Start met inrichten
Management systeem opzetten
Wil je een managementsysteem opzetten voor je organisatie om bijvoorbeeld een bedrijfscertificering zoals ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 45001, of een andere (ISO)certificering te behalen? Wij adviseren, ondersteunen en begeleiden organisaties bij het opzetten en onderhouden van een managementsysteem.
Meer informatie of offerte?
Wil je aan de slag met het opzetten van een managementsysteem? Of wil je juist het managementsysteem naar een hoger niveau tillen? In beide gevallen ben je bij ons aan het juiste adres.
Geen handboek, maar een…
Managementsysteem met toegevoegde waarde
Wie aan certificeren denkt, denkt vaak aan dikke handboeken, procedures en werkinstructies. De introductie van de nieuwe generatie ISO-normen laat zien dat het ook anders kan. De nieuwe generatie ISO-normen vraagt enkel nog om een managementsysteem waarin je zaken vastlegt die van belang zijn voor je organisatie.
Op deze pagina vind je meer over:
- De contextanalyse: de basis van de nieuwe generatie ISO normen
- De rol van het managementsysteem binnen ISO
- Hoe je een managementsysteem binnen de nieuwe generatie ISO-normen in kunt richten
- De doorvertaling van de context van je organisatie naar continue groei
Hoe zet je een ISO managementsysteem op?
Nieuwe generatie ISO-normen
Het management-systeem voor vastlegging
De kwaliteit van je organisatie managen volgens ISO-richtlijnen dient te leiden tot verbetering. In het verleden hebben we maar al te vaak gezien dat er voor een dergelijk ISO-traject door bedrijven dure consultants werden ingehuurd die de organisatie vervolgens achterlieten met een dik handboek vol uitgebreide procedures, of erger nog werkinstructies. Aan het einde van het traject werd er door de consultant een map overhandigd die vertelde hoe de organisatie moest werken. En dat was het dan: de ISO-certificering. Succes en tot ziens. Bij de factuur achteraf vroegen veel bedrijven zich dan ook terecht af waar ze nu eigenlijk voor hadden betaald? Die dikke map?
De ISO-richtlijnen op deze wijze in je organisatie implementeren leidt niet tot verbetering. Dat goed bedoelde kwaliteitssysteem in de vorm van een dik handboek met procedures belemmert juist de groei en ontwikkeling van een organisatie. Gelukkig is het vastleggen van processen in de vorm van een kwaliteitshandboek in de nieuwe generatie ISO-normen niet meer verplicht. De nieuwe norm vraagt enkel nog om een managementsysteem waarin je zaken vastlegt die je als organisatie belangrijk vindt. Het managementsysteem helpt je de organisatie te structureren en rekening te houden met de context waarin de organisatie functioneert. Het uiteindelijke doel van een dergelijk managementsysteem is dat het ondersteunend is aan het bedrijfsbeleid en de -doelen waardoor je de organisatie naar een hoger niveau tilt.
Veelgestelde vragen
Hieronder een aantal veelgestelde vragen over het managementsysteem:
Het uitgangspunt
De contextanalyse
Alles wat je als organisatie doet om kwaliteitseisen aan je product of dienst vast te stellen, te bereiken en te behouden valt onder de noemer kwaliteitsmanagement. Als organisatie probeer je processen zoveel mogelijk te beheersen, zodat de prestaties van de organisatie verbeterd kunnen worden om aan de eisen van de klanten te blijven voldoen. En één ding is zeker: De kwaliteit is pas goed genoeg als je klant dat ook vindt. Het in kaart brengen van de eisen die je klanten aan je producten of diensten stellen, is een belangrijke eis in de nieuwe generatie ISO-normen.
Het maakt onderdeel uit van de zogenaamde contextanalyse, welke de basis van deze nieuwe generatie normen vormt. Onder de context van de organisatie verstaan we de omgeving waarin je organisatie zich bevindt. Het analyseren en managen van de risico’s en stakeholders vormt de contextanalyse. Vanuit jouw organisatiebeleid en doelstellingen wordt gekeken naar de context van je organisatie.
- Wat is voor jouw organisatie relevant?
- Op strategisch niveau kan er vervolgens beleid worden vastgesteld op basis van de eisen en wensen van je stakeholders en de risico’s en kansen in de omgeving van je organisatie.
- Het vertalen van dat beleid naar strategische, tactische en operationele acties tilt de organisatie uiteindelijk naar een hoger niveau.
Deze pagina als PDF?
Wil jij alles omtrent een managementsysteem nog eens rustig nalezen? Deze pagina is ook als handige whitepaper te bekijken. Klik op de button en sla hem op!
Managementsystem als borgpen
Van handboek naar managementsysteem
Nadat je de context van de organisatie in kaart hebt gebracht is het zaak om te gaan kijken naar de verbetermogelijkheden. Voordat je concreet de stap naar een verbeterplan gaat maken, is het allereerst van belang om vast te stellen hoe je verbetering in je organisatie kunt (blijven) borgen. Gedurende het proces van verbetering dient per slot van rekening voorkomen te worden dat je terugvalt. Om dat te kunnen garanderen sla je als het ware een borgpen onder je verbeterplan. Die borgpen noemen we je managementsysteem. Met behulp van dat managementsysteem ga je jouw verbeteracties managen. Daarmee is het systeem dus ondersteunend aan je organisatiebeleid en -doelen.
Inprikken op bestaande tools
Het managementsysteem inrichten
Het uitgangspunt van de nieuwe generatie ISO-normen is dat je bij de inrichting van je managementsysteem zo dicht mogelijk bij je eigen organisatie blijft. Het is immers handiger om zaken en afspraken te borgen op plaatsen en manieren zoals de organisatie nu al gewend is. In tegenstelling tot dat je iets compleet nieuws moet opzetten. In hetgeen dat je gebouwd hebt zit immers al waardevolle informatie welke de basis vormt voor je managementsysteem. Alles overboord gooien zou zonde zijn!
Managementsysteem software: inprikken op bestaande software
Regelmatig wordt ons bij CertificeringsAdvies Nederland de vraag gesteld of we managementsysteem software in ons aanbod hebben. Een optie die wij kunnen aanbevelen is de tool ISOPlanner voor normen als ISO 9001 en ISO 27001.
Echter, onze filosofie is dat wij het managementsysteem, indien gewenst, inprikken op bestaande software waar jij als organisatie al mee werkt. Zo kunnen wij je helpen met een managementsysteem integreren in bijvoorbeeld Microsoft TEAMS, Atlassian Confluence, AFAS of een andere-software tool. Informeer gerust naar de mogelijkheden!
Gooi zaken die belangrijk zijn binnen je organisatie dus nooit zomaar weg omdat ISO dat zou willen, want dat is niet het geval. Sterker nog, dit is de basis voor je managementsysteem. Een managementsysteem kan namelijk op allerlei manieren ingericht worden. Dit hoeft in de nieuwe generatie ISO-normen niet per definitie gedaan te worden in de vorm van een handboek. Gedetailleerde procesbeschrijvingen en een overvloed aan werkinstructies zijn daarmee verleden tijd. De nieuwe generatie ISOnormen vraagt namelijk niet om het proces vast te leggen, maar focust op de uitkomst van de input. Voldoet deze output aan de eisen van de klant? Het hele pallet aan zaken dat je intern hebt ingeregeld en opgezet vormen samen jouw managementsysteem. Het managementsysteem is daarmee als het ware een weergave van je hele organisatie. Een managementsysteem kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- Automatiseringssoftware waarin processen zijn geborgd
- Vastgelegde afspraken binnen de organisatie
- Interne overlegstructuren op basis van een agenda
- Een rapportagestructuur waarmee periodiek gerapporteerd wordt over bepaalde onderwerpen
Mits juist toegepast leidt een dergelijk managementsysteem tot continue verbetering en beheersbare processen die daaraan ondersteunend zijn, houvast geven en gemaakte afspraken inzichtelijk maken. Kortom, een managementsysteem dat op deze manier is ingericht biedt toegevoegde waarde voor jouw organisatie.
Functioneel
Handboek als hulpmiddel
In de nieuwe generatie ISO-normen is het gebruik van een handboek dus niet meer verplicht. Dat neemt echter niet weg dat je als organisatie nog altijd prima gebruik kunt maken van een handboek. Een dergelijk handboek wordt dan alleen niet ingezet omdat het een eis vanuit de ISO-norm is, maar vooral omdat je het als organisatie prettig vindt werken. Een handboek en/of procedures is functioneel, als dit de organisatie houvast biedt. Daarnaast kan een handboek natuurlijk ook handig zijn voor het inwerken van nieuwe medewerkers.
Een voorbeeld uit de praktijk
Uit de contextanalyse blijkt dat het belangrijk is dat offertes beter worden nagebeld. Er wordt afgesproken dat ze binnen twee werkdagen worden nagebeld. Je kunt een procedure uitschrijven, maar je kunt er ook voor kiezen om uit je automatiseringssysteem een automatische trigger te laten komen na twee dagen. Door op die manier te werken, borg je beter dat de actie wordt opgevolgd. Kortom, er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden, als je de informatie maar boven water kunt halen. Een software-tool die taken genereert is prima. Niet alles hoeft in een procedure te worden uitgeschreven.
“We hebben voor CertificeringsAdvies Nederland (CAN) gekozen omdat er een hele organisatie achter ziet die eenvoudig back-up kan bieden. CAN biedt een breed aanbod aan diensten en de adviseurs beoordelen objectief. Vreemde ogen dwingen tenslotte!”
“Het mooie van CAN vind ik dat ze hele fijne, kundige en betrokken mensen hebben. Ze staan ervoor open om na te denken over hun eigen expertise heen en dat vind ik knap. Ze zijn in staat om een compleet beeld te durven schetsen en over hun eigen schaduw heen te stappen.”
“We kennen CertificeringsAdvies Nederland al een langere tijd en zijn zeer tevreden over de eerder uitgevoerde trajecten op het gebied van veiligheid.”
“Het voordeel van CertificeringsAdvies Nederland (CAN) is de flexibiliteit die ons geboden wordt.”
“Samen met Tobias hebben we het afgelopen jaar flinke stappen gezet met betrekking tot ISO 9001 en ISO 27001. Hij weet hoe andere bedrijven bepaalde uitdagingen hebben opgelost en kan daarom.”
“Vooral de pragmatische inval (wat moeten we vastleggen, wat ligt informeel in de organisatie al vast) hadden we niet zonder CAN kunnen doen. We zijn blij verrast met het resultaat.”
“Het traject was heel ‘Lean & Mean’, met een perfecte verhouding tussen kwaliteit, uitstraling, kosten en resultaat!”
“Zonder CertificeringsAdvies Nederland (CAN) waren we als een kip zonder kop aan de slag gegaan. Vooral de pragmatische inval (wat moeten we vastleggen, wat ligt informeel in de organisatie al vast) hadden we niet zonder CAN kunnen doen. We zijn blij verrast met het resultaat.”
“Het voordeel van CertificeringsAdvies Nederland (CAN) is de flexibiliteit die ons geboden wordt. Daarnaast zijn de trainingen maatwerk. Daardoor bevatten de trainingen input vanuit onze eigen praktijkervaringen. Inmiddels loopt de samenwerking met CAN al jaren naar tevredenheid.”
“Gedurende het ISO 27001 en NEN 7510 traject viel vooral de pragmatische aanpak op. CertificeringsAdvies Nederland (CAN) denkt echt vanuit de organisatie en niet vanuit de norm. De CAN-adviseur wist de normen feilloos te vertalen naar de praktijk waardoor het voor ons duidelijk en werkbaar was.”
“De presentatie van de trainer was goed. Er zat een duidelijke structuur in en je merkte echt dat er voorafgaand aan de training met elkaar gecommuniceerd is. De goede voorbereiding en communicatie vooraf hebben ervoor gezorgd dat de training zelf erg prettig en soepel is verlopen.”
“We hebben voor CertificeringsAdvies Nederland (CAN) gekozen vanwege de no-nonsense aanpak, korte lijnen en goed advies. Het is prettig dat CAN tastbare targets nastreeft en zegt waar het overgaat in plaats van het volgen van theoretische modellen.”
“Ik ben erg tevreden over het gehele traject met CertificeringsAdvies Nederland. Wat ik erg positief vond is dat er vooraf contact is geweest met de trainer. Onze input was tijdens de training terug te horen. Dat vind ik heel belangrijk, dat is echt maatwerk!”
“We hebben de ISO 27001 norm met behulp van CertificeringsAdvies Nederland binnen 2 maanden opgetuigd. De gezamenlijke start en de professionele begeleiding van de adviseur hebben erg geholpen om onze hele organisatie te enthousiasmeren voor ISO. Dat was erg positief!”
“Samen met Tobias hebben we het afgelopen jaar flinke stappen gezet met betrekking tot ISO 9001 en ISO 27001. Hij heeft veel ervaring in de IT-branche en dat is van grote waarde gebleken. Hij weet hoe andere bedrijven bepaalde uitdagingen hebben opgelost en kan daarom meedenken en alternatieven noemen.”
“We kennen CertificeringsAdvies Nederland al een langere tijd en zijn zeer tevreden over de eerder uitgevoerde trajecten op het gebied van veiligheid. Toen we behoefte hadden aan een VCA examentraining op maat, op onze eigen locatie, werd er goed met ons meegedacht.”
“Rob wist met behulp van duidelijke voorbeelden en een portie humor de stof goed over te brengen in de VCU-training. Hij besteedde extra aandacht aan de voorbereiding op het examen. Dit was erg prettig!”
“De manier van communiceren, het snelle contact, de korte lijntjes en de mogelijkheid voor verschillende manieren van ondersteuning spraken ons erg aan bij CertificeringsAdvies Nederland. De adviseurs zijn heel erg ter zake kundig en kunnen dieper op bepaalde zaken ingaan. Over de hele linie kwamen ze met praktische zaken en handige formats!”
“Bij de start van ons VCA** traject zette Stijn meteen een duidelijke structuur neer. Dit gaf ons houvast gedurende het traject. De balans in workload was goed, de hoeveelheid werk dat we zelf moesten doen viel mee! Ook met onze vragen konden we altijd bij Stijn terecht.”
“Tobias heeft ons veel werk uit handen genomen tijdens het ISO 27001 implementatietraject. We zijn blij te kunnen melden dat we recent met vlag en wimpel door de audit van fase 1 zijn gekomen!”
“We zijn heel enthousiast en tevreden over de gegeven training. Het was inhoudelijk een goed, logisch en duidelijk verhaal dat Thijs ook nog eens leuk en helder over wist te brengen. Hij had echt verstand van zaken en kon op alle vragen antwoord geven. Al met al was het erg interessant en leerzaam.”
“Het is fijn om weer iemand op locatie te hebben die eigenaar is van het takenpakket van de HSE-manager. Het ontzorgt mijzelf, maar ook collega’s. Rob fungeert als aanspreekpunt en pakt alle taken op. Zo kunnen wij ons weer richten op onze kerntaken.”
“Wat heel fijn was tijdens het ISO 9001 en ISO 14001 implementatietraject is dat Martijn mooie templates beschikbaar had in onze werksessies. Hij nam ons mee aan de hand en maakte het simpel voor ons.”
“De expertise en ervaring van Rob hebben ons veel gebracht. En daarnaast mogen we blijven werken voor de hoofdaannemer nu we aan de slag zijn gegaan met de Veiligheidsladder. Het doel hebben we dus bereikt!”
“Voordat we samenwerkten met CertificeringsAdvies Nederland hadden we het gevoel dat we nog ver van ISO 27001 af stonden. Laurens nam ons aan de hand mee en heeft het simpel gemaakt voor ons. Na een tijdje kom je erachter dat je eigenlijk al best ver bent.”
“Het mooie van CAN vind ik dat ze hele fijne, kundige en betrokken mensen hebben. Ze staan ervoor open om na te denken over hun eigen expertise heen en dat vind ik knap. Ze zijn in staat om een compleet beeld te durven schetsen en over hun eigen schaduw heen te stappen.”
“Laurens heeft ons begeleid met de implementatie van ISO 27001 en NEN 7510. Die samenwerking ging zo goed, dat hij momenteel bij ons werkzaam is als Security Officer (as a Service).”
“Naast de opleidingen die worden geregeld door CertificeringsAdvies Nederland, ondersteunt Rob ons iedere maand in onze KAM-activiteiten. Ideaal om met elkaar te sparren! Hij is een stok achter de deur voor ons om door te pakken.”
“Wij hebben ervoor gekozen om met CertificeringsAdvies Nederland in zee te gaan, omdat dit een partner is die, met betrekking tot de verschillende aspecten van de bedrijfsvoering, het meeste vertrouwen en deskundigheid uitstraalde.”
“Rob, de adviseur van CAN was kordaat en slagvaardig en vrij direct, daar houden we van! Hij draaide nergens omheen, daarom wisten we precies waar we aan toe waren. En niet zonder resultaat; na 2,5 maand hebben we het VCA* certificaat behaald.”
“We hebben voor CertificeringsAdvies Nederland (CAN) gekozen omdat er een hele organisatie achter ziet die eenvoudig back-up kan bieden. CAN biedt een breed aanbod aan diensten en de adviseurs beoordelen objectief. Vreemde ogen dwingen tenslotte!”
“Voor ons was het ontzettend belangrijk om onze opleidingen onder één dak te houden. Je moet daarom wel een partij vinden die al die verschillende opleidingen kan verzorgen. Dan pas kun je namelijk meerwaarde gaan creëren. Uiteindelijk kwam ik bij CAN uit omdat zij, via hun opleidingsplatform de CAN Academy, veel verschillende trainingsmogelijkheden hebben en maatwerk kunnen leveren.”
Continue verbetering
Managementsysteem als weergave van je organisatie
Het managementsysteem is als het ware het hele palet aan zaken dat je intern hebt ingeregeld en opgezet. Het is een weergave van je hele organisatie. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- Automatiseringssoftware waarin processen zijn geborgd;
- Vastgelegde afspraken binnen de organisatie;
- Interne overlegstructuren op basis van een agenda;
- Een rapportagestructuur waarmee periodiek gerapporteerd wordt over bepaalde onderwerpen.
Mits juist toegepast leidt een dergelijk managementsysteem tot continue verbetering en beheersbare processen die daaraan ondersteunend zijn, houvast geven en gemaakte afspraken inzichtelijk maken. Kortom, een managementsysteem dat op deze manier is ingericht biedt toegevoegde waarde voor je organisatie.
Kennis delen we graag
Best gelezen managementsysteem blogs
Drie soorten managementsystemen op een rij: managementsysteem software, een handboek en een mappenstructuur
In dit blogartikel zijn diverse soorten managementsystemen op een rij gezet. Wat prefereer je? Een handboek, een digitaal systeem of een andere oplossing?
Eisen kwaliteitsmanagementsysteem: waar dien je als organisatie rekening mee te houden?
Hoe zet je een kwaliteitsmanagementsysteem op? Wat zijn daarvoor de eisen? Dat lees je in dit artikel.
In 5 stappen op weg naar een duurzaam managementsysteem [praktijkcase]
De transitie van het ‘oude KAM-denken’ naar het ‘nieuwe KAM-denken’ maken: hoe doe je dat? Zo ga je op weg naar een duurzaam managementsysteem.
Geen ISO 9001 handboek, maar een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem
Geen ISO 9001 handboek met procedures, formulieren of checklists, maar juist een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem met gedocumenteerde informatie. Dat is waar het om draait in de ISO 9001:2015 norm.
Naar concrete acties
Van context naar continue verbetering
Veel organisaties hebben moeite met het omzetten van de inzichten uit de eerdergenoemde contextanalyse naar concrete acties die daadwerkelijk tot verbetering leiden. Zodra je intern inzichtelijk hebt hoe jouw managementsysteem waarmee je de verbeteringen gaat managen eruit komt te zien, ga je aan de slag met het daadwerkelijk verbeteren. Dat verbeteren is een steeds weer terugkerend proces wat kan blijven draaien door gebruik te maken van een handig hulpmiddel, namelijk de kwaliteitscirkel van Deming.
Het Deming wheel bestaat uit het Plan-Do-Check-Act concept (PDCA). Het Deming wheel is de basis van procesmanagement en kwaliteitsmanagementsystemen. Het is een mechanisme om processen te beheersen en verbeteren, zodat zaken volgens de juiste specificaties worden geleverd. Zodra je verbeteracties hebt bepaald, daar Key Performance Indicators (KPI’s) aan hebt gehangen, verantwoordelijken hebt aangewezen en een actieplanning hebt opgesteld, kan de PDCA-cirkel beginnen te draaien.
Borg je verbeterproces!
Om resultaat te behalen is het cruciaal dat planning en uitvoering goed zijn ingeregeld binnen je organisatie en dat kan alleen als je goed inzichtelijk hebt hoe je dat doet. Dat is immers het startpunt van het continue verbeterproces waarmee je de groei van je organisatie gaat realiseren. Door het proces goed te borgen til je jouw organisatie naar een steeds hoger niveau en daarmee is kwaliteitsverbetering een feit.
Wil je deze pagina als PDF bewaren? Bekijk dan de handige whitepaper impressie managementsysteem.
Uit de praktijk
Managementsysteem voorbeeld
Een managementsysteem kan op allerlei manieren ingericht worden. Bij CertificeringsAdvies Nederland krijgen we regelmatig de vraag over een managementsysteem voorbeeld. Hieronder een aantal voorbeelden van managementsystemen en hoe je ze kunt inrichten op een rij:
- Een managementsysteem in de vorm van een handboek;
- Een managementsysteem in de vorm van een mappenstructuur;
- Een digitaal managementsysteem, bijvoorbeeld in Microsoft Teams software of AFAS software
- Etc.
Kom in contact met de partner in certificeren!
Een managementsysteem opzetten? Direct aan de slag!
Wil je een managementsysteem opzetten in relatie tot een (ISO) norm? Vraag direct en vrijblijvend een offerte op maat aan of neem contact met ons op!