Van tender tot opdracht
Een goed ingericht managementsysteem verhoogt je slagingskans bij aanbestedingen én verbetert je bedrijfsvoering.
Jeffrey Hekelaar is Commercieel Manager bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij levert graag zijn bijdrage aan het ontwikkelen van (klant)organisaties en komt daar graag voor bij je op bezoek!
jeffrey@certificeringsadvies.nlMeedoen met een tender? Zo voldoe je aan de eisen
Wanneer je als ondernemer of commercieel verantwoordelijke te maken krijgt met een tender (aanbesteding), wordt vaak gevraagd naar een managementsysteem voor kwaliteit, informatiebeveiliging, milieu of veiligheid. Dit systeem moet voldoen aan een (ISO) bedrijfsnorm of daaraan gelijkwaardig zijn.
Bij CertificeringsAdvies Nederland (CAN) krijgen we regelmatig vragen van organisaties die willen meedoen aan een aanbesteding, maar niet precies weten wat ze moeten doen om aan de eisen te voldoen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dat aanpakt.
Wat is een tender en welke eisen horen daarbij?
Een tender is een procedure waarbij een opdrachtgever bedrijven vraagt om een product of dienst te leveren. Naast inhoudelijke vragen worden in de tendercriteria ook eisen gesteld aan zaken als kwaliteit, milieu en veiligheid.
Een aanbestedende dienst (zoals een overheidsinstelling of grote organisatie) stelt vaak eisen zoals:
- Een managementsysteem voor kwaliteit, veiligheid, milieu of informatiebeveiliging;
- Bewijs van certificering of gelijkwaardige maatregelen;
- Een recente auditrapportage of handboek als bewijs.
Hoewel er nooit letterlijk wordt geëist dat je bijvoorbeeld ISO 9001 of VCA moet hebben, vragen aanbesteders wél om een systeem dat voldoet aan de eisen van deze normen.
Certificeren of een vergelijkbaar systeem opzetten?
Als je organisatie wil voldoen aan de tender-eisen, zijn er grofweg twee opties:
Optie 1: Certificeren voor een bedrijfsnorm
Bijvoorbeeld ISO 9001 (kwaliteit), ISO 14001 (milieu), ISO 27001 (informatiebeveiliging) of ISO 45001 (veiligheid).
Voordelen:
- Onafhankelijke toetsing door een Certificerende Instantie (CI);
- Je kunt bij toekomstige aanbestedingen eenvoudig je certificaat overleggen;
- Het certificaat heeft toegevoegde waarde voor de ontwikkeling van je organisatie.
Optie 2: Een vergelijkbaar managementsysteem opzetten
Je kunt ook een eigen managementsysteem opzetten dat gelijkwaardig is aan de norm. Hierbij leg je vast hoe je organisatie werkt op het gebied van kwaliteit, veiligheid en milieu.
Nadelen:
- Je moet bij elke aanbesteding opnieuw bewijs aanleveren;
- De aanbestedende dienst kan een controle uitvoeren;
- Je moet vaak veel informatie delen, inclusief interne documenten.
Voordelen:
- Meer vrijheid in de invulling van het systeem;
- Focus op onderdelen die echt waarde toevoegen voor jouw organisatie.
Let op: ook een niet-gecertificeerd systeem moet vaak extern getoetst worden, wat extra kosten met zich meebrengt.
Aan de slag met je managementsysteem
Of je nu kiest voor certificering of een eigen systeem: je moet aan de slag met het opzetten en implementeren ervan. De doorlooptijd hangt af van de norm, de grootte van je organisatie en de complexiteit. Gemiddeld duurt dit één tot drie maanden, gevolgd door een bewijsperiode van nog eens drie maanden.
Intentieverklaring bij aanbesteding
Wanneer de tender eerder sluit dan je certificering klaar is, kan CAN een intentieverklaring afgeven. Daarin staat dat jouw organisatie gestart is met het traject en dat implementatie gepland is binnen een realistische termijn.
Interne audit
Een belangrijk onderdeel van elk managementsysteem is de interne audit: het periodiek toetsen of je nog werkt zoals afgesproken. Je kunt dit zelf uitvoeren (na training) of laten doen door een onafhankelijke partij. CAN biedt ondersteuning bij zowel interne audits als onafhankelijke toetsingen.
De toegevoegde waarde van ISO
Veel organisaties starten met certificering omdat het gevraagd wordt, maar ontdekken al snel de meerwaarde voor hun eigen bedrijfsvoering. ISO-certificering helpt bij het continu verbeteren van processen en bij het realiseren van strategische doelen. Wanneer de norm goed wordt geïmplementeerd, wordt het systeem ondersteunend aan je organisatie in plaats van belastend.
Begeleiding door CertificeringsAdvies Nederland
CertificeringsAdvies Nederland helpt organisaties bij het opzetten en implementeren van managementsystemen. Dat kan op verschillende manieren:
Onze werkwijze in 7 stappen:
- 0-meting: vrijblijvend kennismakingsgesprek en inventarisatie;
- Contextanalyse: stakeholder- en risicoanalyse;
- Opzetten systeem: bouwen van een passend managementsysteem;
- Beleidscyclus: vaststellen van beleid en doelen;
- Implementatie: workshops en begeleiding van medewerkers;
- Interne audit: verplichte toetsing van het systeem;
- Certificering: onafhankelijke audit door een certificerende instantie.
Of je nu kiest voor ISO-certificering of een vergelijkbaar systeem: het belangrijkste is dat je organisatie aantoonbaar werkt aan kwaliteit, veiligheid, milieu en informatiebeveiliging. Een goed ingericht managementsysteem verhoogt je slagingskans bij aanbestedingen én verbetert je bedrijfsvoering.
Meer weten of ondersteuning nodig?
Wil je meer weten over certificeringseisen bij een aanbesteding? Of kun je hulp gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag op weg!
Jeffrey Hekelaar is Commercieel Manager bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij levert graag zijn bijdrage aan het ontwikkelen van (klant)organisaties en komt daar graag voor bij je op bezoek!
jeffrey@certificeringsadvies.nl
Meedoen aan tender?
Wij hielpen al 1000+ organisaties op weg!
- Voldoe snel aan de eisen!
- Toegevoegde waarde voor je organisatie
- Vrijblijvende offerte op maat
