Van start tot score: Zo verloopt een EcoVadis-traject
Ontdek hoe een EcoVadis-traject jouw duurzaamheidsprestaties meetbaar en zichtbaar maakt. In acht overzichtelijke stappen, van intake tot scorecard, helpen we je naar een sterke beoordeling die je duurzaamheidsprestaties en marktpositie versterkt
Tommy Yedidya is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Voor Tommy staat één ding centraal: 'Duurzame verbeteringen zichtbaar maken en organisaties inspireren om daarin te groeien.'
tommy@certificeringsadvies.nlSteeds meer organisaties kiezen voor een EcoVadis-beoordeling om hun duurzaamheidsprestaties te meten én te laten zien aan klanten, investeerders en andere stakeholders. Maar hoe gaat zo’n traject nu eigenlijk in zijn werk? In dit blog nemen we je stap voor stap mee; van de eerste intake tot het moment dat je de scorecard in handen hebt.
Hoe verloopt een EcoVadis-traject?
Hieronder staan de stappen die je doorloopt als je aan de slag gaat met EcoVadis
1. Kick-off: het fundament leggen
Het begint allemaal met een intakegesprek. Samen bepalen we de scope: gaat het om één specifieke juridische entiteit, de hele groep, of een specifieke productielocatie? In deze fase stellen we een projectteam samen met vertegenwoordigers van bijvoorbeeld:
- Duurzaamheid
- HR
- Inkoop
- Kwaliteit
- Finance
Ook maken we een planning en verdelen we verantwoordelijkheden. Deze stappen zorgen ervoor dat iedereen weet wie wat doet, en dat er een helder tijdspad ontstaat.
2. Registratie en profiel invullen
Vervolgens maken we een account aan op het EcoVadis-platform en vullen we het bedrijfsprofiel in. Hier geef je onder andere de sector, bedrijfsomvang, landen waarin geopereerd wordt en juridische vorm op. Dit profiel is belangrijk. EcoVadis gebruikt deze gegevens namelijk om een gepersonaliseerde vragenlijst samen te stellen. De EcoVadis-vragenlijst bestaat dus niet uit standaardvragen, maar is precies afgestemd op jouw type organisatie.
3. Documenten verzamelen: bewijs op orde
EcoVadis beoordeelt alleen op basis van bewijs. Daarom inventariseren we samen alle relevante documenten: beleidsstukken, procedures, rapportages, certificaten, KPI-overzichten, leveranciersclausule, etc.
We structureren dit vervolgens middels de P-A-R-methodologie:- Policies (beleid en toezeggingen)
- Actions (concrete acties en systemen)
- Results (meetbare resultaten)
Zo zorgen we dat elk antwoord straks onderbouwd wordt met sterk bewijs.
Onze adviseurs kunnen met hun jarenlange ervaring op het gebied van duurzaamheid en MVO eenvoudig achterhalen waar bepaalde documentatie zich bevindt of hoe het opgesteld moet worden. Zij kunnen eigenlijk op de stoel van de EcoVadis beoordelaar gaan zitten en je vertellen wat voor documenten bij elke vraag relevant zijn en wat er precies in moet staan.
4. Het invullen van de vragenlijst
De gepersonaliseerde EcoVadis-vragenlijst vullen we zorgvuldig in. Bij elk antwoord koppelen we direct het juiste document en, waar nodig, de exacte pagina. Dit is cruciaal, want analisten beoordelen alleen wat aantoonbaar is.
De standaard invultermijn is 30 werkdagen, maar vaak kan deze worden verlengd tot 60 werkdagen. Uit ervaring weten we dat bij EcoVadis een goede voorbereiding echt stress voorkomt aan het einde.5. Indienen en wachten op de beoordeling
Zodra de vragenlijst volledig is ingevuld en alle documenten zijn geüpload, dienen we het dossier in.
Vanaf dat moment kan er niets meer worden aangepast: de vragenlijst wordt “gelockt”.
De EcoVadis-analisten gaan vervolgens aan de slag met de beoordeling. Reken zeker op 6 tot 8 weken voordat de scorecard beschikbaar is.6. De scorecard ontvangen
De scorecard laat zien hoe jouw organisatie scoort op de vier EcoVadis-thema’s:
- Milieu
- Arbeids- & mensenrechten
- Ethiek
- Duurzame inkoop
Per thema zie je niet alleen de score, maar ook de sterke punten en verbetergebieden. Dit geeft ook gelijk input aan je duurzaamheidsstrategie.
7. Actieplannen en verbeteringen
Met de Corrective Action Plan-tool in het EcoVadis-platform kun je verbeteracties plannen en opvolgen. Hierbij is het wel goed om te weten dat deze acties niet direct je score verbeteren, dat gebeurt namelijk pas bij een nieuwe beoordeling. Echter, klanten zien ondertussen wel dat je actief werkt aan verbetering.
8. Jaarlijkse cyclus
De EcoVadis-scorecard is 12 maanden geldig. Wij raden aan om jaarlijks een nieuwe beoordeling te doen. Zo blijft je score actueel en kun je laten zien dat je continu vooruitgang boekt.
Waarom dit traject loont
Een EcoVadis-beoordeling is meer dan een vinkje voor klanten. Het is een handige manier om:
- Transparantie te bieden over je prestaties
- Je duurzaamheidstrategie te versterken
- Nieuwe kansen te creëren in aanbestedingen en partnerships
Door het traject gestructureerd en goed voorbereid aan te pakken, haal je het maximale uit je score én sta je er goed op richting je stakeholders.
Klaar om te starten?
Het hierboven genoemde traject zal jullie organisatie de gewenste EcoVadis-score opleveren. Wil je echter niet precies dit traject doorlopen en wil je bijvoorbeeld ondersteuning bij een gedeelte of specifieke stap uit het traject? Of wil je gewoon vrijblijvend sparren met een van onze adviseurs? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag op weg!
“Het mooie van CAN vind ik dat ze hele fijne, kundige en betrokken mensen hebben. Ze staan ervoor open om na te denken over hun eigen expertise heen en dat vind ik knap. In staat zijn om een compleet beeld te durven schetsen en over hun eigen schaduw heen durven te stappen. Ze zitten niet in een vaste bubbel. Ik zie het eigenlijk als de olympische vlag. Ieder heeft zijn eigen expertise, maar ze hebben allemaal overlap met elkaar. Elke cirkel komt bij een andere cirkel uit.”
Fer van Harn – Daily Fresh Food
Transcriptie | Video | Wat is EcoVadis?
Duurzaamheid wordt steeds belangrijker in het bedrijfsleven. Maar hoe bewijs je nu echt dat jouw organisatie duurzaam is? Maak kennis met EcoVadis. EcoVadis is een wereldwijd platform dat bedrijven beoordeelt op duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Meer dan 100.000 bedrijven in de wereld gebruiken EcoVadis. Dus voor wie is Ecovadis nou? Eovadis is voor de hele kleine bedrijven, maar ook voor de multinationals en alles daar tussenin. EcoVadis is een tool dat letterlijk elk bedrijf kan gebruiken voor hun duurzaamheid. Je vult een uitgebreide vragenlijst in over je acties, je resultaten en je beleid. Vervolgens gaat EcoVadis aan de slag met jouw informatie en voegt het samen met openbare bronnen van NGO rapporten. Daarna wordt jouw organisatie getoetst door een duurzaamheidsexpert. De beoordeling is
gebaseerd op vier thema’s. Dat is milieu, arbeids- en mensenrechten, duurzaam inkopen en ethisch ondernemen. Je ontvangt een score van 0 tot 100, een overzicht per thema, verbeterpunten en je kan zien hoe jij het doet ten opzichte van anderen in jouw sector. En vervolgens kan je ook een medaille krijgen. Een bronzen, een zilveren, een gouden of als je het heel goed doet platinum. Je kunt je scorekaart delen met klanten. Grote bedrijven gebruiken EcoVadis om hun leveranciers te beoordelen. Dus heb je goede score, dan heb je een voorsprong op het gebied van aanbestedingen en
samenwerking. EcoVadis stopt niet bij meten. Zo krijg je wel de tools om je voortgang te volgen, je verbeteracties te plannen of om rapportages te maken. Zo werk je gericht aan duurzaamheid. Met EcoVadis toon je aan dat je serieus werkt aan duurzaamheid. Je versterkt je klantrelaties, verbetert je reputatie en je bent scherp op je eigen prestaties. Dus ben jij klaar om je duurzaamheidsprestaties inzichtelijk te maken? Neem dan nu contact op met CertificeringsAdvies Nederland en begin vandaag nog aan Ecovadis!
Tommy Yedidya is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Voor Tommy staat één ding centraal: 'Duurzame verbeteringen zichtbaar maken en organisaties inspireren om daarin te groeien.'
tommy@certificeringsadvies.nl
Aan de slag met EcoVadis?
Vraag vrijblijvend een offerte aan!
- Deskundige adviseurs
- Uitgebreide ervaring
- Maatwerk
- Geheel vrijblijvend
