Het is een term die je langzaamaan steeds vaker terug hoort komen: voedselveiligheidscultuur. Of officieel gezegd: Food Safety Culture. De term is officieel in 2018 ontstaan door het Global Food Safety Initiative (GFSI). Volgens het GFSI ligt de kern van een voedselveiligheidscultuur bij gedeelde waarden, overtuigingen en normen die van invloed zijn op de mindset en het gedrag ten aanzien van voedselveiligheid in de hele organisatie. Onze visie sluit daarop aan: wanneer je voedselveiligheid binnen je organisatie goed geregeld wilt hebben – op een manier waarop het écht toegevoegde waarde biedt – is het opzetten van een voedselveiligheidscultuur essentieel. In dit artikel helpen we je op weg met een handig stappenplan om een sterke voedselveiligheidscultuur op te zetten binnen jouw organisatie.
Stappenplan voedselveiligheidscultuur
Een voedselveiligheidscultuur opzetten gebeurt niet van de een op de andere dag. Het heeft continu tijd en aandacht nodig. Het gedrag, de overtuigingen en in de praktijk uitgedragen normen hebben invloed op deze cultuur. Het stappenplan dat we in dit artikel met je delen is opgebouwd uit de volgende stappen:
- Draagvlak en betrokkenheid
- Voedselveiligheidsbeleid
- Communicatie
- Opleiden van medewerkers
- Aanspreekcultuur
- Resultaten meten
Meer weten over voedselveiligheid?
Wil je meer weten over voedselveiligheid en de daarbij behorende normen zoals IFS, BRC, ISO 22000 en/of FSSC 22000? Download dan geheel vrijblijvend onze handige whitepaper over Voedselveiligheid. Daarin vertellen we je alles over dit thema en de bijbehorende normen.
Draagvlak en betrokkenheid
De eerste stap en gelijk (volgens ons) een van de belangrijkste stappen is om iedereen binnen je organisatie te betrekken. Cultuur is iets wat de hele organisatie aangaat, niet alleen de kwaliteitsmanager. Daarbij is draagvlak creëren natuurlijk een onmisbaar onderdeel. De focus op kwantiteit, kostenbeheersing of snelheid moet verplaatsen naar de focus op kwaliteit van voedselveiligheid. Om dat te bereiken is bewustwording nodig. Voorbeeldgedrag is een essentiële factor als het gaat om medewerkers bewust te maken. Directie, management en leidinggevenden bekleden een voorbeeldrol als het gaat om veilig voedsel (practice what you preach).
Wanneer het thema voedselveiligheid breed wordt gedragen op de werkvloer en mensen worden gemotiveerd, ontstaat er een cultuur waarbij medewerkers proactief meedenken en zich durven uitspreken. Communicatie is hierbij wellicht het ‘toverwoord’. Benoemen wat goed gaat op het gebied van voedselveiligheid en samen successen vieren geeft een positieve boost. Geen ellenlange HACCP-vergaderingen, maar juist beeldende vormen en brainstormsessies dragen bij aan een voedselveiligheidscultuur met toegevoegde waarde!
Wil je meer weten over onze visie op de menskant van certificeren? Bekijk dan de video:
Voedselveiligheidsbeleid opstellen
Om duidelijkheid te creëren omtrent de afspraken binnen je organisatie is het verstandig om een voedselveiligheidsbeleid op te zetten. Daarmee wordt de visie op voedselveiligheid inzichtelijk gemaakt voor de gehele organisatie. Dit kun je doen aan de hand van een voedselveiligheidsstandaard zoals:
Benieuwd naar welke voedselveiligheidsstandaard het beste bij jouw organisatie past? Lees dan het artikel: ‘BRC, IFS, FSSC 22000: welke voedselveiligheidsstandaard kies je?’
Wanneer je ervoor kiest om te werken volgens een voedselveiligheidsstandaard, dan kun je (bijvoorbeeld aan stakeholders) aantoonbaar maken dat je voldoet aan bepaalde eisen. Belangrijk daarbij is om te werken vanuit je huidige situatie die zo goed mogelijk aansluit op je huidige manier van werken. Een handige manier om te toetsen hoeveel je organisatie momenteel al geregeld heeft op het gebied van voedselveiligheid is door een nulmeting uit te voeren. Vervolgens stel je concrete (en meetbare) doelen en acties op.
