Stappenplan ISO 14001 leveranciersbeoordeling uitvoeren

Hoe stel je een leveranciersbeoordeling op en hoe doe je dat in de ISO 14001 norm? Dat leggen we uit in dit artikel uit met behulp van een handig stappenplan.

ISO 14001 leveranciersbeoordeling opstellen
Tommy Yedidya
Tommy Yedidya
Adviseur

Tommy Yedidya is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'Ik haal veel voldoening uit het zichtbaar maken van de functionele verbeteringen op gebied van kwaliteits- en milieuprocessen.

tommy@certificeringsadvies.nl

Wanneer je een eindproduct of dienst wilt afleveren van hoge kwaliteit, dan maak je naar alle waarschijnlijkheid gebruik van één of meerdere leveranciers. Je koopt bijvoorbeeld de benodigde productiematerialen in bij een andere partij, je huurt een vervoersbedrijf in om de eindproducten te vervoeren, je website wordt gehost door een partner, je maakt bestanden voor klanten op in Office365. Allemaal manieren waarop jouw bedrijf in aanraking komt met leveranciers. De kwaliteit van jouw producten of diensten hangen in sommige gevallen nauw samen met de kwaliteit van jouw leveranciers. Werken jouw leveranciers eigenlijk wel volgens jouw standaarden? Houden zij genoeg rekening met het milieu tijdens de levering van het product of dienst? Houden zij zich wel aan wet- en regelgeving? Deze zaken hebben allemaal gevolgen voor jouw organisatie. Om die reden is het belangrijk dat je jouw leveranciers periodiek beoordeelt. Volgens de ISO 14001 norm is het zelfs verplicht om een periodieke leveranciersbeoordeling uit te voeren. In dit artikel vertellen we je meer over leveranciersmanagement en de ISO 14001 leveranciersbeoordeling.  

Een ISO 14001 leveranciersbeleid

In de ISO 14001 norm staat leveranciersmanagement als verplicht onderdeel benoemd. Het is dus zaak dat er binnen jouw organisatie een beleid is omtrent leveranciers en dat er ook een periodieke beoordeling plaatsvindt wanneer je een ISO 14001 managementsysteem hebt. Er valt echter alleen iets te beoordelen als er ook kaders zijn. Daarom is het belangrijk dat je een goed beeld hebt over de impact die leveranciers kunnen hebben op de kwaliteit van jouw product- of dienstverlening. Zodra je hier een duidelijk beeld over hebt, kan je manieren gaan verzinnen om de mogelijk negatieve impact van de leveranciers te beperken.  

Dit komt neer op het zorgvuldig uitkiezen van leveranciers en op het maken van realistische en duidelijke afspraken. Maak duidelijk welke eisen jij hebt omtrent de levering van het product of dienst aan jouw bedrijf en zorg dat de leverancier akkoord gaat met deze eisen. Doordat je deze afspraken hebt gemaakt, heb je ook randvoorwaarden die getoetst kunnen worden in een leveranciersbeoordeling. In andere woorden, alleen dan kun je pas zeggen of de leverancier de afspraken nakomt of niet en dus in hoeverre de leverancier geschikt is voor jouw organisatie.  

Om wat voor afspraken gaat het dan?

Het gaat om afspraken die de missie, visie en kernwaarden van jouw organisatie ten goede komen. Denk aan het mitigeren van bedrijfsrisico’s om zo de continuïteit van de processen te borgen en aan het verlenen van een optimale dienstverlening. Houd bovendien ook rekening met de eisen die klanten en andere stakeholders eventueel aan jouw organisatie stellen omtrent milieu. In het kader van een ISO 14001 managementsysteem kan bijvoorbeeld gedacht worden aan afspraken omtrent: 

  • De duurzaamheid van het verpakkingsmateriaal dat de leverancier gebruikt; 
  • De hoeveelheid CO2 die uitgestoten wordt tijdens het vervoer; 
  • In hoeverre het water vervuild wordt bij de productie van grondstoffen; 
  • In hoeverre het elektriciteitsnet belast wordt bij het opereren van de machines; 
  • Etc. 

Als jouw organisatie claimt duurzaam bezig te zijn en jouw stakeholders duurzaamheid belangrijk vinden, dan kan jouw organisatie imagoschade oplopen wanneer blijkt dat jouw leveranciers bijvoorbeeld massaal bijdragen aan de vervuiling van grondwater. Daar heb jij als organisatie weliswaar niet direct mee te maken, maar je draagt er wel aan bij door samen te werken met die leveranciers. Stakeholders zullen jouw organisatie daarom ook verantwoordelijk kunnen houden. Dit is een risico dat je door het maken van duidelijke afspraken met je leveranciers, wilt voorkomen. 

Een ISO 14001 leveranciersbeoordeling opzetten  

Er bestaat geen vast template als het gaat om het opzetten van een ISO 14001 leveranciersbeoordeling. We kunnen je echter wel enkele handvaten geven voor het opzetten van een ISO 14001 leveranciersbeoordeling. Hieronder een handig ISO 14001 leveranciersbeoordeling stappenplan. 

1. Identificeer en prioriteer je leveranciers 

Nu je een goed beeld hebt over de eisen die je stelt aan de samenwerking met een leverancier, is het tijd om in kaart te brengen met welke leveranciers je nu al te maken hebt. Dit kunnen er meer zijn dan je wellicht zou denken. Het kan hierbij helpen om na te gaan welke middelen jouw organisatie gebruikt en wat de oorsprong van deze middelen is. Vervolgens ga je jouw lijst met leveranciers af en bepaal je in hoeverre ze van belang zijn omtrent jouw (milieu)doelen en jouw eindproduct- of dienst. Niet elke leverancier heeft namelijk even veel impact op deze zaken. Hierbij kan het helpen om risicoprofielen te maken van elke leverancier. 

De afspraken die je gaat maken met de leveranciers kunnen verschillen per risicoprofiel. Zo kun je aan leveranciers die een potentieel grote impact hebben op jouw product- of dienstverlening hardere eisen stellen, dan aan leveranciers die een lage impact hebben hierop. Het is daarom per leverancier belangrijk om te bepalen welke eisen je stelt. Dit is uiteindelijk de beste manier. Veel organisaties kiezen ervoor om een standaardlijstje met eisen op te stellen en die per leverancier af te vinken, omdat ze dan denken te voldoen aan de eisen uit de ISO 14001 norm. Dit is echter niet de bedoeling en zal niet bevorderlijk zijn voor zowel het voldoen aan de norm als voor de samenwerking met de leverancier. 

2. Maak afspraken en leg deze vast

Zodra je weet welke eisen je wilt stellen aan elke individuele leverancier, is het tijd om het gesprek aan te gaan. Leg aan de leveranciers uit welke eisen jouw organisatie stelt in het algemeen en op het gebied van milieu en duurzaamheid. Indien er een akkoord is bereikt, is het belangrijk dat je de gemaakte afspraken, eventueel via contracten, laat vastleggen. Op die manier heb je meer zekerheid dat de afspraken worden nagekomen en heb je bovendien ook bewijs aan de buitenwereld dat jij bepaalde milieuaspecten hoog in het vaandel hebt staan.  

Als de afspraken eenmaal gemaakt en vastgelegd zijn, is het zaak dat je nagaat of de eisen ook echt worden nageleefd. Ga daarom voor zoveel mogelijk eisen na of er bewijs is dat deze worden nagekomen. Indien een partij bijvoorbeeld zegt in het bezit te zijn van een ISO 14001 certificaat, check dan of deze nog geldig is en als ze claimen een bepaald percentage uitstoot te produceren, vraag dan naar testresultaten. Op deze manier ben je er nóg zekerder van dat jouw leveranciers zich aan de afspraken houden. 

3. De periodieke leveranciersbeoordeling

Nu de afspraken zijn gemaakt en je op deze voorwaarden een samenwerking bent aangegaan met je leveranciers, kan je elk van hen periodiek gaan beoordelen. Op deze manier krijg je een goed beeld van de risico’s die jouw organisatie loopt via deze samenwerkingen. Tevens ben je, zoals gezegd, volgens ISO 14001 verplicht tot het periodiek beoordelen van je leveranciers.  

Tijdens de periodieke beoordeling bekijk je hoe elk van jouw leveranciers presteert in relatie tot de gemaakte afspraken omtrent, onder meer, milieu. Je kunt dan beoordelen: 

  • Of de leverancier al dan niet de afspraken en verwachtingen nakomt; 
  • In welke mate de leverancier een positief effect heeft op jouw organisatiedoelen; 
  • Of de leverancier daadwerkelijk past bij de waarden die jouw organisatie heeft en of dit in de tussentijd niet veranderd is. 
  • Of er fouten zijn gemaakt de afgelopen periode; 
  • Of de leverancier mogelijkerwijs zaken kan verbeteren 
  • Etc. 

Het is bij het maken van een ISO 14001 leveranciersbeoordeling belangrijk dat je eerlijk bent tegenover jezelf en tegenover de leveranciers over de verwachtingen. Durf de leverancier ook aan te spreken op eventuele negatieve (maar ook positieve) ervaringen en wijs hierbij op de gemaakte afspraken. Daarnaast is het belangrijk dat je continu de samenwerking met de leveranciers blijft monitoren en ervaringen bespreekt met de directie. Op deze manier kan jouw organisatie weloverwogen beslissingen maken en kan je leren van ervaringen uit het verleden. Dit is noodzakelijk om als organisatie continue beter te worden.  

Leer zelf de ISO 14001 norm implementeren:

Meer informatie?

Wil je meer informatie over de ISO 14001 leveranciersbeoordeling of zoek je ondersteuning bij het opstellen ervan? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder! 

Offerte aanvragen

Tommy Yedidya
Tommy Yedidya
Adviseur

Tommy Yedidya is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'Ik haal veel voldoening uit het zichtbaar maken van de functionele verbeteringen op gebied van kwaliteits- en milieuprocessen.

tommy@certificeringsadvies.nl

Krijg hulp bij je leveranciers-beoordeling!

Praktische methode met direct inzicht.

  • Advies op maat
  • Praktische tips
  • Antwoord op al je vragen
  • Vrijblijvende offerte op maat

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields