LEAN en ISO 9001: 5 voorbeelden van synergie

Je wilt de prestaties van je organisatie verbeteren. ISO 9001 en LEAN zijn internationaal de twee meest gekozen managementmethoden om dit te realiseren. In dit artikel zoomen we in op de verschillen tussen beide en geven we 5 punten van overlap tussen LEAN en ISO 9001.

Het meest belangrijke verschil is dat:

In de praktijk is er veel overlap tussen ISO 9001 en LEAN. Heb je één van de werkwijzen al in je bedrijf, dan is de ander eenvoudiger realiseerbaar. Heb je daar vragen over? Lees dan verder, of neem gerust contact met ons op.

Hieronder 5 punten van overlap en synergie tussen ISO 9001 en LEAN:

Beide systemen hebben klantgerichtheid als basisprincipe. ISO 9001 door het bepalen van eisen van belanghebbenden (dus ook klanten) en specifieke monitoring op klanttevredenheid. LEAN als basisprincipe: de klant wil een bepaald product (wellicht op een bepaalde manier, dat noemen we dan dienstverlening) op een bepaald moment.

Beide systemen nemen dit als uitgangspunt, beide werken aan verhoging van de klanttevredenheid. En ook binnen LEAN mag je verder gaan dan basisproductie – je hoeft geen commodity te zijn, mag kansen pakken en ‘exciters’ (zie het model van Kano) creëren. LEAN invoeren is dus, net zoals ISO 9001, niet alleen van de werkvloer: ook sales en marketing kunnen het goed gebruiken.

Voor beide systemen geldt: het praktische begin van wat je organisatie wil kunnen leveren staat al in je offerte/opdrachtbevestiging. Daarin staat wat je moet doen, meestal inclusief leverdatum (belofte). Richt je daar dus op. Als je kunt bewijzen dat je dat goed doet, dan is de belangrijkste slag gemaakt.

LEAN kent de VSM (Value Stream Map; waardestroom), ISO 9001 kent een procesbenadering waarbij je de volgorde en interacties van processen moet vaststellen en moet zorgen voor een doeltreffende uitvoering.

Beide methoden leiden tot ongeveer het volgende plaatje (eenvoudig voorbeeld uit CAN Academy opleidingsmateriaal):

LEAN analyseert in de VSM binnen elk proces de nuttige en nutteloze tijd en tussen de processen de wachttijd en tussenvoorraad. Met als doelstelling dit te verbeteren en uiteindelijk flow en pull (soepele doorstroming en vraaggestuurd produceren) te bereiken.

ISO 9001 heeft als doelstelling te zorgen dat elke stap betrouwbaar functioneert… én geeft aan dat je verdere doelstellingen kan hebben voor die processen – en die kunnen dus hetzelfde zijn als je LEAN VSM.

Hier zijn beide systemen hetzelfde: meten is weten. In beide systemen bepaal je zelf wat je wilt weten, dit kunnen kwaliteitsindicatoren maar ook bedrijfseconomische indicatoren zijn. Winst, marge, on-time delivery, productiviteit, bezettingsgraad, faalkosten, foutpercentage, doorloopsnelheid – zo lang je ze maar SMART opstelt – Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden.

Eén van de meest bekende onderdelen van LEAN is 5S – een methode die leidt tot een doelgerichte, schone en overzichtelijke werkplek. Het is daarmee een specifiek middel om te bereiken wat ISO 9001 wil (in pararaaf 7.1: middelen), een geschikte omgeving met de juiste uitrusting. Dat maakt 5S ook een zeer geschikt LEAN instrument om toe te passen als je organisatie al ISO 9001 is gecertificeerd. Het levert dan prestatieverbetering op de werkvloer en een vanaf de werkvloer gedragen professionele cultuur met trotse medewerkers.

Continu verbeteren zit in de kern van beide systemen. In LEAN Six Sigma (de combinatie van LEAN met statistische technieken om nog verder perfectie op te zoeken) heet het DMAIC. Beide systemen zijn flexibel (ISO 9001 is in de loop der jaren steeds minder een handboek-norm geworden en steeds meer een ‘wij werken zo’ norm). Er zit een verschil in focus. Waar ISO zich steeds bezighoudt met de op dat moment belangrijkste risico’s en kansen, is LEAN meer bezig met kleine, snel renderende stappen met steeds hetzelfde doel: verminderen van verspillingen. Die twee zienswijzen bijten elkaar niet: het is “en-en”, niet “of-of”.