Stappenplan voor VCA bedrijfscertificering: in 5 stappen naar een certificaat

Aan de slag met een VCA certificering? Dit artikel legt de meerwaarde uit en biedt je een handig stappenplan voor VCA.

MD22-VCA-Norm
Rob Enzlin
Rob Enzlin
Adviseur

Rob Enzlin is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Het opdoen en doorgeven van kennis op het gebied van kwaliteit en veiligheid loopt als een rode draad door zijn leven. Daarmee tilt hij graag klanten naar een hoger niveau!

rob@certificeringsadvies.nl

Hoe kun je als organisatie een VCA bedrijfscertificering behalen? Wat moet je precies doen voor een VCA certificering? Zomaar twee vragen die we regelmatig bij organisaties voorbij horen komen. Bij veel ondernemers zijn er vragen rondom het proces van een certificering. Om die reden zoomen we in dit artikel in op een stappenplan voor een VCA bedrijfscertificering inclusief voorbeelden van praktische zaken die je moet oppakken voor de VCA certificering. Daarnaast vertellen we meer over het belang van een VCA certificaat.

In dit artikel is de VCA bedrijfscertificering als leidraad genomen, maar het proces kan globaal worden toegepast op andere certificeringstrajecten. Wil je meer weten over een kwaliteitsmanagementsysteem dat gebruikt kan worden voor meerdere normen? Download dan geheel vrijblijvend de whitepaper Impressie managementsysteem‘.

De aanleiding voor het halen van een VCA bedrijfscertificering

De meest voorkomende reden om een VCA bedrijfscertificering te halen, is de vraag vanuit de markt. Redenen als ‘mijn opdrachtgever eist VCA’ of ‘de gemeente wil dat ik gecertificeerd ben’ zijn veelgehoorde redenen. Het beschikken over een VCA certificaat kan bijvoorbeeld een aanbestedingseis zijn. Een andere aanleiding om aan de slag te gaan met een VCA bedrijfscertificaat kan zijn dat de wetgeving is gewijzigd. De Arbowet eist bijvoorbeeld aandacht voor veilig werken en een VCA certificaat is een middel om aan te tonen dat je hier actief mee bezig bent.

Wat de aanleiding ook is, de meeste ondernemers willen zich bezighouden met hun kernactiviteiten. Een metselaar wil metselen, geen processen omschrijven. Dat is de reden dat veel organisaties op zoek gaan naar begeleiding bij het behalen van VCA.

Waarom een VCA bedrijfscertificaat behalen?

Voordat we verder inzoomen op het stappenplan VCA bedrijfs certificering, staan we allereerst nog even stil bij de vraag ‘waarom zou je een VCA bedrijfscertificaat behalen?’. Er zijn genoeg redenen te bedenken om een bedrijfscertificaat te behalen. Hieronder worden er een aantal uitgelicht:

Verhogen van niveau van veiligheid

Het doel van een VCA bedrijfscertificering is het verhogen van het niveau van veiligheid binnen je organisatie door een structuur die het continue verbeteren aanstuurt. Hiermee kun je het aantal bedrijfsongevallen verminderen of zelfs voorkomen. Naast dat het gedrag van de medewerkers hierop aangepast moet worden dien je ook aan de operationele zijde de veiligheid op orde te hebben.

In de VCA-bedrijfscertificering wordt daarom extra aandacht besteed aan gestructureerd omgaan met veiligheid en gezondheid van o.a. werkprocessen in de organisatie. Daarnaast heeft de VCA-certificering een ander belangrijk doel, namelijk het verhogen van het veiligheidsbewustzijn binnen de organisatie. In de VCA-certificering wordt hier uitgebreid bij stilgestaan en worden de juiste handvaten uitgereikt om hier structureel mee aan de slag te gaan.

Voldoen aan wet- en regelgeving

Met het behalen van een VCA-bedrijfscertificering toon je aan dat je voldoet aan diverse wettelijke verplichtingen. Zo zijn het (laten) keuren van de arbeidsmiddelen, het geven van voorlichting en instructie aan werknemers en het borgen van een veilig werkomgeving enkele voorbeelden uit de Arbowet, die aangestipt worden tijdens het behalen van een VCA-bedrijfscertificering. De nadruk op veilig werken vanuit wetgeving is natuurlijk een belangrijke reden om een certificeringstraject te starten.

Het certificaat biedt commerciële waarde

Naast het borgen van veiligheid en gezondheid op de werkvloer en voldoen aan wet- en regelgeving biedt de VCA-certificering ook een grote commerciële waarde voor veel organisaties. En ook op het gebied van een professionele uitstraling geeft het VCA certificaat meerwaarde. Je laat immers zien dat je veiligheid en gezondheid en aandacht voor het milieu serieus neemt binnen je organisatie. Bovendien mag je het VCA logo plaatsen op je website, je bedrijfswagens en bijvoorbeeld in offertes. Op die manier geef je een duidelijk signaal af dat je zaken goed op orde hebt. Met de certificering toon je aan de (risicovolle) werkzaamheden op een gezonde en veilige manier uit te voeren.

Het certificaat opent deuren

Doordat een (VCA) certificaat regelmatig wordt gevraagd als aanbestedingseis is het vanzelfsprekend dat een bedrijf met de juiste certificaten toegang heeft tot meer opdrachten. Veel organisaties willen veilig en gezond werken en besteden daarom alleen nog maar opdrachten uit aan VCA-gecertificeerde organisaties. Met een VCA-certificering op zak kun je daarom dus sneller meedoen aan aanbestedingen en heb je een streepje voor op organisaties die niet in het bezit zijn van een VCA-bedrijfscertificering.

Als je als organisatie VCA-gecertificeerd bent word je ook nog eens vindbaar in de VCA-database. Opdrachtgevers gebruiken deze database om te bepalen met welke bedrijven ze projecten willen aanpakken. Dit is voor de opdrachtgevers belangrijk omdat ook zij belang (en soms de verplichting) hebben om met VCA-gecertificeerde bedrijven te werken. Overheidsbedrijven hebben dit bijvoorbeeld als harde eis staan bij grote projecten.

Stappenplan voor VCA bedrijfscertificering

Zoals in de openingsalinea van dit artikel al aangekondigd vertellen we je meer over een stappenplan voor VCA bedrijfscertificering. Wanneer je namelijk op zoek gaat naar begeleiding bij VCA certificering, kom je ongetwijfeld verschillende resultaten tegen. In de meeste gevallen wordt gezegd of staat omschreven dat VCA het opzetten van een veiligheidssysteem is. Meestal wordt er daarna nog wat gezegd over een handboek. Een concreet stappenplan voor de VCA bedrijfscertificering ontbreekt echter. Logisch dus dat veel mensen op zoek zijn naar de inhoud, want wat houdt de VCA bedrijfscertificering precies in?

Het traject van de VCA certificering kent een vijftal globale stappen. Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Met behulp van bovenstaand stappenplan voor een VCA bedrijfscertificering heb je een idee over hoe het traject er globaal uit ziet. Laten we wat verder inzoomen op de inhoud per stap.

Stap 1: Niveau van de VCA certificering bepalen

VCA voor bedrijven kent een drietal niveaus. Het is belangrijk om van tevoren te bepalen welk niveau je nodig hebt. Dit kan een aanzienlijke kostenbesparing opleveren. Hieronder de verschillende certificatieniveaus op een rij gezet:

  • VCA*: dit is de basisversie, bedoeld voor bedrijven die vooral als onderaannemer optreden.
  • Criteria; alle 23 VCA* mustvragen.
  • VCA**: deze versie is bedoeld voor bedrijven die voornamelijk als hoofdaannemer optreden.
  • Criteria; Alle 27 VCA** mustvragen en minimaal vier van de acht aanvullende vragen.
  • VCA Petrochemie: de meest uitgebreide versie, bedoeld voor bedrijven in de petrochemische sector.
  • Criteria; Alle 33 VCA Petrochemie mustvragen en minimaal één van de twee aanvullende vragen.

Tussen de niveaus zitten aardig wat verschillen. Om goed te begrijpen welke verschillen dat zijn, is het belangrijk om te weten dat de VCA norm een checklist is met vragen. Om te certificeren moet je, praktisch gezegd, als bedrijf ‘een vinkje achter iedere vraag krijgen’. Naast de verplichte vragen zijn er ook een aantal aanvullende vragen. Voor VCA* hoef je alleen aan de verplichte vragen te voldoen. Voor VCA** moet je minimaal vier aanvullende vragen kiezen waar je vervolgens ook aan moet voldoen. Voor VCA Petrochemie moet je aan de specifieke VCA Petrochemie vragen voldoen, plus één aanvullende vraag.

Logisch dus dat een VCA* certificaat het goedkoopst is. Overigens is dit ook het meest gebruikte certificaat. Als je niet zeker weet welk niveau je nodig hebt, kun je dat opvragen bij je opdrachtgever. Overigens is het gemakkelijk om van een VCA* naar een VCA** certificaat te gaan. ‘Upgraden’ kan namelijk altijd.

Stap 2: Doorlopen van de VCA norm

Om te certificeren voor VCA moet je wel weten wat voor vragen er in de VCA norm staan. Om die reden is het belangrijk dat je de norm kent. In de trajecten van CertificeringsAdvies Nederland nemen we de norm altijd samen met je door. Onze adviseur verduidelijk de vragen en geeft tips voor de praktische toepassing binnen jouw bedrijf.

Belangrijke onderwerpen in de VCA norm zijn bijvoorbeeld:

  • Het beleid van het bedrijf op het gebied van veiligheid.
  • Het voorkomen van incidenten door bedrijfsspecifieke risico’s juist te beheersen (zoals het werken met een ladder).

Daarnaast is het belangrijk om in het bijzonder nog even stil te staan bij het hoofdstuk ‘opleiding, voorlichting en instructie’. Binnen dit hoofdstuk eist de norm namelijk dat de uitvoerende medewerkers die risicovolle werkzaamheden uitvoeren een persoonlijk VCA diploma hebben/behalen. Dit diploma kun je behalen door een training te volgen.

Meer informatie? Bekijk dan het artikel: Voor wie is VCA-persoonscertificering verplicht? Wil je een VCA training volgen? Bekijk dan de VCA trainingen op onze CAN Academy waar zowel VCA basis trainingen alsmede VCA VOL trainingen worden aangeboden. Trainingen zijn klassikaal, maar ook Incompany trainingen, online trainingen en e-learnings behoren tot de mogelijkheden!

Stap 3: VCA handboek opzetten en gebruiken

In het certificeringstraject is het belangrijk om het uiteindelijke doel van de VCA norm in het oog te houden. Het doel van de VCA norm is het in kaart brengen en beheersen van de risico’s op het gebied van veiligheid en gezondheid voor de uitvoerende medewerker. Iedere vraag draait om dit doel. De risico’s worden in kaart gebracht en beheersmaatregelen worden vastgesteld. Dit moet vervolgens ergens opgeschreven worden. In de praktijk komt dit in een handboek te staan: het VCA handboek. Dit is dan ook de derde stap in het stappenplan voor de VCA bedrijf certificering.

Het idee achter dit handboek is dat je laat zien hoe je veiligheid binnen je bedrijf hebt geregeld. Uitgaande van de norm, levert dit al snel een dik pak papier op. Dit kan echter overzichtelijker. Belangrijk binnen deze stap is namelijk dat dit handboek geen papieren boekwerk wordt dat onderin de lade van een bureau belandt. Het handboek moet in de praktijk toepasbaar zijn voor de medewerkers, want het draait tenslotte (ook) om hun veiligheid. Om die reden voegt CertificeringsAdvies Nederland het opstellen van het handboek én het gebruiken ervan samen in één stap.

Wil je een voorbeeld VCA handboek inzien? Download dan geheel vrijblijvend ‘het VCA handboek voorbeeld‘ via onze website waarin je de opbouw en inhoud van het handboek terugvindt, concrete voorbeelden van verschillende onderdelen in kunt zien en waarin de elementen waarmee je rekening dient te houden staan beschreven.

Ons advies is om het handboek daarom niet te baseren op de VCA norm, maar juist jouw bedrijf als uitgangspunt te nemen. Onze adviseurs nemen dus niet de norm als basis, maar beschrijven de werkwijze binnen jouw bedrijf met betrekking tot veiligheid. Dit resulteert in een compact en overzichtelijk handboek. Want van het lezen van dikke rapporten wordt tenslotte niemand vrolijk, toch? En ook het bijwerken ervan kost veel tijd en geld!

We bespreken en schrijven op wat de risico’s van het werk zijn, hoe die worden beheerst en gaan vervolgens ook zo werken. Hierbij is het de kunst om te voldoen aan de eisen uit de norm, maar zo min mogelijk af te wijken van de huidige werkwijze. Op die manier blijft de werkwijze herkenbaar voor de uitvoerende medewerkers.

Pim Raaphorst: “We gingen met CertificeringsAdvies Nederland (CAN) meteen praktijkgericht aan de slag met goed uitziende templates welke geheel zijn aangepast op onze organisatie. De begeleiding van onze CAN-adviseur laat zich omschrijven als doelgericht, zonder poespas, daar houd ik van! Nu we VCA** gecertificeerd zijn gaan we nog serieuzer om met veiligheidszaken binnen de organisatie. Tevens biedt het onze organisatie nieuwe kansen, doordat we meer verschillende en grotere opdrachtgevers kunnen bedienen.”
Wil je meer lezen over de ervaringen van onze klant ‘Solarclarity’? Bekijk dan de klantcase.

Als voorbeeld een aantal praktische zaken die je gaat oppakken voor de VCA bedrijfs certificering:

  • Het uitvoeren van een werkplekinspectie.
  • Het ter beschikking stellen van Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s).
  • Medewerkers voorlichten over de werkwijze met betrekking tot veiligheid.
  • Het keuren of laten keuren van materieel.

Stap 4: Het (laten) uitvoeren van de interne audit

De vierde stap in het stappenplan voor het behalen van de VCA bedrijfscertificering is de interne audit. Goed nieuws! Als je bij deze stap bent, zit het meeste werk erop:

  • De werkwijze met betrekking tot veiligheid is omschreven.
  • Alle medewerkers werken veilig volgens de omschreven procedures.
  • Het handboek is compleet.

Voordat je echter gaat certificeren is het verstandig om nog even een laatste check uit te (laten) voeren: de interne audit.

Interne audits kunnen in principe uitgevoerd worden door medewerkers van de eigen organisatie. Voorwaarden daarbij zijn wel dat:

  • Een proceseigenaar niet de naleving van zijn eigen processen mag beoordelen en;
  • Dat de persoon die als auditor wordt ingezet daar voldoende competent voor is.

Veel organisaties kiezen er om die redenen voor om de interne audit(s) uit te laten voeren door een onafhankelijke, externe partner (zoals CertificeringsAdvies Nederland). In dat geval wordt de interne audit uitgevoerd door een adviseur. De adviseur kijkt met de blik van een officiële auditor (die straks alles zal beoordelen bij de certificeringsaudit – zie stap 5) naar het handboek. Staat alles op de juiste plek en is het correct omschreven?

Indien dat het geval is (en dat is het natuurlijk) gaat de adviseur verder met de praktijk. Een interview met een/enkele medewerker(s) volgt om te horen of het handboek ook in de praktijk wordt toegepast. Nadat gebleken is dat dit het geval is, krijg je een auditrapport opgeleverd waarin eventuele verbeterpunten staan beschreven die je om kunt zetten in een praktische actielijst. Daar kun je mee aan de slag om eventueel nog wat puntjes op de i te zetten, maar in principe kan de officiële certificeringsaudit gaan plaatsvinden. Doordat de interne audit al heeft plaatsgevonden weet je eigenlijk al zeker dat deze zonder problemen zal verlopen.

