“Hoe wordt je organisatie VCA gecertificeerd?” “Wat moet je precies doen voor een VCA certificering?” Twee vragen die onlangs bij een organisatie voorbij kwamen. Niet alleen bij die organisatie trouwens. Regelmatig bellen ondernemers op met vragen rondom het proces van certificering. En de vraag is dan natuurlijk: hoeveel bellen er niet? Daarom in dit artikel een stappenplan voor de VCA bedrijfscertificering inclusief voorbeelden van praktische zaken die je moet oppakken voor de VCA certificering.

In dit artikel is de VCA bedrijfscertificering de leidraad, maar het proces kan globaal worden toegepast op andere certificeringstrajecten. Wil je meer weten over een kwaliteitsmanagementsysteem dat gebruikt kan worden voor meerdere normen? Lees dan: ‘Impressie managementsysteem‘.

De aanleiding voor het halen van VCA

De meestvoorkomende reden om te certificeren, is de vraag vanuit de markt. “Mijn opdrachtgever eist VCA.” Of in het geval van ISO 9001: “de gemeente wil dat ik ISO 9001 gecertificeerd ben.” De meeste ondernemers willen zich bezighouden met hun kernactiviteiten. Een metselaar wil metselen, geen processen omschrijven. Om die reden gaan organisaties vaak op zoek naar begeleiding.

Wanneer je op zoek gaat naar begeleiding bij de VCA certificering, kom je verschillende resultaten tegen. Op de meeste pagina’s staat omschreven dat VCA het opzetten van een veiligheidssysteem is. Meestal wordt er daarna nog wat gezegd over een handboek. Een concreet stappenplan voor de VCA bedrijfscertificering mist echter. Logisch dus dat veel mensen op zoek zijn naar de inhoud. Want wat houdt de VCA bedrijfscertificering precies in?

Een VCA bedrijfs certificaat halen? [Download de informatiegids]

Wil je meer informatie over alles wat er komt kijken bij een VCA bedrijfscertificering? Download dan geheel vrijblijvend onze handige ‘VCA informatiegids’ waarin we je alles vertellen over VCA.

DOWNLOAD WHITEPAPER
RIE maken checklist (infogids)

Stappenplan voor VCA bedrijfscertificering

Het traject van de VCA certificering kent een vijftal globale stappen. Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Met behulp van bovenstaand stappenplan voor een VCA bedrijfscertificering heb je een idee hoe het traject er globaal uit ziet. Laten we daarom wat verder inzoomen op de inhoud per stap.

Stap 1: niveau van de VCA certificering bepalen

VCA voor bedrijven kent een drietal niveau’s. Het is belangrijk om van te voren te bepalen welk niveau je nodig hebt. Dit kan een aanzienlijke kostenbesparing opleveren. Dit zijn de verschillende certificatieniveaus:

  • VCA*: dit is de basisversie, bedoeld voor bedrijven die vooral als onderaannemer optreden.
  • VCA**: deze versie is bedoeld voor bedrijven die voornamelijk als hoofdaannemer optreden.
  • VCA Petrochemie: de meest uitgebreide versie, bedoeld voor bedrijven in de petrochemische sector.

Tussen de niveaus zitten best wat verschillen. Om goed te begrijpen welke verschillen dat zijn, is het belangrijk om te weten dat de VCA norm een checklist is met vragen. Om te certificeren moet je, praktisch gezegd, als bedrijf ‘een vinkje achter iedere vraag krijgen’. Naast de verplichte vragen zijn er ook een aantal aanvullende vragen. Voor VCA* hoef je alleen aan de verplichte vragen te voldoen. Voor VCA** moet je minimaal zes aanvullende vragen kiezenwaar je vervolgens ook aan moet voldoen. Voor VCA Petrochemie moet je aan de specifieke VCA Petrochemie vragen voldoen, plus twee aanvullende vragen.

Artikeltip: Lees meer over de verschillen tussen VCA* en VCA**.

Logisch dus dat een VCA* certificaat het goedkoopst is. Overigens is dit ook het meest gebruikte certificaat. Als je niet zeker weet welk niveau je nodig hebt, kun je dat opvragen bij je opdrachtgever. Overigens is het gemakkelijk om van een VCA* naar een VCA** certificaat te gaan. ‘Upgraden’ kan namelijk altijd.

Stap 2: bespreken van de VCA norm

Om te certificeren voor VCA moet je wel weten wat voor vragen er in de VCA norm staan. Daarom nemen we de norm in onze trajecten samen met je door. Onze adviseur verduidelijkt de vragen en geeft tips voor de praktische toepassing binnen jouw bedrijf.

