Zorgsector

Kwaliteitszorgsysteem

Als zorgaanbieder is je belangrijkste doel natuurlijk om goede zorg te leveren. Het verbeteren van je bedrijfsprocessen met behulp van een kwaliteitszorgsysteem kan je daarbij helpen. Maar hoe pak je dat aan? En welke instrumenten/tools kun je inzetten om je zorgverlening te verbeteren? In dit artikel vertellen we je alles over het kwaliteitszorgsysteem en hoe je het kunt opzetten!

Ruggengraat van je organisatie

Wat is een kwaliteitszorgsysteem?

Het kwaliteitszorgsysteem kun je zien als de ruggengraat van je organisatie. Het biedt je de handvatten om de kwaliteit van je zorg op een structurele manier te verbeteren. Het helpt je daarnaast om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, externe eisen en interne eisen die je binnen je organisatie opstelt. Vanuit het Nederlandse Normalisatie Instituut (NEN) zijn verschillende nationale- en internationale normen opgesteld. Bij het opzetten van een kwaliteitszorgsysteem kies je daarom een norm die bij je organisatie past. Denk bijvoorbeeld aan HKZ, ISO 13485, ISO 9001 voor de zorg. De richtlijnen van deze normen vormen dan uiteindelijk de basis voor het opstellen van je managementsysteem.

Voor je op een rij

De voordelen van een kwaliteits-zorgsysteem

Het verbeteren van je bedrijfsprocessen met behulp van een kwaliteitszorgsysteem brengt verschillende voordelen met zich mee. We hebben het voor je opgesomd:

Je laat zien dat je goede zorg levert;
Het heeft commerciële waarde;
Je straalt vertrouwen uit;
Toekomstige medewerkers zien dat je zaken op orde zijn en dat er is nagedacht over alles wat je doet;
Het biedt rust doordat je gaten binnen je organisatie kunt veroorloven zonder dat het ten koste gaat van het leveren van je zorg;
Je voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Een kwaliteitszorgsysteem opzetten

Een kwaliteitszorgsysteem kun je opzetten met behulp van de Plan, Do, Check, Act (PDCA) cyclus. De PDCA-cyclus is zelfs cruciaal om te achterhalen welke doelstellingen je hebt, welke prestatie-indicatoren (KPI’s) daarop aansluiten en welke acties je moet ondernemen om je doelen te behalen/bij te sturen. Met behulp van deze cyclus onderneem je actie op je verbeterpunten en pak je risico’s op tijd aan. Daarmee komt een proces van continu verbeteren op gang, waardoor je zorg iedere dag weer naar een hoger niveau wordt getild. Hierbij is het uitgangspunt dat je zo dicht mogelijk bij je eigen organisatie blijft, want het is natuurlijk handig om afspraken te maken op een manier die je organisatie nu al gewend is. Daarnaast draagt het kwaliteitszorgsysteem bij aan efficiënter werken en beter beheerste bedrijfsprocessen.

De PDCA Cyclus in de HKZ-norm

KPI’s

Meetinstrumenten van een kwaliteits-zorgsysteem

Bij het implementeren van een kwaliteitszorgsysteem is het ook belangrijk om de kwaliteit van je zorg te meten. Dat kan met behulp van verschillende meetinstrumenten:

KPI’s
Feedback van cliënten
Feedback van medewerkers

Het opstellen van prestatie-indicatoren is een bruikbaar instrument om de kwaliteit van je zorg te meten. Deze indicatoren stel je zelf op, op basis van je eigen organisatie. Je kunt hierbij bijvoorbeeld kijken naar je missie, visie of klantbeloften. Maak je deze waar? En hoe meet je dat? Met behulp van doelstellingen kun je eenvoudig meten of je opgestelde doelstellingen ook daadwerkelijk worden behaald.

Een HKZ kwaliteitszorgsysteem opzetten met behulp van KPI’s

Daarnaast is feedback van je cliënten ook een hulpmiddel bij het meten van de kwaliteit van je zorg. Je kan dit bijvoorbeeld verzamelen met behulp van een klanttevredenheidsonderzoek. Je ontvangt hiermee waardevolle feedback over je prestaties, waar je vervolgens actie op kunt ondernemen. Deze feedback hoeft echter niet alleen vanuit cliënten te komen, maar kan ook bij je medewerkers worden verzameld. Zij hebben dagelijks contact met je cliënten en hebben ook hun eigen inzichten. Een mogelijk resultaat hieruit kan bijvoorbeeld zijn dat je werkwijze efficiënter ingericht kan worden waardoor je uiteindelijk weer kosten bespaart.