneer je het NEN 4400 certificaat als organisatie wilt behalen, dan is het zaak dat je aan kunt tonen dat je voldoet aan een aantal eisen en verplichtingen met betrekking tot je loon- en personeelsadministratie. Net als bij een VCU-certificering kun je dit aantoonbaar maken door middel van een managementsysteem dat je opzet binnen je organisatie. De verplichtingen en eisen zijn onder andere gesteld door de Stichting Normering Arbeid (SNA). Denk bij deze verplichtingen bijvoorbeeld aan:
- Aangifte en afdracht van loon- en omzetbelasting en sociale verzekeringspremies;
- Eventuele strijdigheid van loonbetaling met de Wet Minimumloon en vakantiebijslag;
- De controle op personeelsdossiers;
- De administratie van identiteitsdocumenten;
- Het uitvoeren van identiteitscontrole en de controle op het feit of iemand gerechtigd is om in Nederland arbeid uit te voeren.
- Risico’s voorkomen voor aansprakelijkheid en boetes welke kunnen volgen uit de in- en doorlenen of uitbesteden van werk.
Of je voldoet aan de certificeringseisen bekijkt een certificerende instantie tijdens de audit. De auditor controleert daarbij bijvoorbeeld op de afdracht van belastingen, de juiste uitbetaling van lonen, de opbouw van dossiers en het in bezig hebben van de juiste personeelsgegevens.
Wat als je het backoffice proces uit handen hebt gegeven?
Wat je vaak bij, doorgaans wat kleinere, uitzendbureaus ziet gebeuren is dat zij het hele backofficeproces uit handen geven. Dat is echter problematisch met het oog op het behalen van NEN 4400 en de daarmee gepaarde VCU-certificering. Het gevolg is dan meestal dat dergelijke organisatie hun backofficeproces weer in eigen huis moeten halen en dus zelf weer moeten gaan verlonen.
Voordelen NEN 4400-1 voor de uitzendbranche
De NEN 4400-1 certificering is ontwikkeld in overleg met de uitzendbranche en organisaties die veelvuldig gebruik maken van het inlenen van personeel. In samenspraak beschreven zij de eisen waar organisaties aan moeten voldoen. Op die manier weet je als partner/leverancier dat je met een betrouwbare partij te maken hebt. Het voordeel voor jou, als uitzendorganisatie is daarbij dat je het vertrouwen wekt van de (toekomstige) klant. Daarnaast leg je met het behalen van het certificaat de juiste basis voor het behalen van het VCU-certificaat. Het NEN 4400-1 certificaat is namelijk een verplicht onderdeel van de VCU-certificering.
Al met al is het doel van NEN 4400 het fraudebestendig maken van het inlenen van arbeid en uitbesteden van werk. Opdrachtgevers die met uitzendbureaus gaan samenwerken lopen daardoor minder risico’s. In feite bestaat NEN 4400 uit drie gedeelten:
- NEN 4400-1: Dit is voor ondernemingen in Nederland.
- NEN 4400-2: Dit is voor ondernemingen buiten Nederland.
- NEN 4400-3: Dit is voor ZZP’ers.
Wat is de relatie tussen VCU en NEN 4400?
VCU is een in Nederland ontwikkelde norm die staat voor Veiligheid Checklist Uitzendbureaus. Met de norm toon je als uitzendbureau aan dat je voldoet aan alle eisen op het gebied van veiligheid en gezondheid en dat je VG-beheersysteem op orde is. Wanneer je als organisatie aan de slag wilt met het behalen van een VCU-certificering, dan is het verplicht om ook een NEN 4400 certificering te behalen. De VCU-norm eist namelijk dat enkel bonafide uitzendbureaus zich kunnen certificeren; ofwel enkel uitzendbureaus die hun financiële administratie op orde hebben.
NEN 4400 behalen?
Wil je een NEN 4400 certificering, al dan niet in combinatie met een VCU-certificaat, behalen? Dan ben je bij CertificeringsAdvies Nederland aan het juiste adres. In onze aanpak nemen wij niet de norm, maar juist jouw organisatie als uitgangspunt. We gaan op praktische wijze aan de slag met implementatie van de norm waardoor het toegevoegde waarde oplevert voor je organisatie. Wij integreren het managementsysteem zodanig dat het voldoet aan de eisen van VCU en NEN 4400. Interesse? Neem contact met ons op, onze adviseurs vertellen er graag meer over!
CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl
Dit artikel is gepubliceerd op 4 oktober 2021. Het artikel is van een update voorzien op 15 juni 2023.