Wat is een KAM-coördinator en wat is zijn/haar rol binnen een organisatie?

Binnen de bouw en industrie wereld is de KAM-coördinator (ook wel KAM Manager) niet meer weg te denken. Het aanspreekpunt voor alle vragen rondom kwaliteit, arbeidsveiligheid en milieu. In het Engels wordt deze functie ook wel de ‘QHSE-manager’ genoemd (Quality, Health, Safety and Environment). In sommige organisaties is het een neventaak (vaak kleinere organisatie), in andere organisaties is het een op zichzelf staande functie (vaak middelgrote organisaties) en in andere organisaties zelfs een hele afdeling (vaak grote organisaties)! Voor velen (vaak in de kleinere organisaties) is deze functie vaak een wirwar van taken en is het niet helemaal duidelijk wat binnen deze taken valt. Om hier meer duidelijkheid over te geven gaan we in dit artikel verder in op wat een KAM coördinator is, wat hij of zij doet, welke verantwoordelijkheden hierbij horen en hoe organisaties werken met een team van KAM coördinatoren. 

Een KAM coördinator is een functie die je vaak ziet bij organisaties in branches waarbij veiligheid en milieu een rol speelt. Op plekken waar mensen werkzaamheden uitvoeren waarbij veiligheid een rol speelt moet de veiligheid van de medewerkers geborgd worden. Binnen deze functie ben je dus te vinden in de uitvoering om het proces in de praktijk te kunnen volgen. Daarnaast moeten de resultaten en verbetermogelijkheden gecommuniceerd worden naar het managementteam of de directie. Dus ook daar is de KAM-coördinator te vinden. Je bent de schakel tussen de werkvloer & uitvoering en het management om verbeteringen op te pakken en de veiligheid van mens en milieu te borgen. 

De werkzaamheden van een KAM coördinator kunnen zeer verschillend zijn, afhankelijk van de behoefte van de organisatie. Binnen deze rol kan je fungeren als kwaliteitsmanager maar ook als veiligheidskundige. Organisaties kunnen situationeel verschillende expertises nodig hebben waarin de functie dan gespecificeerd kan worden. 

Werkzaamheden kunnen betrekking hebben op het doen van veiligheidsrondes en een trendanalyse doen op de uitgevoerde werkplekinspecties. Tijdens de analyses is het de kunst om verbetermogelijkheden te vinden die de organisatie kan oppakken. Het analyseren en onderzoeken van input zoals klantfeedback, leveranciersprestaties en klachten of afwijkingen wordt met regelmaat gedaan om ook hier te kunnen verbeteren. Deze verbeterpunten moeten opgepakt en geëvalueerd worden. Om dit te doen kan de KAM coördinator een projectteam opstarten met de betreffende verantwoordelijke en kennisdragers. Daarnaast kun je denken aan taken als:

Het is niet de bedoeling dat de organisatie alle binnenkomende klachten of verbeterpunten over de schutting gooit richting KAM. Dit is een gedeelde verantwoordelijkheid binnen de organisatie. KAM kan hierin uiteraard ondersteunen en coördineren om het tot een succesvol einde te laten komen. 

Omdat de KAM coördinator nauw samenwerkt met de directie en met medewerkers moet deze als staffunctie onder de directie of het MT vallen. Dit is o.a. om communicatie niet in de weg te staan. De verantwoordelijkheden van deze functie zijn te vinden in het onderhouden en continu verbeteren van het managementsysteem. Alles wat hiervoor nodig is, van interne audits tot aan klantevaluaties, kan hierbij horen. Het aansturen van de andere medewerkers om de juiste data aan te leveren zodat de KAM functionaris de juiste analyse kan maken kan hier ook onderdeel van zijn. 

Een KAM coördinator bij kleine organisaties heeft deze functie vaak als een extra rol naast zijn dagelijkse functie. Om de taken dan uit te voeren wordt maandelijks een bepaalde hoeveelheid uren vrijgehouden voor die persoon om dit op te pakken. 

Indien de organisatie groter is of complexer werk heeft, wordt de benodigde tijd van een KAM coördinator meer. Wanneer dit dermate hoog wordt, kan het bedrijf ervoor kiezen om een fulltime KAM medewerker in dienst te nemen. 
Indien een organisatie dermate groot wordt dat ook andere vestigingen betrokken zijn en een enkele persoon dit niet meer kan bolwerken, kunnen meerdere KAM coördinatoren in dienst worden genomen. In multinationals kan dit betekenen dat een KAM manager als leidinggevende fungeert om leiding te geven aan de landelijke KAM coördinatoren. Deze komen dan periodiek samen om ontwikkelingen door te spreken en kennis te delen. 

Soms kiezen organisaties ervoor om deze taak uit te besteden waarbij een externe KAM coördinator periodiek bij de organisatie langskomt en samen deze taken oppakt. Bij deze afspraak worden actielijsten opgesteld die in de afwezigheid van de KAM coördinator uitgevoerd worden zodat bij de volgende afspraak een evaluatie kan plaatsvinden. Het voordeel aan het inschakelen van externe hulp is dat je bedrijfsblindheid voorkomt waardoor je meer toegevoegde waarde uit je KAM-organisatie haalt! Daarnaast brengt een externe KAM-coördinator veel kennis en ervaring mee vanuit andere organisaties.

Vaak hebben KAM coördinatoren een achtergrond op het gebied van kwaliteit, arbo & veiligheid of milieu. Per organisatie is het verschillend hoe deze rol wordt ingevuld en wat van deze persoon verwacht wordt. Ongeacht hoe groot of klein deze rol is binnen je organisatie: je kunt ervoor zorgen dat de KAM coördinator dient als een onmisbare ondersteuning voor je organisatie. De meerwaarde van een KAM coördinator wordt daarom bepaald door wat voor rol deze persoon binnen je organisatie vervult. Laat je deze persoon alleen taken uitvoeren om een certificering binnen te halen? Of is deze persoon juist een duizendpoot die adviseert, coördineert en bezig is met continu verbeteren? Krijgt je KAM coördinator voldoende tijd en ruimte om van toegevoegde waarde te zijn? Of is deze persoon vooral bezig met brandjes blussen vlak voor de externe audit?

Denk je eraan om de functie van de KAM-coördinator uit te besteden? Of wil je hier mee over weten? Neem dan gerust contact met ons op of vraag direct een offerte aan!