Onderwerpen in de VCA norm

Belangrijke onderwerpen in de VCA norm zijn bijvoorbeeld:

  • Het beleid van het bedrijf op het gebied van veiligheid.
  • Het voorkomen van incidenten door bedrijfsspecifieke risico’s juist te beheersen (zoals het werken met een ladder).

Er is echter één hoofdstuk dat even uitgelicht moet worden:

Binnen dit hoofdstuk eist de norm namelijk dat de uitvoerende medewerkers een persoonlijk VCA diploma hebben. Dit diploma kun je behalen door een cursus te volgen.

Bekijk hier onze VCA Basis Cursus voor medewerkers en hier onze VCA VOL Cursus voor medewerkers met leidinggevende taken.

Ondersteuning nodig met een VCA traject?

Heb je ondersteuning nodig met een VCA traject of wil je hier meer over weten? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs staan je graag te woord!

NEEM CONTACT OP

Contact CertificeringsAdvies Nederland

Stap 3: VCA handboek opzetten en gebruiken

In het certificeringstraject is het belangrijk om het uiteindelijke doel van de VCA norm in het oog te houden. Het doel van de VCA norm is het in kaart brengen en beheersen van de risico’s op het gebied van veiligheid en gezondheid voor de uitvoerende medewerker. Iedere vraag draait om dit doel. De risico’s worden in kaart gebracht en beheersmaatregelen worden vastgesteld. Dit moet vervolgens ergens opgeschreven worden. In de praktijk komt dit in een handboek te staan: het VCA handboek. Dit is dan ook de derde stap in het stappenplan voor de VCA bedrijf certificering.

Wil je meer informatie over een VCA handboek? Download dan het voorbeeld handboek VCA

Belangrijk binnen deze stap is dat dit handboek geen papieren boekwerk wordt dat onderin de lade van een bureau belandt. Het handboek moet in de praktijk toepasbaar zijn voor de medewerkers. Het draait tenslotte ook om hun veiligheid. Daarom nemen wij het opstellen van het handboek én gebruiken ervan samen in één stap.

We bespreken en schrijven op wat de risico’s van het werk zijn, hoe we die beheersen en vervolgens gaan we ook zo werken. Hierbij is het de kunst om te voldoen aan de eisen uit de norm, maar zo min mogelijk af te wijken van de huidige werkwijze. Op die manier blijft de werkwijze herkenbaar voor de uitvoerende medewerkers.

Praktische zaken die je gaat oppakken voor de VCA certificering zijn bijvoorbeeld:

  • Uitvoeren werkplekinspectie.
  • Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s) ter beschikking stellen.
  • Medewerkers voorlichten over de werkwijze met betrekking tot veiligheid.
  • Keuren of laten keuren van materieel.

Stap 4: de interne audit

De vierde stap in het stappenplan voor het behalen van de VCA bedrijfscertificering is de interne audit. Goed nieuws! Als je bij deze stap bent, zit het meeste werk erop. De werkwijze met betrekking tot veiligheid is omschreven. Alle medewerkers werken veilig volgens de omschreven procedures en het handboek is compleet. Maar voordat je gaat certificeren is het verstandig om nog even een laatste check uit te voeren: de interne audit.

Wil je een VCA interne audit uit laten voeren? Vraag dan geheel vrijblijvend een interne audit offerte aan.

De interne audit wordt uitgevoerd door de adviseur. Hierbij kijkt hij met het oog van een officiële auditor naar het handboek. Staat alles op de juiste plek en is het correct omschreven? Als dat het geval is (en dat is het natuurlijk), gaat de adviseur door naar de praktijk. Een interview met een medewerker volgt om te horen of het handboek ook in de praktijk wordt toegepast. Nadat gebleken is dat dit het geval is, kan de officiële certificering plaatsvinden. Zo weet je zeker dat dit zonder problemen zal verlopen.

Stap 5: de certificeringsaudit

De laatste stap in het stappenplan voor de VCA bedrijfscertificering is de certificeringsaudit. Deze wordt uitgevoerd door een onafhankelijke erkende certificerende instantie. Best een mondvol, dus hierbij een toelichting:

  • De instantie dient onafhankelijk te zijn: in verband met belangenverstrengeling.
  • De instantie dient erkend te zijn: alleen een geaccrediteerde instantie mag het certificaat afgeven.

De audit zelf zal een uitgebreide variant zijn van de interne audit. Het handboek wordt nauwkeurig bekeken en er wordt gecontroleerd of alle zaken in de praktijk goed zijn opgepakt. Als dat het geval is mogen we elkaar feliciteren: je bent als bedrijf VCA gecertificeerd!

Benieuwd naar de investering voor VCA? Lees het artikel: Kosten VCA: waar moet ik rekening mee houden?

Download VCA Informatiegids

CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl