Leveranciersmanagement en de leveranciersbeoordeling vanuit ISO

Vanuit ISO 9001, de norm voor kwaliteitsmanagement, worden diverse eisen gesteld die gericht zijn op je eigen processen. Maar hoe zit het als je een product of dienst uitbesteedt aan een leverancier? Vanuit de ISO 9001 norm wordt gevraagd om een bepaalde controle over je leveranciers – ofwel het is zaak dat je extern geleverde processen, producten en diensten beheerst. Het is echter niet zo dat je de verantwoordelijkheid geheel weg mag leggen bij een (externe) leverancier zonder dat je daar verantwoordelijkheid voor hoeft te dragen tijdens bijvoorbeeld een externe audit. In dit artikel vertellen we meer over leveranciersmanagement, de eisen die je kunt stellen aan je leveranciers en de leveranciersbeoordeling ISO 9001 (ISO). 

Een afnemer van je product of dienst associeert dat product of die dienst met jouw bedrijfsnaam. Wanneer er ook maar iets, al is dat het kleinste component, niet aan de eisen voldoet, dan komt jouw bedrijfsnaam in een kwaad daglicht te staan. Uiteraard kun je dan de schuld bij je leverancier leggen, maar daar koop je uiteraard niets voor. Met het oog op kwaliteit is leveranciersmanagement daarom een belangrijk aspect. Hoe is de leveringsbetrouwbaarheid en kwaliteit van je leveranciers?

Wanneer we kijken naar de ISO-norm dan kan het onderwerp leveranciersmanagement opgesplitst worden in twee onderwerpen, te weten:

Er is geen eenduidige manier voor het stellen van eisen aan leveranciers. Dat komt omdat dit totaal afhankelijk is van het type product of dienst dat je als bedrijf levert en de positie van jouw organisatie in de onderhandelingsfase. Grote(re) organisaties zijn al snel geneigd om een aanbesteding te publiceren waar toekomstige leveranciers zich op in kunnen schrijven.

Zo’n aanbesteding – ook wel tender genoemd – is een procedure waarbij geprobeerd wordt om een bepaald product of dienst binnen te halen door middel van een inschrijving. Deze inschrijving is in de vorm van een offerte. Nadat de inschrijfdatum op de aanbesteding is gesloten, worden de inschrijvingen bekeken en vergeleken op basis van prijs- en kwaliteitsaspecten die door de opdrachtgever als cruciaal worden gezien. Denk daarbij onder andere aan:

Het doel van een tender is de concurrentie tussen bedrijven stimuleren om zo op die manier iedereen een gelijke kans te geven. Voor een opdrachtgever is het uitschrijven van een tender ook een manier om een scherpere prijs te krijgen. Het uitschrijven van een tender wordt daarom vaak gedaan door opdrachtgevers met een sterke onderhandelingspositie, omdat zij grote opdrachten uitschrijven die door veel leveranciers erg gewild zijn.

Opdrachtgevers die een minder sterke onderhandelingspositie hebben, moeten vaak zelf op zoek gaan naar leveranciers. De eisen kunnen wat dat betreft hetzelfde zijn als bij een aanbesteding het geval is, maar de vijver waarin dit type opdrachtgevers moet vissen is vaak een stuk kleiner. Onderwerpen die je op kunt nemen als leverancierseisen zijn:

Zeer kleine MKB-bedrijven hanteren de laagste prijs vaak als enige indicator. Gezien de financiële situatie van hun bedrijf zijn ze immers niet in staat om andere eisen te stellen aan een leverancier. Vanuit de ISO 9001:2015 norm wordt vooral gevraagd om na te denken over de eisen die je stelt aan een leverancier. Het is daarbij niet de bedoeling dat je onredelijke eisen stelt die voor jouw organisatie niet eens haalbaar zijn.

Wanneer je als opdrachtgever eisen stelt aan een leverancier, dan is het natuurlijk ook zaak om de prestaties van je leveranciers te monitoren. Allereerst is het van belang om te kijken welke leveranciers kritisch genoeg zijn om te beoordelen. Je moet er als organisatie namelijk voor zorgen dat het beoordelen van je leverancier(s) daadwerkelijk toegevoegde waarde oplevert voor je organisatie. Je moet immers geen leveranciersbeoordeling gaan doen omdat ‘het moet vanuit ISO’.

Het is aan jou om de leverancier van je koffiebonen en je printpapier te gaan beoordelen, maar je kunt jezelf afvragen wat dit voor zin heeft? Uiteraard is dit met een knipoog opgeschreven. Als je koffiebonen namelijk niet meer smaken, dan stap je heel makkelijk over naar een andere leverancier zonder dat jouw klanten daar last van hebben of iets van merken. Het is daarom belangrijk om eens kritisch te kijken naar de leveranciers die cruciaal zijn voor het leveren van een kwalitatief product of een kwalitatieve dienst aan je klant.

We hebben hier geen concreet leveranciersbeoordeling voorbeeld. Dat heeft een reden, want wat in veel organisaties gebeurt is het creëren van standaardlijstjes of een standaard leveranciersbeoordeling matrix die vervolgens, meestal net voordat de externe audit plaatsvindt, ingevuld worden voor iedere leverancier zodat er een leveranciersbeoordeling is uitgevoerd. Simpelweg omdat ‘het moet van ISO’. Dat is echter onzin! Je kan, mag en/of moet misschien wel iedere leverancier op een andere manier benaderen en beoordelen. Wanneer er harde kwalitatieve eisen aan een product hangen, dan kan een lijstje of leveranciersbeoordeling matrix handig zijn om de belangrijkste prestatie indicatoren van een leverancier te beoordelen.

Wanneer de leverancier meer als een partner fungeert waar veel zaken mee wordt gedaan, dan is het invullen van een standaardlijstje of matrix natuurlijk onzin. De zachte eisen – denk aan gedeelde normen en waarden, missie, visie, beleid etc. – wegen natuurlijk veel zwaarder in dit geval. Met deze ‘leveranciers’ heb je wekelijks of misschien zelfs wel dagelijks contact. Zijn de gesprekken en evaluaties die je tussentijds met deze leveranciers hebt niet veel meer waard dan een ingevuld lijstje als leveranciersbeoordeling of een matrix?

Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden voor het beoordelen van een leverancier. Het belangrijkste van dit alles is dat je jezelf als organisatie open moet stellen om te leren van goede en slechte ervaringen met leveranciers. Wanneer je als organisatie de resultaten van je leverancier monitort, dan zet je de eerste stap voor het continu verbeteren van je inkoopproces. Door de beoordelingen en evaluaties van leveranciers met de directie te bespreken en van daaruit acties op te stellen ga je op zoek naar verbeteringen in je inkoopproces. En dat is precies waar het om draait! Uiteraard kun je vervolgens een leveranciersbeoordeling methode of leveranciersbeoordeling criteria hanteren als hulpmiddel. Het is immers zaak dat je houvast hebt, zodat je een bepaalde structuur aanbrengt.

Uiteraard hebben wij wel een leveranciersbeoordeling voorbeeld beschikbaar. Wil je dit ontvangen of hierover eens sparren? Laat het ons gerust weten. Wij helpen je graag.

Wil je meer weten over hetgeen dat de ISO 9001 norm vraagt met betrekking tot leveranciersbeheersing of een voorbeeld leveranciersbeoordeling ISO 9001 ontvangen? Neem dan gerust contact met ons op! Onze adviseurs staan je graag te woord en denken graag met je mee over het inrichten van leveranciersmanagement binnen jouw organisatie.