Waarom een bedrijfsbureau onmisbaar is voor een goed functionerend keurmerk
Martijn Jonkers is Manager Keurmerksupport bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.
martijn@certificeringsadvies.nlCAN Keurmerksupport ondersteunt en begeleidt organisaties bij het opzetten en onderhoud van een bedrijfskeurmerk of persoonscertificering. Een keurmerk opzetten en beheren is geen eenvoudige taak. Van administratieve processen en bestuursvergaderingen tot de communicatie met belanghebbenden: het vraagt om strakke coördinatie en een professionele aanpak. Dit is waar een bedrijfsbureau een essentiële rol speelt. Maar wat doet een bedrijfsbureau precies? Welke taken neemt het uit handen? En waarom is het de sleutel tot een succesvol keurmerk? In dit artikel lees je er alles over.
Wat is een bedrijfsbureau?
Een bedrijfsbureau is een ‘afdeling’ binnen een organisatie die zich bezighoudt met coördinerende en ondersteunende activiteiten. Het bedrijfsbureau is vaak de spil tussen alle afdelingen of organen en heeft als doel processen efficiënter te laten verlopen. De exacte taken en verantwoordelijkheden van een berdrijfsbureau kunnen op maat worden ingevuld.
Wat doet een bedrijfsbureau voor een keurmerk?
Wanneer de richtlijnen en/of eisen concreet zijn, moet er nagedacht worden over de organisatie hiervan. Wie speelt welke rol? In hoeverre is onafhankelijkheid nodig en/of wenselijk en wat zijn daarin de opties? Samen met een bedrijfsbureau geef je vorm en inhoud aan de organisatie van het keurmerk, het register en/of de persoonscertificering. Indien nodig, verbindt het bedrijfsbureau – of wij als CAN Keurmerksupport – mensen/organisaties en wordt er ondersteuning geboden bij de opzet van bijvoorbeeld een stichting of bestuur voor het keurmerk.
Het bedrijfsbureau kan indien gewenst een rol spelen bij de organisatie en/of uitvoering van het keurmerk, register of de persoonscertificering. Van onderhoud, optimalisatie, actualisatie van de eisen tot en met de daadwerkelijke ondersteuning bij de uitvoerende taken, zoals registreren/afgifte van keurmerken, uitvoeren van controles, beoordelen/auditen van inschrijvingen etc.
De activiteiten van een bedrijfsbureau kunnen grofweg worden gebundeld in twee hoofdtaken:
- Projectmanagement
- Projectcoördinatie
Deze twee onderdelen samen zorgen er niet enkel voor dat een keurmerk goed wordt opgezet, maar ook dat een keurmerk wordt onderhouden en tegelijkertijd efficiënt blijft draaien. Hieronder worden ze verder toegelicht:
Projectmanagement
Dit onderdeel richt zich op de strategische en organisatorische kant van het keurmerk. Denk daarbij aan:
- Het oprichten van een stichting en/of bestuur;
- Het regelen van juridische en financiële zaken zoals inschrijving Kamer van Koophandel, openen van bankrekening en afsluiten van verzekeringen;
- Opstellen en uitvoeren van beleid;
- Initiëren van bestuursvergaderingen;
- Afstemmen met externe partijen, zoals IT- en marketingpartijen, kan hier onderdeel van zijn.
Projectcoördinatie
Dit onderdeel richt zich op dat alle operationele en administratieve taken rondom het keurmerk vlekkeloos verlopen. Dit betekent o.a.:
- Het maken van notulen;
- Opstellen van planningen;
- Uitzetten en monitoren van acties;
- Bewaken van deadlines;
- (Faciliteren van) communicatie met bestuur en andere betrokkenen;
- Helpdeskfunctie waarbij vragen van deelnemers worden beantwoord via o.a. e-mail, telefoon en/of sociale media;
- (Nieuws)communicatie via diverse kanalen zoals mail, website, sociale media;
- Analyse en optimalisatie van (interne) processen;
- Financiële en logistieke ondersteuning (inkoop, budgetbeheer, voorraadbeheer etc.).
Wat zijn bedrijfsbureau taken voor een keurmerk?
Hierboven is grofweg benoemd waar een bedrijfsbureau zich in haar activiteiten op richt. Een veelgestelde vraag is wat zijn bedrijfsbureau taken? Om die vraag nog beter te beantwoorden beschrijven we hieronder nog een aantal taken met bijbehorende voorbeelden.
