Transitie ISO 9001: van 2008 naar 2015 versie

Sinds 2011 zijn deskundigen uit verschillende landen betrokken geweest bij het her-ontwerpen van de ISO 9001 norm. De nieuwe ISO 9001:2015 norm, die in 2015 alweer is gepubliceerd, is opgebouwd volgens de High Level Structure (HLS) en brengt nogal wat wijzigingen met zich mee, zoals het uitvoeren van de contextanalyse. Veel kwaliteitsmanagers vragen zich af wat de wijzigingen in de nieuwe ISO 9001 voor hun betekenen. Op deze pagina informeren wij je over de wijzigingen en de impact op een ISO 9001 gecertificeerde organisatie.

De belangrijkste wijziging is misschien wel de ‘geest’ van ISO 9001, versie 2015. Het uitgangspunt van waaruit de norm vertrekt. De oude ISO 9001:2008 norm was behoorlijk voorschrijvend. Een kwaliteitshandboek was verplicht en de nadruk lag op procesbeschrijvingen. De nieuwe ISO 9001 norm heeft hier een behoorlijke omslag in gemaakt en sluit beter aan bij de visie van CertificeringsAdvies Nederland: de organisatie als uitgangspunt en niet de norm.

ISO 9001:2015 vraagt te kijken naar wie je bent als organisatie. Welke toegevoegde waarde lever je aan jouw omgeving en wat zijn je bedrijfsrisico’s? Op basis daarvan beoordeel je wat benodigde maatregelen zijn. De ene organisatie heeft bijvoorbeeld weinig procesbeschrijvingen nodig, terwijl een grote en complexe organisatie daar meer behoefte aan kan hebben. Belangrijk is dat het geheel samenkomt in een kwaliteitsmanagementsysteem dat ondersteunend is. Het systeem moet de organisatie en de mensen ondersteunen, maar het mag nooit leidend zijn!

Laten we de belangrijkste wijzigingen eens op een rij zetten:

Dit zijn de belangrijkste wijzigingen in de nieuwe norm. Met name de contextanalyse speelt een grote rol en roept veel vragen op van betrokkenen bij het kwaliteitssysteem. Laten we daarom kijken wat de wijzigingen voor de organisatie betekenen.

Tot nu toe had iedere norm zo zijn eigen structuur. Dat maakte de integratie van verschillende normen weleens lastig, overlappend of juist tegenstrijdig. Met het ontwikkelen van de nieuwe generatie ISO normen, is de HLS geïntroduceerd. Dit is één structuur voor alle managementsystemen. Per norm is de hoofdstukindeling hetzelfde, maar het onderwerp kan bijvoorbeeld Kwaliteit (ISO 9001) Arbo (ISO 45001) Milieu (ISO 14001) of Informatiebeveiliging (ISO 27001) zijn.

De impact van de HLS op de organisatie is afhankelijk van de opzet van het managementsysteem. Is de huidige opzet gebaseerd op de hoofdstukindeling van de oude ISO 9001? Dan zal het managementsysteem behoorlijk aangepast moeten worden.

Bij CertificeringsAdvies Nederland nemen we in een adviestraject niet de norm, maar de organisatie als uitgangspunt. Dit komt terug in onze visie en ons managementsysteem. Ons kwaliteitssysteem is gebaseerd op een bedrijfskundige indeling van processen in de organisatie: (1) sturende processen, (2) kernprocessen en (3) ondersteunende processen. Heb je dezelfde indeling of ben je benieuwd naar ons managementsysteem? Vraag dan vrijblijvend een impressie aan en beoordeel zelf de geschiktheid voor jouw organisatie. Want dat is tenslotte het uitgangspunt.

We schreven het al: de meest ingrijpende wijziging van de nieuwe ISO 9001:2015 norm, is de invoering van de contextanalyse. Dit is de basis van de norm. In dit hoofdstuk draait het namelijk om het vaststellen van:

In de nieuwe ISO 9001 norm is de organisatie het uitgangspunt. ISO 9001 is een middel om processen te beheersen om zodoende te voldoen aan de verwachtingen van je stakeholders (o.a. klanten). Met de stakeholderanalyse en de risicoanalyse, bepaal je wat belangrijk is voor  jouw organisatie. Op basis daarvan kun je beslissen om relevante zaken vast te leggen in het kwaliteitssysteem. Op deze wijze is het kwaliteitssysteem een dwarsdoorsnede van je organisatie.

Een dure term voor het voldoen aan klanteisen, is kwaliteitsmanagement. Een vakgebied waar ieder bedrijf dus al mee bezig is. De impact van de contextanalyse op je organisatie kan heel groot zijn. Het analyseren van de wijze waarop je aan stakeholdermanagement doet, kan verrassende inzichten opleveren. Hierbij gaat het natuurlijk niet alleen om klanten, maar ook om andere stakeholders, zoals werknemers en leveranciers. De meeste medewerkers weten dit vaak wel te benoemen. Logisch, want iedere medewerker heeft zijn eigen stakeholders met wensen en verwachtingen waar hij of zij aan moet voldoen.

Het andere gedeelte van de contextanalyse, de risicoanalyse, zit ook vaak al in de hoofden van het management. Iedere organisatie is immers bezig zich zo goed mogelijk aan te passen aan de veranderende omstandigheden. Uiteindelijk draait het om het vertalen van de resultaten van de contextanalyse naar de praktijk. Wat zijn concrete acties die je kunt ondernemen om nóg beter te voldoen aan de klanteisen? Of hoe kun je nog beter inspelen op de veranderende markt? De toegevoegde waarde van de contextanalyse is de vertaalslag naar concrete acties die je organisatie daadwerkelijk een stap verder helpen. Ben je benieuwd hoe je dat doet? Lees het artikel op onze kennisbank over het uitvoeren van de ISO 9001:2015 contextanalyse.

De oude ISO 9001:2008 norm stelde een kwaliteitshandboek met procesbeschrijvingen nog verplicht. In de nieuwe ISO 9001:2015 wordt alleen nog gesproken over een managementsysteem en gedocumenteerde informatie. Een kwaliteitshandboek is daarmee niet meer verplicht, evenals de procesbeschrijvingen. Belangrijk is nu om aan te kunnen tonen dat je jouw organisatie kunt beheersen en vereiste informatie gedocumenteerd hebt. Hoe je dat doet, bepaal je zelf. Informatie kun je bijvoorbeeld documenteren binnen een intranet.

De impact op je organisatie van deze wijziging valt mee. Wel kun je het kwaliteitshandboek een stuk compacter maken. Het is zelfs toegestaan om deze helemaal weg te doen. De nieuwe ISO 9001 norm geeft je veel meer vrijheid dan de oude norm. Het is natuurlijk wel zo dat een kwaliteitshandboek en procesbeschrijvingen je kunnen helpen bij het beheersen van je organisatie en daarmee bij het voldoen aan ISO 9001:2015. Belangrijk is dat het de mensen in de organisatie ondersteunt en niet als onnodige ballast aanvoelt.

In de nieuwe ISO 9001:2015 norm wordt kwaliteitsmanagement veel meer als strategie gezien. ISO 9001 is dan ook een hulpmiddel voor de directie en het management. Daarom vraagt ISO 9001:2015 meer betrokkenheid van de directie. Dit komt naar voren in hoofdstuk 5: leiderschap. De verantwoordelijkheid voor het kwaliteitssysteem en de ISO certificering ligt niet meer alleen bij de kwaliteitsmanager. De directie moet actief haar betrokkenheid tonen. Voor de herziening van ISO 9001 kon dit nog wel af met een jaarlijkse directiebeoordeling, maar die vlieger gaat nu niet meer op.

Deze wijziging in ISO 9001:2015 betekent voor de kwaliteitsmanager dat hij/zij de directie en het management actief moet betrekken bij het kwaliteitsmanagementsysteem. Kwaliteitsmanagement in ISO 9001:2015 begint bij de directie. Bij het richting geven aan de organisatie. Vervolgens heeft het zijn uitwerking naar de onderliggende managementlagen. Dit betekent dat ISO 9001 nu veel meer gaat over de prestaties en sturing van de organisatie. Hiermee wordt ISO 9001 veel relevanter voor zowel het management als de medewerkers en is ISO 9001:2015 een grote stap vooruit ten opzichte van ISO 9001:2008.

ISO 9001:2015 is een vooruitgang. Maar uiteindelijk blijft ISO een middel, een kader voor het inrichten van een managementsysteem. Daarom houden wij de focus op het doel: het beheersen en verbeteren van de organisatie met als doel het verhogen van de klanttevredenheid. Daarom nemen wij in een adviestraject ook altijd de organisatie als uitgangspunt. Op pragmatische wijze brengen wij processen in kaart, analyseren verbeterpunten en ondersteunen wij je medewerkers bij het vaststellen van oplossingen. Deze oplossingen implementeren we in samenwerking met de medewerkers in de organisatie en borgen deze in het managementsysteem. Het resultaat is een kwaliteitssysteem dat voldoet aan ISO 9001:2015 en niet leidend, maar ondersteunend is.

Wil je aan de slag met ISO 9001 of wil je graag meer weten over de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag op weg.