Hoe is voedselveiligheidscultuur in kwaliteitsnormen opgenomen?
Voedselveiligheidsnormen hebben de eisen van het GFSI op hun eigen manier geïmplementeerd in hun standaarden. Zo schrijft de FSSC 22000 bijvoorbeeld:
“Er moet bewijs worden geleverd van de inzet van het management om het beheerssysteem voor voedselveiligheid op te zetten, te implementeren, te onderhouden en continu te verbeteren. Dit omvat elementen van de voedselveiligheidscultuur die minimaal bestaan uit:
- Training
- Communicatie
- Feedback van medewerkers
- Prestatiemetingen van activiteiten verbonden aan voedselveiligheid”
Communicatie
Eerder benoemden we ‘communicatie’ al als het ‘toverwoord’ als het gaat om medewerkers motiveren. Maar buiten het motiveren van medewerkers is het creëren van duidelijkheid voor medewerkers ook een belangrijk doel van communicatie. Zorg daarom dat het voedselveiligheidsbeleid duidelijk gecommuniceerd wordt door de hele organisatie heen. Om dit te doen kun je bijvoorbeeld:
- Posters ophangen
- Het beleid opnemen bij de onboarding van nieuwe medewerkers
- Meenemen als vast onderdeel op de agenda van de directie
- Opnemen in de medewerkersbijeenkomsten
- Verweven in de interne communicatie (bijvoorbeeld in interne nieuwsbrieven)
Daarnaast is het ook belangrijk om bepaalde rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te omschrijven en toe te delen. Beschrijf daarbij ook het belang van zijn/haar rol zodat begrepen wordt waarom bepaalde taken en verantwoordelijkheden er zijn. Wanneer verschillende teams het werk en de prioriteiten van andere teams begrijpen, zijn zij sneller bereid om samen te werken bij het oplossen van problemen. Wanneer je voedselveiligheid continu onder de aandacht brengt in je organisatie, gaan medewerkers hier ook meer bij stilstaan. Deel daarom bijvoorbeeld ook zeker relevante ontwikkelingen, lessons learned en niet te vergeten de succesmomenten!
Opleiden van medewerkers
Het opleiden van medewerkers is een effectieve manier om voedselveiligheid als thema te verweven binnen je organisatie. Het belang van voedselveiligheid, kwaliteit en het voorkomen van voedselfraude wordt daarmee duidelijk, maar daarnaast gaan ze ook de waarde van (hun eigen, maar ook die van anderen) werkzaamheden inzien. Het is vervolgens vanuit het management de verantwoordelijkheid om te zorgen voor de juiste ontwikkelingsmogelijkheden en hulpmiddelen.
Aanspreekcultuur
Een sterke voedselveiligheidscultuur gaat gepaard met een gezonde aanspreekcultuur. Mensen moeten niet het idee hebben dat ze worden ‘gestraft’ wanneer iets niet juist verloopt. Het zijn juist deze momenten waar veel uit geleerd kan worden. Maar een gezonde aanspreekcultuur betekent niet alleen dat uitvoerende medewerkers aangesproken kunnen/mogen worden. Het omvat een vertrouwelijke omgeving waar iedereen elkaar aan kan spreken, zijn mening kan delen en twijfels kan uitspreken. Dus ook richting in het management!
Medewerkerstevredenheid heeft daarnaast een belangrijke invloed op de veiligheidscultuur. Ontevreden medewerkers en een hoog verloop zijn niet bevorderlijk voor het creëren van een waardevolle cultuur. Sterker nog: het zorgt voor onrust. Om die reden is het belangrijk om medewerkers om feedback te vragen. Op die manier worden pijnpunten in kaart gebracht waar vervolgens op geacteerd kan worden.
Resultaten meten
Om te onderzoeken of je ondernomen acties daadwerkelijk bijdragen aan het opzetten van een voedselveiligheidscultuur is het belangrijk om de resultaten ervan te meten. Beoordeel daarom periodiek je opgestelde doelstellingen en acties zodat je tijdig kan bijsturen waar nodig. Vanuit de kwaliteitsstandaarden wordt dit geborgd volgens de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. Het vormt de basis voor continu verbeteren!
Hulp nodig?
Kun jij hulp gebruiken bij het creëren van een voedselveiligheidscultuur of bij het opzetten van een kwaliteitssysteem voedselveiligheid? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag!