- Het organiseren en begeleiden van bestuursvergaderingen: Het bedrijfsbureau plant de vergaderingen in met betrokkenen, maakt een planning, stelt de agenda op, maakt notulen, wijst actiepunten toe en bewaakt deze;
- Het onderhouden van contacten met externe partijen: Denk hierbij aan samenwerkingen met softwareleveranciers, IT-leveranciers, marketingpartijen. Het bedrijfsbureau faciliteert de communicatie en neemt de direct administratieve en coördinerende taken die daaruit voortkomen voor haar rekening;
- Beheer van het keurmerkregister: Bedrijfsbureau verwerkt registraties voor het keurmerk, geeft het keurmerk af en controleert of deelnemers aan vereisten voldoen.
- Administratieve en financiële ondersteuning: Denk hierbij aan facturatie, debiteuren- en crediteurenbeheer, jaarrekening opstellen en btw-aangiftes verzorgen.
- Helpdesk en bereikbaarheid: antwoord op (veelgestelde) vragen, bereikbaar zijn voor deelnemers, ondersteunen bij bijeenkomsten en evenementen.
Welke functies kent een bedrijfsbureau?
Een bedrijfsbureau kan je op allerlei manieren inrichten. Dit is uiteraard afhankelijk van de benodigde werkzaamheden, gewenste specialismen en beschikbare budget. In de basis spelen binnen een bedrijfsbureau twee functies een sleutelrol:
- De projectmanager: Verantwoordelijk voor het grote plaatje. Bepaalt samen met bestuur de richting van het keurmerk, bewaakt voortgang en stuurt het bedrijfsbureau aan. Ook signaleert de projectmanager kansen en adviseert het bestuur over (strategische) beslissingen.
- De projectcoördinator: Operationeel en uitvoerend. Deze persoon regelt de dagelijkse gang van zaken binnen het keurmerk, zorgt voor administratieve ondersteuning, beheert de helpdesk en is aanwezig bij vergaderingen. Ook bewaking van deadlines en uitvoeren van acties vallen onder deze rol.
Beide rollen vullen elkaar aan. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van het keurmerk kan één persoon beide rollen combineren of kan er een koppel in worden gezet. Dit kan, zeker bij grotere keurmerken, ook bestaan uit één projectmanager met een meerdere projectcoördinatoren.
Waarom is een bedrijfsbureau van toegevoegde waarde?
De activiteiten en taken van een bedrijfsbureau zijn onmisbaar bij het opzetten en onderhouden van een keurmerk. Uit bovenstaande blijkt wel dat een bedrijfsbureau veel meer is dan enkel een administratieve afdeling. Het is ‘het kloppende hart’ van een keurmerk en zorgt ervoor dat alles efficiënt verloopt en professioneel wordt (in)geregeld. Wanneer je aan de slag gaat met opzetten en onderhouden van een keurmerk dan loont het om een bedrijfsbureau in te richten. Die activiteiten kun je dus ook uitbesteden aan een externe partner, zoals CAN Keurmerksupport. Wij ontzorgen je op gebied van alle bedrijfsbureau activiteiten, zodat jij je kunt focussen op de corebusiness: het keurmerk verder in de markt zetten.
De voordelen van een (extern) bedrijfsbureau:
- Continuïteit en betrouwbaarheid: Het bedrijfsbureau borgt dat processen en taken door blijven lopen, ondanks mogelijke wisselingen in het bestuur van het keurmerk;
- Tijdsbesparing voor het bestuur: Door operationele en administratieve taken uit handen te nemen, kan het bestuur zich richten op strategie en groei van het keurmerk.
- Professionalisering: Met een gestructureerde, bewezen, aanpak wordt het keurmerk serieus genomen door stakeholders.
- Efficiënte samenwerking: Door heldere communicatie en strakke coördinatie, verloopt de samenwerking zowel intern als extern beter.
Bedrijfsbureau opzetten?
Bij CAN Keurmerksupport begrijpen we hoe complex het beheren van een keurmerk kan zijn. Ons bedrijfsbureau neemt organisaties de zorgen uit handen en zorgt ervoor dat alles professioneel wordt geregeld. Of het nu gaat om het opzetten van een keurmerk, het beheren van registraties of het ondersteunen van bestuursvergaderingen – wij hebben de kennis en ervaring in huis.
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Neem dan contact met ons op en ontdek hoe een bedrijfsbureau het verschil kan maken!
Martijn Jonkers is Manager Keurmerksupport bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.
martijn@certificeringsadvies.nl
Bedrijfsbureau inrichten?
Laat je keurmerk groeien!
- Inrichting op maat
- Ontzorging
- Snel schakelen
