Wat is een certificatieschema?

Een artikel uit de rubriek ‘veelgestelde vragen’ met een antwoord op de vraag: ‘wat is een certificatieschema’? In het kort is een certificatieschema een hulpmiddel dat Certificerende Instanties (CI’s) hanteren als grondslag bij de uitvoering van de toetsingstaak. Daarnaast helpt een certificatieschema organisaties bij het interpreteren van een norm en geeft het kaders voor de inrichting van een managementsysteem. In dit artikel wordt er nog wat uitgebreider ingegaan op het certificatieschema en het nut ervan.

Veel organisaties tuigen een managementsysteem op, maar weten eigenlijk niet wat nu precies het doel en nut is van een certificatieschema. Allereerst een definitie van een certificatieschema:

Om uniformiteit te waarborgen is het zaak dat (werk)processen in verschillende branches op dezelfde manier getest en getoetst worden conform (ISO) normen. Om die reden bestaan zogenaamde certificatieschema’s waarin eisen en verwachtingen staan beschreven. Een dergelijk schema bevat ‘regels’ voor uniforme toetsing tegen een bepaalde norm. Certificerende instanties (CI’s) hanteren om die reden het certificatieschema als grondslag bij uitvoering van de toetsingstaak.

Een certificatieschema:

Een certificatieschema wordt beheerd door een schemabeheerder. Dit kan een CI zijn, maar dat hoeft niet altijd het geval te zijn. Een bekende beheerder van certificatieschema’s is bijvoorbeeld de NEN. Deze instantie certificeert niet zelf, maar beheert als onafhankelijke partij wel diverse schema’s. Voordeel daarvan:

Een certificatieschema wordt, op basis van actuele ontwikkelingen en nieuwe inzichten, regelmatig verbeterd en gewijzigd.

Certificatieschema’s zijn over het algemeen op dezelfde manier opgebouwd. Zo zijn ‘toelichting op de norm’ en ‘werkwijze van de CI’ bekende hoofdstukken in een dergelijk schema.

In het hoofdstuk toelichting op de norm wordt voor veelbesproken normparagrafen beschreven wat er van een (gecertificeerde) organisatie verwacht mag worden. Op die manier is het voor organisaties makkelijker om een bepaalde norm te interpreteren. Daarnaast helpt het auditors bij de beoordeling van het managementsysteem, omdat veel organisaties hun managementsysteem op basis van dit schema inrichten.

Diezelfde auditors worden daarnaast geholpen in het hoofdstuk ‘werkwijze van de CI’. Daarin staat omschreven hoe een CI audits moet uitvoeren. Wat moet er gebeuren? Hoe voer je audits uit? Anderzijds kunnen (te certificeren) organisaties hier ook weer input uithalen, omdat hier in staat omschreven wat er in een audit van een auditor verwacht kan worden.

Hopelijk heb je na het lezen van dit artikel een antwoord op de vraag ‘wat is een certificatieschema’ gekregen en heb je een indruk van hoe dit in de praktijk wordt toegepast. Mocht je hierover meer willen weten of kun je ondersteuning gebruiken bij het optuigen van je managementsysteem en interpretatie van een bedrijfsnorm, neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag!