Wat is een VCA directiebeoordeling en hoe voer je deze uit?

De directiebeoordeling is een belangrijk onderdeel van de VCA norm. Vaak wordt gedacht dat een directiebeoordeling draait om het beoordelen van de prestaties van de directie. Echter, dit is niet het geval. De directiebeoordeling is een review op relevante processen, procedures, beleid, en regels die onder de VCA-norm vallen. De directie evalueert tijdens de directiebeoordeling of het VCA-managementsysteem bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen die eerder zijn geformuleerd. 

De directiebeoordeling heeft als voornaamste doel om het managementsysteem en de organisatie continu te verbeteren. Dit houdt in dat je op bepaalde aspecten reflecteert waaruit concrete actiepunten naar voren komen. Op deze actiepunten stel je een verbetermaatregel op, waarna je een deadline en een verantwoordelijke koppelt. Hierdoor zou je ervoor dat de organisatie de verbetermaatregelen daadwerkelijk implementeert in het managementsysteem en de organisatie. Vanuit de norm is leiderschap en betrokkenheid van de directie ook essentieel om je VCA-certificering tot een succes te brengen. Met behulp van de directiebeoordeling wordt hier inrichting aan gegeven. 

De directiebeoordeling wordt uitgevoerd door de directie en vanuit de VCA-norm is het de bedoeling dat deze beoordeling met geplande tussenpozen wordt uitgevoerd (meestal jaarlijks). Simpel gezegd kun je een directiebeoordeling uitvoeren aan de hand van de volgende stappen:

Tijdens de directiebeoordeling beoordeelt de directie uiteenlopende aspecten over het VCA-managementsysteem. Denk hierbij aan het evalueren van onder andere werkplekinspecties, interne- en externe audit en de doelstellingen die opgesteld zijn. Na het uitvoeren van de directiebeoordeling volgen meestal verbeterkansen, wijzigingen aan het handboek of een behoefte aan middelen. Het is belangrijk om deze informatie te documenteren, want dit is een eis vanuit de norm. Een auditor vraagt hier daarom ook vaak naar tijdens een audit. Buiten dat het een eis is vanuit de norm, borg je hiermee continuïteit en opvolging aan de acties die eruit voortkomen. 

Belangrijk aan het uitvoeren van een directiebeoordeling is om dit tijdig te plannen. Je moet namelijk gegevens verzamelen en agenda’s op elkaar afstemmen. Daarnaast is het verstandig om van tevoren een duidelijke agenda op te stellen als richtlijn voor je directiebeoordeling. Op die manier ben je goed voorbereid en weten anderen ook wat ze kunnen verwachten.

De directiebeoordeling wordt opgesteld door de VGM-functionaris en de directie/directeur. De informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de directiebeoordeling kan je uit het managementsysteem halen. De taken voor het uitvoeren van de directiebeoordeling kun je onderling verdelen. Belangrijk is in ieder geval dat het management stap 2 (een oordeel vormen over het managementsysteem) uitvoert. De voorbereiding en de naslag kunnen ook uitbesteed worden aan de VGM-functionaris. Maar ook hij/zij kan hulp inschakelen van bijvoorbeeld (staf)afdelingen bij het verzamelen van input. Of hulp van een managementassistent die de managementreview opstelt. Zijn/haar rol is voornamelijk dat het proces beheerst wordt uitgevoerd en dat de samenwerking tussen de verschillende afdelingen wordt bevorderd.

Tijdens de directiebeoordeling worden de procesessen binnen de organisatie op het gebeid van veiligheid, gezondheid en milieu geëvalueerd. Een aantal punten die in de directiebeoordeling naar voren komen zijn: 

Wil je hulp inschakelen voor het uitvoeren van de directiebeoordeling? Wij helpen je graag. Neem gerust contact met ons op of vraag direct een offerte aan!