Bedrijfsprocessen verbeteren? Dit (mini) stappenplan procesbeschrijving helpt je in 5 stappen op weg!

Bedrijfsprocessen in kaart brengen; je komt er vanzelf mee in aanraking als je aan de slag gaat met het implementeren van een ISO-norm in je organisatie. Het op de juiste wijze inrichten van bedrijfsprocessen is een belangrijke stap voor je organisatie. Bedrijfsprocessen verbeteren is echter een nog belangrijkere stap. In dit blogartikel vertellen we je meer over bedrijfsprocessen. Hoe richt je bedrijfsprocessen in? En hoe ga je een bedrijfsproces verbeteren? Met daarbij een handig (mini) stappenplan procesbeschrijving om je op weg te helpen!

De standaard aanpak voor het beschrijven van bedrijfsprocessen komt oorspronkelijk uit de 1987 versie van de ISO 9001 norm. De focus in die versie van de norm lag op het systeem zelf en niet zozeer op de achterliggende gedachte of toegevoegde waarde van het systeem. Daardoor zijn in het verleden in veel organisaties procedures tot in detail beschreven zijn. Dat heeft ertoe geleid dat bij veel organisaties de welbekende ‘papieren tijgers’ opdoken; dikke, onhandige pakken papier die vervolgens onderin een la verdwenen.

In het verleden beschreven organisaties bedrijfsprocessen niet omdat zij daar het nut van inzagen voor de organisatie, maar puur omdat ‘dit moest van ISO’. Deze manier van het inrichten van bedrijfsprocessen en het beschrijven daarvan heeft echter niets met continue verbetering van je organisatie te maken.

Maar hoe doe je dat dan juist wel? De procesbenadering en verbeteren van bedrijfsprocessen – die je in ISO 9001 terugvindt – binnen een organisatie gaan hand in hand met de Plan-Do-Check-Act cyclus (Deming wheel). Dat is de manier voor bedrijfsprocessen beheersen, bedrijfsprocessen analyseren en bedrijfsprocessen verbeteren. Wanneer je deze procesmatige aanpak hanteert, dan zal daar vanzelf documentatie uit voortvloeien die voor elke organisatie anders is. Geen enkele organisatie werkt immers hetzelfde en elke organisatie heeft een ander doel.

De kunst zit hem, bij de nieuwe ISO 9001:2015 norm, in bedrijfsprocessen beheersen. Het is niet de bedoeling om enkel op papier te voldoen aan de eisen van de ISO 9001 norm. Je dient vooral aan te kunnen tonen welke relevante unieke documentatie binnen je organisatie aanwezig is waarmee je jouw bedrijfsprocessen beheerst.

Maar hoe ga je nu aan de slag met het in kaart brengen van bedrijfsprocessen en uiteindelijk met bedrijfsprocessen verbeteren? Hieronder een klein stappenplan procesbeschrijving.

Zoals hierboven al beschreven wordt in de nieuwe ISO 9001:2015 norm veel anders tegen procesbeschrijving aangekeken dan ‘vroeger’. De aanloop van het beschrijven van je bedrijfsprocessen zit in hoofdstuk 4 van de norm, namelijk de context van je organisatie. Zie hieronder de normelementen daaruit:

Hoofdstuk 4 uit de ISO-9001 norm lijkt een vaag en moeilijk te begrijpen hoofdstuk zonder meerwaarde, maar het tegenovergesteld is juist waar. In dit hoofdstuk wordt namelijk gevraagd om de fundering van je organisatie te beschrijven. De bedrijfsprocessen van je organisatie dienen immers aan te sluiten op hetgeen dat met het oog op hoofdstuk 4 is beschreven.

De processen die je als organisatie inricht moeten alles te maken hebben met het voldoen aan de wensen, eisen en verwachtingen van je (potentiële) klanten, je medewerkers en alle overige relevante stakeholders. Een ander belangrijk uitgangspunt om te bepalen hoe je jouw bedrijfsprocessen gaat beschrijven is ‘risicomanagement’.

De volgende stap in dit mini-stappenplan procesbeschrijving is vanuit de bedrijfsprocessen beheersen op weg naar continue verbetering. Het uitgangspunt van ISO 9001 is, zoals hierboven al eens vernoemd, de PDCA-cyclus. Je moet jezelf afvragen wat de kwaliteit en/of prestatie-indicatoren (KPI’s) van je bedrijfsprocessen zijn. Welke kwalitatieve en/of kwantitatieve indicatoren binnen je bedrijfsproces geven aan of het proces goed loopt? Op deze indicatoren kun je vervolgens gaan sturen. Je moet, gezien de C van CHECK in de cirkel, nadenken over de manieren waarop je bedrijfsprocessen analyseren kunt en van daaruit evalueren. Dat kan bijvoorbeeld door:

Tot slot bevat de PDCA-cirkel nog een stap, namelijk de ACT-stap. Veel zaken klinken doorgaans logisch, maar het zal je niet verrassen dat juist die zaken nogal eens misgaan binnen een organisatie. Wanneer de belangrijkste informatie die naar voren komt uit bedrijfsproces evaluaties niet bij de juiste mensen in de organisatie terechtkomt, dan zal de organisatie zich ook nooit kunnen verbeteren. Deze verbetercyclus moet dan ook onderdeel zijn van de bedrijfscultuur en continu geborgd worden binnen alle bedrijfsprocessen van de organisatie.

In dit artikel is aan de hand van een (mini) stappenplan procesbeschrijving uitgelegd hoe je in 5 stappen met je organisatie aan de slag kunt met continu je bedrijfsprocessen verbeteren. Wil je meer weten over de ISO 9001 of een andere ISO-norm? Of kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij het implementeren van een dergelijke norm? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag op weg!