Laat je KAM-coördinator in dienst van je organisatie(doelen) werken

Wat betekent de KAM-coördinator voor jouw organisatie? En levert dat jouw organisatie de meeste toegevoegde waarde op? Hoe kun je de KAM-coördinator nog meer in zijn of haar kracht zetten? Allerlei vragen die je jezelf als directie of MT van een organisatie moet stellen om het meeste te kunnen halen uit deze functie. In dit artikel vertellen we hoe je jouw KAM-coördinator kunt helpen zodat het uiteindelijk het meeste oplevert voor je organisatie.

De meeste KAM-coördinatoren hebben doorgaans een achtergrond op het gebied van arbo & veiligheid, kwaliteit en/of milieu. Hoe een dergelijke persoon zijn rol invult of wat ervan verwacht wordt verschilt per type organisatie en is ook afhankelijk van de grootte van een organisatie. Bij kleine bedrijven zie je vaak dat de KAM-taken neventaken zijn van iemand die hoofdzakelijk een andere functie heeft, waar het bij middelgrote bedrijven vaak juist een volwaardige functie is. Bij hele grote bedrijven zie je zelfs hele KAM-afdelingen met meerdere KAM-medewerkers. Ongeacht hoe ‘groot’ de rol van de KAM-coördinator is binnen je organisatie; je kunt er als directie of MT voor zorgen dat de KAM-coördinator fungeert als een onmisbare steunpilaar voor de organisatie.

Regelmatig ontstaan er binnen organisaties discussies over de vraag wat de toegevoegde waarde is van een KAM-coördinator. Dat hangt sterk samen met de rol die een dergelijke persoon vervult binnen de organisatie. Is de KAM-coördinator iemand die allerlei taakjes doet om uiteindelijk die certificering binnen te hengelen of is het een spin in het web die coördineert, adviseert en structureel bijdraagt aan optimalisatie ter realisatie van de bedrijfsdoelen en beoogde groei? Een KAM-coördinator kan enorme toegevoegde waarde hebben voor een organisatie. Hij of zij kan zelfs een sleutelpositie vervullen met betrekking tot groei van je organisatie, maar dan moet deze persoon wel de tijd, ruimte en draagvlak daarvoor krijgen. En juist dat kun je als directie- of MT-lid sterk beïnvloeden.

Een ISO-certificaat is mooi meegenomen voor je imago, je concurrentiepositie en natuurlijk bij aanbestedingen. ISO kan echter nog zoveel meer voor je organisatie betekenen. Het is dan wel zaak dat je ISO en het bijbehorende managementsysteem laat werken voor je organisatie, als middel, en dat je organisatie niet werkt voor het doel ISO. Dat geldt ook voor de KAM-coördinator; je moet hem of haar laten werken in dienst van je doelen en niet het vervullen van de functie een doel op zich laten zijn.

Waar KAM vroeger in veel organisaties synoniem was voor het schrijven van handboeken en werkprocedures wordt er binnen veel organisaties gelukkig nu ingezien dat de taken van de KAM-coördinator kunnen bijdragen aan het realiseren van bedrijfsdoelen en groei. Met de komst van de nieuwe generatie ISO-normen staan de context en het kwaliteitsmanagementsysteem centraal en daardoor zijn de KAM-activiteiten veel meer geïntegreerd in allerlei bedrijfsactiviteiten. De KAM-coördinator is daardoor dagelijks bezig met continue verbetering van de organisatie en onderliggende werkprocessen. Tenminste, dat zou zo moeten zijn. Hieronder een drietal tips die je als directie of MT in kunt zetten om dat te realiseren:

1. Creëer draagvlak voor de KAM-coördinator
Een KAM-coördinator kan zijn of haar taken niet alleen realiseren, daar is hulp voor nodig van zowel collega’s als het management. Als directie of MT kun je sterk bijdragen aan het creëren van intern draagvlak voor de KAM-coördinator. Dat kan door de KAM-coördinator te betrekken bij allerlei processen, projecten en activiteiten. Daarmee maak je aan de rest van de organisatie duidelijk dat de KAM-coördinator een centrale positie heeft binnen de organisatie en dat KAM geen ‘eilandje’ op zich is. Daardoor nemen andere medewerkers de activiteiten van de KAM-medewerker veel eerder serieus.

Meer draagvlak creëren kan ook door de prestaties van de KAM-coördinator meetbaar te maken en de progressie ervan in kaart te brengen. Laat de rest van de organisatie zien waar het werk van de KAM-coördinator toe leidt. Geef de KAM-coördinator een podium en laat hem of haar regelmatig waardevolle inzichten delen aan de rest van de organisatie in bijvoorbeeld een presentatie aan het hele bedrijf of direct betrokkenen.

Op basis van, meetbare, inzichten kan de KAM-coördinator tevens advies uitbrengen aan collega’s om hen te helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden. De KAM-coördinator werkt bovendien met allerlei afdelingen samen en kan de samenwerkingen tussen afdelingen dus bevorderen. Ook kan hij of zij ervoor zorgen dat processen beheerst worden uitgevoerd, gestroomlijnder plaatsvinden en dat optimalisaties in kaart worden gebracht. Het creëren van meer draagvlak voor je KAM-coördinator is daardoor een win-win situatie voor iedereen in de organisatie.

2. Betrek de KAM-coördinator bij MT-meetings
KAM-activiteiten zijn geen op zichzelf staande activiteiten, maar dienen geïntegreerd te zijn in de processen van de organisatie. De doelen van de KAM-coördinator en het kwaliteitsmanagementsysteem dienen geïntegreerd te zijn met de bedrijfsmissie, -visie en -strategie. Daarnaast houdt de KAM-coördinator zich bezig met het in kaart brengen van de context van de organisatie en heeft deze in beeld wat de relevante kansen en risico’s zijn. Met het oog op deze redenen is het absoluut niet gek dat een KAM-coördinator een adviserende rol vervult bij een MT-meeting. Zijn/haar kennis en inzichten zijn waardevol bij beslissingen omtrent strategie, businessmodellen, PMC’s ed.

Uit een ISO-traject komt doorgaans een verzamellijst met verbeteracties die gemanaged dienen te worden. De KAM-coördinator kan een belangrijke rol vervullen bij het managen van deze acties. Hij of zij kan taken uitzetten, deadlines bewaken, voortgang monitoren en verdere structuur aanbrengen. Wanneer deze verbeteracties structureel aan bod komen in bijvoorbeeld een MT-overleg blijven ze actueel en onder de aandacht. Bovendien is het dan ook mogelijk om sneller beslissingen te nemen.

3. Laat de KAM-coördinator je werk uit handen nemen
Als directie- of MT-lid heb je het druk met de dagelijkse gang van zaken, met het aansturen van het bedrijf, met je medewerkers tevreden houden en ga zo nog maar even door. Eigenlijk heb je altijd te weinig tijd. Om die reden is het slim om bepaalde zaken uit te besteden aan je personeel, zoals de KAM-coördinator. Bovendien vraagt de ISO-norm toch al om betrokkenheid van directie bij een heleboel zaken. Als je jezelf er als directie dan toch al mee moet bemoeien, dan kun je dat maar beter zo optimaal mogelijk doen en het in je voordeel laten werken!

Zo is het vanuit de ISO-norm bijvoorbeeld vereist dat er een directiebeoordeling ingevuld dient te worden. Dat wil echter niet zeggen dat je dit als directie allemaal zelf moet bedenken en uit moet voeren. Door je KAM-coördinator hier actief bij te betrekken kan je veel werk uit handen worden genomen. Hij of zij heeft een goed beeld van de context, risico’s en kansen waardoor de directiebeoordeling sneller kan worden ingevuld. Hij of zij kan je snel voorzien van een passend advies en je (deels) ontzorgen bij de invulling ervan. Zo ben je er minder tijd aan kwijt en is tevens geborgd dat het goed zit met de opvolging ervan.

Heb je al eens nagedacht over de rol en toegevoegde waarde van de KAM-coördinator binnen jouw organisatie? Bij CertificeringsAdvies Nederland zijn we gespecialiseerd in de implementatie van ISO-normen en denken we graag mee over hoe je de eisen en richtlijnen uit de norm zo praktische mogelijk kunt toepassen voor jouw organisatie. Vanuit die ervaring kunnen wij je ook helpen bij het invullen van de rol van de KAM-coördinator, specialistisch(e) advies en ondersteuning bieden of zelfs bepaalde KAM-zaken uit handen nemen door een stukje outsourcing. Wil je eens met ons sparren? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs staan voor je klaar!