Kwaliteitsmanagement met ISO 9001? Met deze 5 tips creëer je intern draagvlak!

Als kwaliteitsmanager sta je vaak voor een grote uitdaging; je wilt het kwaliteitsmanagement binnen je organisatie naar een hoger niveau tillen, maar bent voor veel werkzaamheden sterk afhankelijk van anderen binnen je organisatie. En juist die ‘anderen’ zijn niet altijd even behulpzaam, aangezien werkzaamheden met betrekking tot kwaliteit in hun ogen tijdrovend zijn en daarnaast geld en energie kosten. De kunst is om anderen in de organisatie mee te krijgen op jouw missie. Maar hoe creëer je dat interne draagvlak voor ISO 9001? In dit blogartikel geven we je 5 handige tips.

Als kwaliteitsmanager heb je vaak een coördinerende en ondersteunende rol binnen de organisatie. Je bent doorgaans niet in de positie om in je eentje beslissingen te nemen over door te voeren maatregelen. Om die reden is het dus zaak dat je intern draagvlak creëert voor kwaliteitsmanagement, zodat anderen het belang ervan inzien en je willen ondersteunen op weg naar je doelen. Intern draagvlak is bij ISO 9001 dan ook het sleutelwoord dat kan leiden tot verandering, verbetering en het behalen van successen op het gebied van kwaliteitsmanagement. Maar hoe maak je collega’s en het management warm voor kwaliteitsmanagement en hoe zorg je ervoor dat zij input leveren en je helpen met het continu verbeteren van de organisatie? Dat lees je in onderstaande tips.

Kwaliteitsmanagement dient waarde toe te voegen aan de organisatie. Om er ook daadwerkelijk voor te zorgen dat dit het geval is en dat het kwaliteitsmanagementsysteem bijdraagt aan de groei van de organisatie, is het erg belangrijk dat het management het belang ervan inziet en dit uitdraagt naar de rest van de organisatie. Niet alleen bij de start van een kwaliteitsmanagementtraject, maar continu.

Om kwaliteitsmanagement onder de aandacht te houden bij het management is het enerzijds van belang om hen op de hoogte te houden van alle factoren die groei kunnen bevorderen en anderzijds van factoren die de continuïteit van de organisatie in de weg staan. Breng kansen, issues en risico’s in kaart en laat het management inzien wat de impact hiervan is op de organisatie. Onderbouw alles met goede argumenten en draag mogelijkheden voor verbeteringen aan. Door alles inzichtelijk en concreet te maken, creëer je draagvlak voor investeringen, verbeteringen en veranderingen binnen de organisatie.

ISO 9001 draagvlak begint bij duidelijkheid. Om kwaliteitsmanagement de juiste plek te geven in de organisatie is het allereerst van belang dat de rol van de kwaliteitsmanager duidelijk wordt gedefinieerd en gecommuniceerd. Als kwaliteitsmanager heb je namelijk een coördinerende rol op het gebied van kwaliteit en dat wil dus niet zeggen dat alle onderwerpen en taken rondom kwaliteit dus maar op jouw bordje komen te liggen. Althans, niet uitvoerend. De invulling en effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem is de verantwoordelijkheid van de hele organisatie en niet alleen die van de kwaliteitsmanager.

Om de rol van de kwaliteitsmanager goed af te kaderen is het zaak dat deze samen met de directie wordt gedefinieerd, zodat duidelijk is wat de taken en verantwoordelijkheden zijn. Op die manier worden werkzaamheden geborgd en wordt er richting de rest van de organisatie duidelijkheid gecreëerd over de rol van kwaliteitsmanagement. Daardoor begrijpen collega’s wat het inhoudt en zijn zij eerder bereid om je te faciliteren. Bovendien wordt de functie op deze manier door het management gedragen, waardoor anderen eerder geneigd zijn om te luisteren. Is dat namelijk niet het geval, dan zal kwaliteitsmanagement een eilandje zijn waar weinig gehoor aan wordt gegeven.

Om collega’s het belang van kwaliteitsmanagement in te laten zien, is het allereerst zaak dat je laat zien hoe inspanningen op het gebied van kwaliteit strategisch kunnen bijdragen aan de groei van de organisatie. Veel van deze verbeteringen zijn namelijk afdelingsoverstijgend en hebben impact op verschillende afdelingen en personen binnen de organisatie.

Wanneer collega’s het belang van kwaliteitsmanagement inzien, kun je hen mee laten denken bij het opstellen van doelen om verbetering in gang te zetten. Doordat de doelen gezamenlijk worden opgesteld voelen mensen zich betrokken en daardoor creëer je intern draagvlak voor ISO 9001. Daarnaast kun je vanuit de rol als kwaliteitsmanager de samenwerking tussen verschillende afdelingen bevorderen om samen het gezamenlijke doel te realiseren. En zodra het zover is, vergeet dan niet om de successen met je collega’s te delen. Zo zien zij ook dat het daadwerkelijk effect heeft.

Bij kwaliteitsmanagement hoort een stukje vastlegging. Denk daarbij aan het vastleggen van afspraken en werkwijzen en het beschrijven van processen. Wanneer je collega’s en het management deze administratie zelf moeten doen ervaren ze dat als een last. Dat vormt dan vaak de reden om niet mee te werken aan jouw kwaliteitsinspanningen. Als kwaliteitsmanager doe je er daarom goed aan om het je collega’s zo makkelijk mogelijk te maken.

Hoe doe je dat? Reik je collega’s bijvoorbeeld zoveel mogelijk handvaten en formats aan, zodat het hen weinig moeite kost. En wanneer er genotuleerd of geadministreerd moet worden, kun je denken aan het inzetten van een managementassistent. Op die manier hoeven collega’s dit allemaal niet zelf te doen en loop je veel minder risico dat ze de taken met betrekking tot kwaliteitsmanagement links laten liggen.

Lukt het je als kwaliteitsmanager in een organisatie niet om voldoende draagvlak te creëren? Dan kun je er altijd nog voor kiezen om extern advies in te zetten. Waarom? Simpelweg omdat vreemde ogen dwingen. Doorgaans is het in veel organisaties zo dat extern advies van een onafhankelijke partij eerder ter harte wordt genomen, dan advies vanuit de eigen organisatie. Extern advies kan daarom prima bijdragen aan het creëren van draagvlak bij het management en de rest van de organisatie. Extern advies heeft daarnaast nog een aantal andere voordelen:

Wil je aan de slag met ISO 9001? Of wil je kwaliteitsmanagement binnen je organisatie naar een hoger niveau tillen? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag op weg!