Wat is een VCA checklist en waaruit bestaat deze?

VCA is in eerste instantie in 1989 ontwikkeld voor de petrochemische sector. De jaren hierna volgden verschillende sectoren die ook met VCA aan de slag zijn gegaan. Bij de SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) zijn inmiddels 23 verschillende brancheorganisaties, uit verschillende sectoren, aangesloten. De SSVV beheert de VCA-checklist. De VCA-checklist wordt voornamelijk gebruikt om aan te geven wat belangrijk is en het zorgt ervoor dat organisaties aan alle (VGM)-aspecten denken. Het vertelt dus niet tot in detail hoe een organisatie de veiligheid binnen hun organisatie moeten waarborgen. Wat je precies van de VCA checklist kunt verwachten, wat er allemaal in staat en wat een VCA audit checklist inhoudt, lees je in dit artikel!

Voordat we verder gaan naar waaruit de VCA-checklist bestaat, is het belangrijk om te weten dat er ‘drie smaken’ zijn voor VCA-bedrijfscertificering, namelijk: 

Je mag concluderen dat de checklist eigenlijk een handleiding, controle-instrument en naslagwerk in een is. Als organisatie weet je zeker dat je aan alle punten hebt gedacht als je de hoofdstukken van de VCA-checklist volgt. 

Er zijn een aantal thema’s binnen de eisen van VCA-checklist die met name belangrijk zijn. Deze staan hieronder uitgelicht.

Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen je organisatie veilig kan werken, dienen de faciliteiten er natuurlijk te zijn. Zorg er daarom bijvoorbeeld voor dat je werkt met veilige materialen, persoonlijke beschermingsmiddelen en andere arbeidsmiddelen die tijdig worden gekeurd. En zorg er daarnaast bijvoorbeeld voor dat je veiligheidsvoorschriften hebt opgesteld voor de voertuigen die worden gebruikt binnen je organisatie. Deze brengen namelijk ook allerlei risico’s met zich mee. De kans op ongelukken is altijd aanwezig en die kans neemt natuurlijk nog meer toe wanneer er geen veiligheidsregels zijn opgesteld waar mensen zich aan dienen te houden!

Veilig werken begint met weten hóe er veilig gewerkt met worden binnen een bepaalde situatie. Je dient je medewerkers dus te instrueren. Dit kan je bijvoorbeeld doen met behulp van een toolboxmeeting. Een toolboxmeeting is simpel gezegd een veiligheidsoverleg waarin veiligheidsinstructies centraal staan. In zo’n overleg komen leidinggevenden en medewerkers bij elkaar om hierover van gedachte te wisselen. Binnen de VCA-norm (en zelfs vanuit de wet) is het zelfs verplicht om (veiligheids)instructies te geven aan je medewerkers om risicovolle werkzaamheden veilig te kunnen laten plaatsvinden.

Om de VCA certificering te behalen, dienen je medewerkers ook de VCA-persoonscertificering behaald te hebben. Met behulp van het VCA persoonlijk diploma leer je veilig om te gaan met gevaarlijke stoffen, word je bewust van de gevaren tijdens werkzaamheden en weet je veilig te handelen in gevaarlijke situaties. Daarnaast is het, indien van toepassing, natuurlijk ook van belang voor je personeel om andere benodigde veiligheidsopleidingen te volgen. Denk bijvoorbeeld aan een BHV-cursus of een cursus hef- of reachtruck.

Om écht te borgen dat er veilig gewerkt wordt binnen de organisatie dien je dit te controleren. Dit kun je doen door middel van VGM-observaties of veiligheidsinspecties. De VGM-observaties zijn bedoeld om mensen van hun gedrag bewust te maken door het gesprek met hen aan te gaan. Let op: zorg ervoor dat dit geen eenzijdig gesprek wordt, want dan bereik je juist het tegenovergestelde van wat je wilt bereiken. En zorg er daarnaast voor dat ook de positieve punten benoemd worden, moedig elkaar aan! Tijdens zo’n VGM-observatie kan bijvoorbeeld geobserveerd worden op onderwerpen als:

Een VGM-werkplekinspectie is juist gericht op de werkplek in plaats van de mensen. Het is hierbij handig om een standaard checklist te hebben om er zeker van te zijn dat bij iedere werkplekinspectie naar vaste punten gekeken wordt. Na enige tijd kun je dan in kaart brengen waar het goed gaat en waar niet. Onderwerpen waar tijdens een werkplekinspectie naar gekeken kan worden zijn bijvoorbeeld:

Voor iedere organisatie met personeel in dienst is het vanuit de Arbowet verplicht om een risico- inventarisatie en evaluatie (RI&E) op te stellen. We spreken in dat geval over de zogenaamde Arbo RI&E. De naleving hiervan wordt gecontroleerd door de inspectie SWZ. De Arbo RI&E mag niet verward worden met de zogenaamde VGM-RI&E, welke ook wel functie-RI&E genoemd wordt. Deze VGM-RI&E maakt namelijk onderdeel uit van een VCA-certificering en is niet verplicht vanuit de wet. Hoe zit dat precies?

Wanneer je als bedrijf een VCA-certificering wilt behalen dan hoort daar het opstellen van een VGM-RIE bij. Deze heeft betrekking op risicovolle functies binnen de organisatie en is dus functie-specifiek. Hiervoor dient een zogenaamde taak-risico-analyse uitgevoerd te worden. Daarbij wordt bekeken welke risico’s het werk met zich meebrengt om daarvoor vervolgens maatregelen op te nemen.

Voor je VCA-certificering wordt verplicht gesteld dat je moet voldoen aan de wet- en regelgeving. Voor een bedrijf met meer dan 1 medewerker betekent dat in bijna alle gevallen dat je een goedgekeurde RI&E moet hebben en deze moet kunnen laten zien. Hier wordt bij de VCA-certificering om gevraagd.

Wanneer je als bedrijf een VCA-certificering wilt behalen, dan is het dus van belang dat je daarvoor zaken in gaat regelen. De VGM-RI&E vormt daar een verplicht onderdeel van. Maar wist je dat je de VGM-RI&E uit kunt breiden met de verplichtingen van de Arbowet? Dat resulteert in een Arbo RI&E die je kunt laten toetsen door een veiligheidskundige. Wanneer je als bedrijf aan de slag gaat met het behalen van een VCA-certificaat, dan doe je er goed aan om gelijk de Arbo-RI&E uit laten voeren, zo ben je in één keer klaar en voldoe je gelijk aan de Arbowet.

De MD22 is een internationale richtlijn die extra eisen stelt aan de manier waarop veiligheids- en gezondheidsmanagementsystemen worden beoordeeld. De MD22 vult de bestaande VCA-eisen aan en zorgt ervoor dat de beoordeling van VCA-systemen in lijn is met internationale accreditatiestandaarden. De nadruk ligt vooral op twee onderdelen: ten eerste moeten bedrijven kunnen aantonen dat zij de geldende veiligheids- en gezondheidswetgeving kennen, opvolgen en actueel houden. Ten tweede moet de organisatie duidelijk vastleggen dat meldingsplichtige incidenten niet alleen worden gerapporteerd aan de Inspectie SZW, maar ook aan de eigen certificerende instelling.

Door deze richtlijn sluit de VCA beter aan op internationale kwaliteitsnormen. De MD22 helpt bedrijven om hun veiligheidsaanpak niet alleen praktisch, maar ook aantoonbaar systematisch te maken. En dat laatste is een belangrijke stap richting structureel veilig en verantwoord werken.

Wanneer je als organisatie alle stappen van de VCA checklist hebt doorlopen wacht de ‘VCA audit checklist’. Nadat alle stappen van de VCA-checklist zijn doorlopen is het verplicht om een interne audit uit te (laten) voeren. Om vervolgens te certificeren dien je een Certificerende Instantie in te schakelen om een zogenaamde certificeringsaudit uit te voeren. Ook deze is verplicht. 

De VCA interne audit is het eerste onderdeel van de VCA audit checklist. Deze interne audit is gericht op het verbeteren van de interne organisatie, waarbij het VCA-systeem wordt doorlopen en getoetst. Hierbij is het mogelijk om, waar nodig, nog aanpassingen te verrichten. De externe audit of certificeringsaudit wordt altijd uitgevoerd door een geaccrediteerde Certificerende Instantie (CI). Via deze audit kun je als organisatie aantonen dat je voldoet aan de eisen die zijn opgenomen in de VCA-checklist en dat wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Het resultaat van de externe audit is, wanneer alles op orde is, een VCA Certificaat.  

Wil jij het VCA bedrijfscertificaat behalen en wil je hiervoor externe hulp inschakelen? Neem dan gerust contact met ons op of vraag direct een offerte aan. We helpen je graag!