Wat is een KAM-systeem?

Met regelmaat zien we binnen onze organisatie of in onze (advies)trajecten de vraag ‘Wat is een KAM-systeem’ voorbijkomen. Om deze vraag te kunnen beantwoorden leggen we allereerst even uit waar de letters KAM voor staan. KAM is de afkorting van Kwaliteit, Arbeid en Milieu. Personen die zich binnen een organisatie met deze thema’s bezighouden worden doorgaans dan ook KAM-manager of KAM-coördinator genoemd. Maar wat is dan een KAM-systeem? Dat antwoord geven we je in dit artikel.

Wanneer er wordt gesproken over een KAM-systeem, dan wordt er doorgaans een ‘managementsysteem’  of ‘beheersysteem’ bedoeld. En wanneer er over een KAM-systeem wordt gesproken in het kader van kwaliteit, dan wordt er doorgaans een kwaliteitsmanagementsysteem bedoeld. Maar wat is dat dan precies zo’n managementsysteem? In feite is dat het hele pallet aan zaken die je intern hebt ingeregeld en opgezet. Een managementsysteem is daarmee als het ware een weergave van je hele organisatie waar je jezelf als organisatie aan houdt. Een KAM-systeem kan bijvoorbeeld bestaan uit:

Belangrijke onderwerpen in het KAM-systeem zijn dikwijls onder andere het bepalen wat voor het KAM-systeem de relevante KAM-aspecten zijn, wet- en regelgeving, het maken van interne afspraken over werkwijzen, communicatie, leiderschap, middelen, personeel, controle en bijsturen als zaken ongewenst verlopen.

Om dat nog wat verder te verduidelijken is het van belang om te weten dat een managementsysteem vaak voorkomt in relatie met bedrijfsnormen zoals ISO. Je kunt er als organisatie bijvoorbeeld voor kiezen om aan de slag te gaan met het behalen van een ISO-certificering. Bekende ISO-certificeringen zijn bijvoorbeeld ISO 9001 voor kwaliteit, ISO 27001 voor informatiebeveiliging, ISO 14001 voor milieu en ISO 45001 voor veiligheid. Wanneer je als organisatie aan de slag gaat met de implementatie van een bepaalde ISO-norm, dan is het zaak dat je bepaalde processen gaat borgen in een zogenaamd KAM-managementsysteem.

Het voordeel van een KAM-systeem opzetten is dat de organisatie een structuur heeft geïmplementeerd gericht op het continu bezig zijn met verdere ontwikkeling en groei op KAM-elementen. Het is tevens een professionaliseringsslag die de organisatie maakt. Daarbij kan het ook aantrekkelijk voor opdrachtgevers zijn om te zien dat een organisatie een structuur heeft geïmplementeerd waarin continu gewerkt wordt aan het verbeteren van kwaliteit-, arbeid en milieuomstandigheden. Dit kan bijvoorbeeld naar opdrachtgevers aantoonbaar worden gemaakt met een bedrijfscertificering in de vorm van een VCA, ISO 45001, ISO 14001 en/of ISO 9001 bedrijfscertificering. Hierbij wordt ook door een externe onafhankelijke partij beoordeeld of het KAM-systeem voldoende functioneert en of er aan bepaalde minimumeisen wordt voldaan.

Sinds enkele jaren wordt er gewerkt met de zogenaamde nieuwe generatie ISO-normen. Met de komst van deze normen zijn dikke papieren handboeken en uitgebreid omschreven instructies en procedures, die vroeger werden geassocieerd met ISO, verleden tijd. Met de komst van de nieuwe generatie normen ben je als organisatie namelijk vrij om zelf te bepalen hoe je iets aanpakt en hoe je zaken documenteert en structureert. Vanuit ISO kunnen organisaties dus een modern KAM-systeem opzetten waarin zaken vast worden gelegd die je als organisatie belangrijk vindt.

Het KAM-systeem helpt je organisatie te structureren en rekening te houden met de context waarin de organisatie functioneert. Het uiteindelijke doel van het KAM-systeem is dat het ondersteunend is aan het bedrijfsbeleid en de -doelen waardoor je de organisatie naar een hoger niveau tilt. Maar hoe ga je een dergelijk KAM-managementsysteem opzetten en inrichten? Het uitgangspunt van de nieuwe generatie ISO-normen is dat je zo dicht mogelijk bij je organisatie blijft zoals die nu is ingeregeld. Iedere organisatie wordt immers al op een bepaalde wijze gemanaged.

Het is immers veel handiger om afspraken en zaken te borgen op plaatsen en manieren zoals de organisatie die nu al gewend is in tegenstelling totdat je iets compleet nieuws moet opzetten. In hetgeen dat je reeds hebt opgebouwd zit namelijk waardevolle informatie en het zou zonde zijn als je dat zomaar overboord gooit. Dit vormt zelfs de basis voor je KAM-systeem. Mits juist toegepast leidt een dergelijk managementsysteem tot continue verbetering en beheersbare processen die daaraan ondersteunend zijn, houvast geven en gemaakte afspraken inzichtelijk maken. Kortom, een KAM-systeem opzetten dat op deze manier is ingericht biedt toegevoegde waarde voor jouw organisatie.