Stap 5: De certificeringsaudit

De laatste stap in het stappenplan voor de VCA bedrijfscertificering is de certificeringsaudit. Deze wordt uitgevoerd door een onafhankelijke erkende en daartoe bevoegde Certificerende Instantie (CI). Best een mondvol, dus hierbij een toelichting:

  • De instantie dient onafhankelijk te zijn, in verband met belangenverstrengeling.
  • De instantie dient erkend te zijn: alleen een geaccrediteerde instantie mag het certificaat afgeven.

De audit zelf zal een uitgebreide variant zijn van de interne audit. Het handboek wordt nauwkeurig bekeken en er wordt gecontroleerd of alle zaken in de praktijk goed zijn opgepakt. Als dat het geval is mogen we elkaar feliciteren: je bent als bedrijf VCA gecertificeerd!

Hoeveel tijd kost een VCA bedrijfscertificering?

Leuk, dat stappenplan, maar hoelang duurt een VCA bedrijfscertificering behalen nu eigenlijk? Goede vraag! Het antwoord daarop is voor ieder bedrijf echter verschillend. Er zijn namelijk een heleboel factoren van invloed op de doorlooptijd van een VCA certificering. Denk aan:

  • De huidige stand van zaken in een organisatie en de reeds aanwezige maatregelen;
  • De grootte en complexiteit van de organisatie;
  • De interne capaciteit en slagkracht van de organisatie;
  • De aanwezigheid van de (verplichte) RI&E.

Wanneer je als organisatie al het een en ander op hebt gezet, dan gaat het traject natuurlijk sneller dan wanneer dat niet het geval is. Wat verder van invloed is, is de mate waarin je zaken zelf doet of uitbesteedt (aan een externe partner zoals CertificeringsAdvies Nederland).

Waar iedere organisatie mee te maken krijgt is het feit dat er vanuit de VCA norm een bewijsperiode geëist wordt. Er wordt van iedere organisatie die wil certificeren gevraagd om gedurende een periode van drie maanden aan te tonen dat de VCA norm in de praktijk wordt gebracht.

Helen Vos: Door het meedenken, samenwerken en het niet opdringen van een eigen opgesteld systeem wordt de werkwijze van CertificeringsAdvies Nederland als erg prettig ervaren. Gedurende het traject waren de adviseurs zeer betrokken. Ze hebben de norm voor ons toepasbaar gemaakt door te kijken naar de context van de organisatie en het aanwezige handboek en documenten.
De hele ervaring van onze klant Kleijngeld lezen? Bekijk de klantcase.

VCA bedrijfs certificering op zak en dan?

In dit artikel is het stappenplan op weg naar een VCA bedrijfs certificering besproken. Ook hebben we een aantal voordelen benoemd van het hebben van een VCA bedrijfscertificaat. Er is echter ook een andere kant, een bedrijfscertificering brengt namelijk niet alleen lusten maar ook lasten (of beter: verplichtingen) met zich mee. Zowel voor jou als ondernemer alsmede voor je medewerkers. Wanneer je VCA hebt behaald, dien je het opgezette handboek (of managementsysteem) te onderhouden. Jaarlijks vindt er een tussentijdse audit plaats waarin door de CI gecheckt wordt of alles nog op orde is en er gewerkt wordt volgens de zaken die vastgelegd staan in het handboek.

Meer informatie of direct aan de slag?

Wil je meer informatie over de VCA bedrijfscertificering of direct aan de slag? In beide gevallen ben je bij CertificeringsAdvies Nederland aan het juiste adres. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Wij helpen je graag op weg

Offerte aanvragen

Dit artikel is gepubliceerd op 28 juli 2016. Het artikel is van een update voorzien op 26 juli 2022.

Rob Enzlin
Rob Enzlin
Adviseur

Rob Enzlin is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Het opdoen en doorgeven van kennis op het gebied van kwaliteit en veiligheid loopt als een rode draad door zijn leven. Daarmee tilt hij graag klanten naar een hoger niveau!

rob@certificeringsadvies.nl

Stap voor stap op weg naar een VCA certificaat?

Vraag vrijblijvend een offerte op maat aan!

  • Advies op maat
  • Snel starten
  • Praktische insteek

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields