Meer impact maken met je managementsysteem? Ga van papier naar praktijk

Veel organisaties hebben een prachtig managementsysteem op papier. Maar hoe vaak leeft het systeem ook écht in de praktijk? Hoe vaak is het een hulpmiddel in plaats van een hindernis? En hoe zorg je ervoor dat het systeem mensen helpt hun werk beter te doen, in plaats van ze te frustreren met regels en formats? Tijdens De Nationale Verbeterdag lieten onze adviseurs Tobias op den Brouw en Birgit Ligtvoet zien hoe je als KAM-professional meer impact maakt met je systeem. En die inzichten zijn te waardevol om niet te delen!

Een veelgehoorde valkuil bij het optuigen van managementsystemen: het systeem wordt ingericht voor de auditor, of zelfs voor jezelf als kwaliteitscoördinator. Met als gevolg: rapportages, procedures en registraties die niet (h)erkend worden door de mensen die er daadwerkelijk mee moeten werken. “Stop met werken voor jezelf,” was dan ook de duidelijke boodschap van Tobias. “Als niemand weet waar de sleutels liggen, dan hebben we misschien wel een systeem, maar geen impact.”

Een goed managementsysteem leeft. Het is doorleefd, gedragen, en biedt houvast aan collega’s in hun dagelijks werk. Maar dat bereik je alleen als je vanaf de start de juiste vragen stelt.

Waarom heeft jouw organisatie eigenlijk een managementsysteem? Is het omdat het moet voor die ISO 9001 certificering? Of omdat je écht wilt sturen op kwaliteit, veiligheid, milieu of informatiebeveiliging? Volgens Birgit begint alles met het stellen van de juiste vraag: Wat is het doel van jouw werk binnen deze organisatie? En dan niet jouw persoonlijke to-do’s, maar het gezamenlijke doel als team. Wat leveren jullie samen aan de klant? Welk resultaat telt echt? Pas als je dat weet, kun je het systeem gebruiken om dat doel te ondersteunen.

Een managementsysteem werkt alleen als het gedragen wordt. Maar draagvlak krijg je niet door te zenden, te verplichten of te controleren. Draagvlak ontstaat door betrokkenheid. Door mensen uit te nodigen mee te denken, bij te dragen, verantwoordelijkheid te nemen. Tobias benadrukte het belang van het “olievlek-effect”. Begin klein, met een paar gemotiveerde collega’s die de waarde van het systeem zien. Geef ze ruimte om successen te boeken. Als anderen zien dat het werkt, groeit het enthousiasme vanzelf. Je hebt niet iedereen nodig om te starten. Je hebt alleen een paar mensen nodig die wíllen.

De norm (zoals ISO 9001 of ISO 27001) vraagt niet om een overdaad aan papier. Het gaat erom dat je laat zien hoe je werkt, waarom je dat zo doet, en hoe je dat borgt. De kunst zit in het versimpelen. Niet complexer maken dan nodig is.

Dus: geen tien pagina’s procesbeschrijving als één A4 met een goede toelichting volstaat. Geen eindeloze registraties als het doel ook bereikt wordt met een visueel bord of een korte dagstart. “Een blije medewerker is vaak makkelijker te realiseren dan een blije klant,” werd er opgemerkt in de zaal. Want als medewerkers snappen waarom iets moet, doen ze het met meer plezier én meer eigenaarschap.

Veel KAM-professionals worstelen met de vraag: Hoe krijg ik collega’s mee? Volgens Tobias en Birgit draait het om één ding: motieven herkennen.

Niet iedereen is meteen enthousiast. Dat hoeft ook niet. Sommige mensen willen wél, maar kunnen (nog) niet. Anderen kunnen wel, maar willen niet. Of ze hebben gewoon nog niet gezien wat het systeem hén oplevert. De truc is dus niet om te overtuigen, maar om te luisteren. Om te achterhalen waar de motivatie zit – of waar die nog mag groeien. En dan het systeem daar slim op aan te laten sluiten.

Zie een audit niet als controle, maar als kans. Een audit is hét moment om stil te staan bij vragen als: Doen we de goede dingen? Doen we die dingen goed? En: zijn we tevreden met de resultaten? In plaats van te focussen op afwijkingen en vinklijstjes, kun je audits gebruiken om het gesprek te voeren over prestaties, ambities en verbeterkansen. Maak van de audit een waardevol managementmoment en je systeem krijgt vanzelf meer betekenis.

Een managementsysteem is geen doel op zich. Het is een middel. Een middel om richting te geven, duidelijkheid te creëren en verantwoordelijkheid te delen. Maar dan moet het systeem wél aansluiten bij de praktijk. Bij de taal, de ritmes en de dynamiek van de mensen die ermee werken. Dus vraag jezelf als KAM-professional af:

De impact zit niet in het papier. De impact zit in het doen.

Ben je geïnspireerd om meer uit je managementsysteem te halen? Neem dan eens contact met ons op. We sparren graag met je om te kijken hoe we de toegevoegde waarde binnen jouw organisatie kunnen verhogen!