Verandermanagement en ISO 9001: wat is de relatie?

De ISO 9001 norm gaat in de essentie om het leveren van producten en diensten die voldoen aan de eisen van de klant. Het omgaan met veranderingen – in de breedste zin van het woord – en deze goed managen heeft hier zeker ook invloed op. Om die relatie wat duidelijker te maken zoomen we in dit artikel in op de relatie tussen verandermanagement en ISO 9001. 

Alvorens er ingezoomd wordt op de relatie tussen verandermanagement en ISO 9001 staan we even stil bij de term ‘verandermanagement’. Want wat is verandermanagement? Wanneer we er bronnen op na slaan, zoals managementsite.nl dan staat daar omschreven: ‘Verandermanagement gaat over het realiseren van verandering(en) in de persoonlijke of organisatorische situatie om succesvol te kunnen zijn’. Daarbij staat de toelichting dat wanneer je kijkt naar verandermanagement binnen een organisatie, dan gaat het over het implementeren van de gewenste situatie. En het meest lastige onderdeel daarin is de factor ‘mensen’, omdat mensen de verandering vaak in de weg staan.

Wanneer je kijkt naar ISO 9001, dan zou het ISO 9001 normelement 6.3: ‘Plannen van wijzigingen’, aangestipt kunnen worden binnen het kader van verandermanagement. In dit element staat namelijk de volgende eis:

Indien de organisatie vaststelt dat er behoefte is aan wijzigingen in het kwaliteitsmanagementsystemen, moeten de wijzigingen op geplande wijze worden uitgevoerd (zie 4.4. Kwaliteitsmanagementsysteem en de processen ervan). De organisatie moet nadenken over:

Het is heel goed voor te stellen dat je van bovenstaande tekst niet heel veel wijzer wordt en nog steeds met vragen zit. Want wat wordt er verstaan onder dit soort veranderingen of wijzigingen die goed gemanaged dienen te worden? Je kunt hierbij denken aan wijzigingen die je aan ziet komen en waarvan je weet dat ze een significante impact (kunnen) hebben op je organisatie en daarmee dus ook een impact (kunnen hebben) op het consequent kunnen leveren van producten en diensten welke voldoen aan de eisen van je klant. Enkele voorbeelden van wijzigingen die hiermee bedoeld kunnen worden:

Indien een wijziging een significante impact op je bedrijfsvoering heeft, dan heeft het ook al snel gevolgen voor het continu kunnen leveren van producten en diensten die voldoen aan de eisen van je klanten. Derhalve dient er met regelmaat beoordeeld te worden of er dergelijke wijzigingen in het verschiet liggen en wat eventuele gevolgen hiervan kunnen zijn – op het kwaliteitsmanagementsysteem. Het is daarom aan te raden om bijvoorbeeld in een MT-overleg het terugkerend agendapunt: ‘Omgaan met veranderingen’ op te nemen.

Indien je te maken hebt met een impactvolle verandering binnen je organisatie, dan zijn er een aantal stappen die minimaal doorlopen moeten worden, namelijk:

Onder ‘beheerste omstandigheden’ verstaan we risico-reducerende maatregelen zoals bijvoorbeeld goede communicatie (evt. training) naar relevante stakeholders. In relatie tot ISO 9001 is het tot slot een vereiste om op basis van registraties aan te kunnen tonen dat deze wijziging onder beheerste omstandigheden heeft plaatsgevonden. Hoe deze registratie(s) er bijvoorbeeld uit kunnen zien? Tijdens een MT-overleg is de wijziging besproken, goedgekeurd en zijn de gevolgen en beheersmaatregelen bepaald. Hiervan zijn ook notulen beschikbaar. Van de beheersmaatregelen, zoals het instrueren van medewerkers en het informeren van klanten, zijn registraties in de vorm van mailverkeer. Tot slot is in het eerstvolgende MT-overleg geëvalueerd of de wijziging adequaat is gemanaged. Hiervan zijn wederom notulen.

Door middel van dit bondige blogartikel is ingezoomd op de term verandermanagement en hoe verandermanagement binnen de ISO 9001 norm een rol speelt. Uiteraard omvat verandermanagement nog veel meer facetten. Mocht je hier vragen over hebben of wil je juist meer weten over ISO 9001 of een ander norm? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseur helpt je graag verder!