Kwaliteitsmanagement als basis voor een complementair managementsysteem
Een complementair managementsysteem implementeren? Hoe richt je daar als organisatie zaken voor in zodat het ook daadwerkelijk toegevoegde waarde biedt? Start met kwaliteit, een uitstekende basis om op verder te bouwen!
Thijs Blom is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Thijs is altijd op zoek naar nieuwe uitdagingen en kijken naar hoe het goede uitstekend kan worden!
thijs@certificeringsadvies.nlJe hebt er vast wel eens over gehoord: een ISO-certificering. Een organisatie wil aan de slag met de implementatie van een managementsysteem, maar weet eigenlijk niet volgens welke ISO-norm(en) en waar men moet beginnen. Het optuigen van en werken met een managementsysteem kan klinken als een grote verandering voor je organisatie die veel vraagtekens oproept. In dit artikel leggen we je uit waarom kwaliteitsmanagement in dat geval het meest voor de hand liggende uitgangspunt is. Een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten is namelijk de perfecte basis om op voort te boorduren.
Kwaliteit: het sleutelwoord
Bij vrijwel elke organisatie is ‘kwaliteit’ een sleutelwoord. Dit hoor je doorgaans in alle lagen van de organisatie terugkomen. Het maakt daarbij niet uit of je softballen produceert of advies geeft over tuinontwerpen; het draait allemaal om kwaliteit (leveren).
En dat is precies de reden waarom het opzetten van en werken met een kwaliteitsmanagementsysteem voor iedere organisatie toegevoegde waarde oplevert. Wanneer je namelijk een managementsysteem conform ISO 9001:2015 inricht, dan:
- Denk je vanuit de context en doelstellingen van je organisatie na over risico’s en kansen;
- Speel je in op klanteisen en -wensen;
- Voldoe je aan geldende wet- en regelgeving;
- Verhoog je de klanttevredenheid;
- Verlaag je de kosten;
- Is er hogere betrokkenheid onder medewerkers;
- Geoptimaliseerde bedrijfsprocessen en hogere efficiëntie;
- Focus op continue verbetering.
De focus ligt op het borgen van kwaliteit door bijvoorbeeld in- en uitgangscontroles van de grondstoffen en producten, maar ook door continue verbetering en een duidelijke structuur.
Harmonized Structure: integratie van verschillende normen in één systeem
Sinds 2012 wordt iedere ISO-managementsysteemnorm opgezet volgens de High Level Structure (HLS). Vanaf mei 2021 is de ‘nieuwe HLS’ gepubliceerd, onder de nieuwe naam ‘Harmonized Structure’. Los van de benaming, komt het erop neer dat de structuur waarop de nieuwe generatie ISO-normen is gebaseerd bestaat uit een zogenaamde uniforme standaardopbouw voor managementsysteemnormen. Dankzij de H(L)S is integrale bedrijfsvoering mogelijk.
De nieuwste versies van managementsysteemnormen (ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 22000 etc.) zijn ontwikkeld volgens het zogenaamde ‘Plug-in model’. Dat houdt in dat er een uniforme structuur is waarin kernelementen apart van de normen worden vastgelegd. Alle normen sluiten aan op die kernelementen en worden zo als het ware ingeplugd op die structuur. Hierdoor is de integratie van verschillende normen een stuk eenvoudiger.
Lees ook: Wat is de HLS bij ISO normen en wat zijn de voordelen?
KMS als basis voor een complementair managementsysteem
De onderwerpen die in een kwaliteitsmanagementsysteem terugkomen liggen dicht bij de dagelijkse activiteiten van een organisatie. Bij het optuigen van een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS), wordt namelijk ingezoomd op de (bedrijfs)processen, het kloppend hart van een organisatie. Het is belangrijk om deze te kennen, te beheersen en te optimaliseren.
Wanneer je dit alles inricht, dan ben je op een punt aangekomen waarop het makkelijker is om je managementsysteem uit te breiden met andere ISO-normen, omdat binnen andere ISO-normen vergelijkbare vereisten zitten als in de ISO 9001 norm. Doordat je basis-managementsysteem al staat, is het makkelijker om dit uit te breiden met andere systemen zoals voedselveiligheid (food), veiligheid of milieu-gerelateerde thema’s.
In je organisatie is, door het opzetten van een managementsysteem conform ISO 9001, al veel kennis aanwezig van de (kritieke) processen en de manier waarop producten of diensten gerealiseerd worden. In de basis kan dus al rekening worden gehouden met bijvoorbeeld de hygiëne (food), milieu, of veiligheid-impact. Vaak kan met behulp van een kleine aanvulling op de huidige processen al voldaan worden aan de extra vereisten vanuit andere (ISO) normen (bijvoorbeeld ISO 14001, ISO 22000, ISO 45001 etc.). De extra onderwerpen en eisen die een nieuw thema met zich meebrengt, zijn vaak goed in te passen in het reeds opgezette kwaliteitsmanagementsysteem.
Praktijkvoorbeeld: ISO 9001 KMS als basis voor ISO 14001 managementsysteem
Om e.e.a. nog wat te verduidelijken, hierbij nog een voorbeeld uit de praktijk:
Klant X heeft al een bestaand managementsysteem ingericht volgens ISO 9001. Zij schakelden de hulp van CertificeringsAdvies Nederland in met als doel verbeteren op de milieuaspecten van de productie door middel van het behalen van ISO 14001. Doordat de klant het KMS al in had gericht en daarmee al kennis had van de inventarisatie van interne en externe issues en de klanteisen, was het eenvoudig om het managementsysteem uit te breiden met een extra norm. De productieprocessen waren reeds in kaart gebracht voor kwaliteit (conform ISO 9001), waardoor hier op een makkelijke manier de milieuaspecten aan konden worden gekoppeld. Het kwaliteitsmanagementsysteem fungeerde als uitstekende basis voor uitbreiding naar andere normen, in dit geval ISO 14001. Het complementaire managementsysteem, met toegevoegde waarde voor de organisatie, werd daarmee een feit.
Aan de slag met kwaliteit(smanagement)?
Wil jij aan de slag met kwaliteitsmanagement? Het implementeren van een (kwaliteits)managementsysteem? En/of de integratie van ISO 9001? Of andere ISO-normen. Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag.
Thijs Blom is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Thijs is altijd op zoek naar nieuwe uitdagingen en kijken naar hoe het goede uitstekend kan worden!
thijs@certificeringsadvies.nl
Til kwaliteit naar een hoger niveau!
Met advies, ondersteuning en/of training!
- Sparren op niveau
- Diverse mogelijkheden
- Snel, pragmatisch
