Overleg naar behoefteBehoefte-gestuurd overleggen: niet omdat het moet, maar omdat het CAN!

We vergaderen wat af met zijn allen… Nah, niet als het aan ons ligt hoor! Structurele wekelijkse of maandelijkse overleggen van sales, binnendienst, advies, marketing etc. etc. Ons niet gezien! Binnen CertificeringsAdvies Nederland (CAN) werken we namelijk volgens het principe ‘overleg op basis van behoefte(n) en eigen initiatief’.

Vaste overleggen? Zonde van de tijd!

In 2020 zijn binnen onze organisatie alle structureel geplande (afdelings)overleggen komen te vervallen. Dus jullie overleggen nooit met elkaar? Jawel, natuurlijk wel. Ook binnen onze organisatie vindt overleg plaats. Het verschil is alleen dat we dit niet (meer) doen omdat het ‘nu eenmaal zo gepland staat’, maar op basis van inhoudelijke behoefte(n). Iedereen binnen CAN mag, op eigen initiatief, een overleg met elkaar organiseren als daar behoefte aan is.

Staan er dan helemaal geen overleggen meer vast? Dat wel. Zo komt het MT één keer per maand bij elkaar omdat er voor een MT altijd wel (vaste) agendapunten zijn waarvoor men even de koppen bij elkaar moet steken. En soms is er ook wel eens een projectgroep of ander team binnen onze organisatie die wat structureler overleggen met elkaar inplant om een bepaalde voortgang te kunnen borgen. Maar een overlegreeks in de agenda’s plannen ‘omdat het nu eenmaal gangbaar is dat je als afdeling een overleg hebt’, daar doen we niet aan. Niet constructief en zonde van de tijd!

Jij bent de baas!

Groeien bij CAN - ElineOverleg naar behoefte, dat is het idee. Oké, dus als een collega je uitnodigt voor een overleg omdat die daar behoefte aan heeft dan moet je komen opdraven? Nee, zeker niet! Indien een bepaald overleg niet in je agenda past of je van mening bent dat je geen nuttige bijdrage aan het overleg kunt leveren, dan is het je eigen verantwoordelijkheid om dat te managen: je verzet het overleg of je laat het in samenspraak met de organisator (deels) vervallen. Jij bent immers de baas over je eigen agenda en dus bepaal jij wanneer je wel en niet aanschuift.

Binnen CAN zijn we voorstander van effectief, efficiënt en zinvol overleggen. Een overleg moet dus altijd toegevoegde waarde hebben voor alle partijen die aan het overleg deelnemen. Alle deelnemers aan het overleg moeten zichzelf kritisch afvragen of ze bij een overleg aanwezig moeten zijn (of juist niet) en na ieder overleg afvragen wat hun toegevoegde waarde aan het overleg is geweest of wat zij uit het overleg hebben gehaald. Overleggen heeft alleen zin als je er ook daadwerkelijk iets uithaalt. Het draait dus om de juiste personen aan tafel krijgen: niet meer en niet minder.

(Digitaal) gemak dient de mens

Maar als er geen vaste overleggen gepland staan, hoe besluit je dan zaken? Moet je dan voor ieder punt een overleg (naar behoefte) plannen? Nou, binnen onze organisatie werken we met prachtige softwaresystemen zoals Microsoft Teams en AFAS. Daar kunnen we met elkaar chatten, bestanden delen, samenwerken en dicussiepunten bespreken. Even snel iets aftikken? Gebruik de chat. Even snel wat richtlijnen op papier, deel het bestand en laat anderen het van feedback voorzien. Maak een taak aan en zet je collega aan het werk. Allerlei vormen van digitaal gemak waarmee een heleboel overlegmomenten worden voorkomen.

En als er dan toch eens een overleg plaatsvindt, dan zorgen we ervoor dat dit zo efficiënt mogelijk verloopt. Een greep uit enkele van onze richtlijnen:

  • Elk overleg heeft een aanleiding of doel;
  • Iedere deelnemer aan het overleg bereidt het overleg en de documentatie voor;
  • Elk overleg heeft een voorzitter die de kaders en structuur van het overleg bewaakt. Kan iedereen voorzitter zijn? Nah, niet altijd. Dat hangt ook af van je competenties. Een voorzitter moet natuurlijk wel een beetje timemanagementgevoel hebben en in durven breken in een gesprek. En een klein beetje projectmanagement skills zijn ook welkom.
  • In een overleg blijven we to the point en duiken we niet de inhoudelijke diepte in, dat doe je maar buiten het overleg. Zo komen we snel tot besluiten.
  • Elk overleg wordt afgesloten met verdelen van de WWW: wie doet wat en wanneer? Deze taken gaan netjes de Microsoft Teams Planner in en worden bewaakt door de projectmanager/verantwoordelijke.
  • Met behulp van dit soort richtlijnen proberen we erop te sturen dat overleggen kort en krachtig zijn en ook daadwerkelijk toegevoegde waarde hebben.
  • Benut je kostbare tijd zo optimaal mogelijk

Na bijna twee jaar zonder structureel geplande overleggen te hebben gewerkt is de conclusie dat het prettig werkt. Onze ervaring is dat wanneer je structureel een vast moment met elkaar inplant de tijd ‘toch wel wordt volgeluld’. Heb je anderhalf uur, maar geen agendapunten. Wedden dat die anderhalf uur aan tijd opgaat aan kletsen, praten over nutteloze dingen of uitweiden over iets wat ook in een chat had gekund? Zonde van de (kostbare) tijd! Overleg naar behoefte(n) dus: een uitkomst wat ons betreft!

Join the club!?

Werken bij CertificeringsAdvies Nederland? Dat is (samen)werken volgens ons eigen CAN model waarin de CAN filosofie centraal staat! Nieuwsgierig? Lees meer ervaringsverhalen, bekijk onze vacatures of kom gewoon eens langs bij ons op kantoor! Wij vertellen je graag meer over (werken bij) onze organisatie.

Banner: Ook groeien bij CAN? Bekijk vacatures

CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl