Onaangekondigde audits m.b.t. voedselveiligheid: hoe ga je daar als foodbedrijf mee om?

In de foodbranche komen ongaangekondigde audits met het oog op voedselveiligheid steeds vaker voor. Dat betekent dat een auditor onaangekondigd op de stoep kan staan om je kwaliteitssysteem te komen toetsen. Vervelend als je daar niet optimaal op bent voorbereid! In dit artikel leggen we daarom uit hoe je ervoor kunt zorgen dat je structureel je kwaliteitszaken rondom voedselveiligheid op orde hebt. Tipje van de sluier: mensen en het menselijk handelen zijn daarin een cruciale factor!

Het is een fenomeen dat steeds vaker voorkomt in de voedselveiligheidswereld: onaangekondigde audits. Dat komt niet uit de lucht vallen. Reden dat er steeds vaker onaangekondigde opvolgaudits plaatsvinden is dat het Global Food Safety Initiative (GFSI) dit als eis opgenomen heeft in een aantal voedselveiligheidsnormen.

In sommige van die normen was het, of is het nog steeds, een keuze om onaangekondigde audits te laten plaatsvinden of niet. In de FSSC 22000 norm, versie 5, en in de BRC Storage en Distribution, versie 4, is het al opgenomen als harde normeis en valt er dus niets meer te kiezen. De verwachting is dat deze eis in de nabije toekomst in steeds meer voedselveiligheidsnormen zal worden opgenomen. Gevolg: de auditor kan ineens op de stoep staan om je managementsysteem te toetsen.

‘Normaal’ gesproken is het zo dat een auditor van een Certificerende Instantie (CI) op afspraak langskomt voor het uitvoeren van een opvolgaudit met betrekking tot voedselveiligheid. Bij een onaangekondigde audit staat de auditor ineens, zonder aankondiging op de stoep en moet binnen een half uur toegang hebben tot alle relevante ruimtes en documenten. De audit die vervolgens plaatsvindt verloopt hetzelfde als een aangekondigde audit: de audit duurt één tot enkele dagen en daarbij wordt het hele managementsysteem geaudit, zowel in de praktijk als de documentatie. Zo kan getoetst worden of het kwaliteitssysteem voor voedselveiligheid actueel is en naar behoren werkt.

Gecertificeerde organisaties kunnen dus te allen tijde een auditor verwachten en moeten daarop voorbereid zijn. Dat betekent dat het hele managementsysteem up-to-date is, dat de kwaliteitsmetingen en hygiënerondes uitgevoerd zijn, dat de interne audits plaats hebben gevonden, dat de management review actueel is etc. Het uitgangspunt daarbij is dat je werkt conform de structuur die je geborgd hebt in je managementsysteem en dat er een proces van continue verbetering plaatsvindt.

De voedselveiligheidscertificaten moeten een afspiegeling zijn van de kwaliteitsprestaties van de organisatie over het hele jaar heen en geen momentopname van de prestaties op het moment dat de audit plaatsvindt. Het kan dus niet zo zijn dat je als organisatie de focus legt op het jaarlijkse auditmoment en daaromheen plant. Je moet ervoor zorgen dat alles structureel op orde is en doorlopend, in de praktijk, uitgevoerd wordt. Het kwaliteitssysteem zit verweven in de dagelijkse structuur en cultuur van je organisatie. In feite doe je dus niets anders dan wat je elke dag al doet!

Helaas is het nog te vaak zo dat organisaties een managementsysteem optuigen waar ze netjes alle relevante zaken in opnemen en dat systeem jaarlijks evalueren en (laten) auditen. Het systeem is dan ingericht met als doel het behalen/behouden van een certificering. Zonde! Op die manier blijft je managementsysteem ‘het speeltje van de kwaliteitsmanager’. En dat is, zeker met het oog op onaangekondigde audits, gevaarlijk, want wat als de auditor op de stoep staat en je kwaliteitsmanager is afwezig? Zijn mensen binnen je organisatie zich op dat moment (voldoende) bewust van beheersmaatregelen met het oog op voedselveiligheid en hetgeen dat geborgd is in het managementsysteem? Waarschijnlijk niet.

Focus daarom op de toegevoegde waarde van een certificering! Richt niet enkel een managementsysteem in met als doel het behalen/behouden van een certificering, maar pluk juist de vruchten van je goed ingerichte en daarmee duurzame managementsysteem. Het ingerichte managementsysteem is niet het eindpunt, maar juist het startpunt voor het zetten van groeistappen en optimaliseren van je verbetercyclus.

Veel pijnpunten en risico’s met het oog op voedselveiligheid gaan gepaard met het handelen van mensen. Je lost die risico’s niet op door enkel maatregelen in je managementsysteem op te nemen. Borging moet juist plaatsvinden via mensen, terwijl je managementsysteem je structuur en houvast vormt. Mensen moeten weten wat ze moeten doen en vooral ook weten waarom ze doen wat ze doen. Alleen dan voelen ze zich betrokken en verantwoordelijk en zijn ze in staat om zaken te herkennen en daarop te acteren. Wanneer je oprecht aandacht besteedt aan (het bewustzijn van) mensen binnen je organisatie, kun je met recht zeggen dat je risico’s geborgd zijn.

Het is dus zaak dat je mensen in beweging krijgt. Dat betekent dat je kwaliteitsmanager of kwaliteitsteam een andere rol moet aannemen. Niet die van controlerende beheerder van het managementsysteem, maar juist die van coach, motivator, vraagbaak. Hij/zij moet anderen mobiliseren om in actie te komen en zo ervoor zorgen dat mensen vanzelf gaan werken conform de structuur die geborgd is in het managementsysteem. De kwaliteitsmanager is daardoor veel meer de spin in het web, terwijl medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor voldoen aan (hun deel van) de eisen.

Wanneer je het voor elkaar krijgt om voedselveiligheid en de kwaliteitsstructuur daaromheen, via mensen, te borgen in de cultuur van je organisatie, dan voldoe je te allen tijde aan de richtlijnen en eisen en kom je nooit voor verrassingen te staan. Ook niet bij een onaangekondigde audit.

Wil je aan de slag met het inregelen van voedselveiligheid via een bepaalde norm? Of wil je het managementsysteem duurzaam/duurzamer inrichten? Wat je vraag ook is, neem gerust contact met ons op! Onze adviseurs helpen je graag op weg.