Kosten VCA certificering: waar moet ik rekening mee houden?

VCA kosten: hoe zit dat? Wanneer je als organisatie VCA wilt behalen, dan dien je met verschillende kosten rekening te houden. De VCA certificaat kosten kunnen namelijk per organisatie verschillen, omdat deze afhankelijk zijn van een aantal factoren zoals:

Wat gaat een bedrijf VCA certificeren kosten? Goede vraag dus! We leggen iedere factor hieronder voor je uit, zodat je zelf een beeld krijgt van de kosten waar je rekening mee dient te houden. Mochten er aanvullende vragen zijn, laat het ons dan gerust weten. Ook is het mogelijk om een VCA offerte aan te vragen, vrijblijvend en op maat voor jouw organisatie!

Zoals in de inleidende alinea al is verteld, hangen de VCA bedrijfscertificaat kosten af van een aantal factoren:

Een belangrijke factor is de huidige stand van zaken binnen je organisatie. Heb je al zaken opgetuigd rondom veilig en gezond werken? Is er al een handboek of systeem? Of moet je echt vanaf de grond af aan alles opbouwen? Vanzelfsprekend vallen de kosten voor een VCA certificaat behalen hoger uit als je vanaf nul moet starten, dan wanneer je al een en ander hebt opgetuigd.

Een drietal factoren die van invloed zijn op de VCA kosten, zijn de grootte van de organisatie, de complexiteit van de organisatie en/of de diensten/producten en het aantal locaties. Een organisatie met één vestiging, enkele mensen in dienst welke maar één specifiek product maakt en levert, zit vanzelfsprekend eenvoudiger in elkaar, met minder risico’s op gebied van veiligheid, dan een grote organisatie met veel mensen in dienst, over meerdere locaties verspreid en een aanbod van allerlei verschillende producten en diensten (en daarmee samenhangend processen en productielijnen). Zoals je begrijpt vallen de kosten in dat laatste geval hoger uit.

Om als organisatie het VCA certificaat te behalen dienen de betrokken medewerkers individueel een VCA-persoonscertificering te behalen. Indien je medewerkers deze certificering nog niet bezitten dien je daarom rekening te houden met de kosten voor een VCA basis training of VCA VOL training. De kosten hiervoor zijn afhankelijk van de rol van de medewerker in de organisatie. Daarnaast is het bepalend of de opleiding klassikaal of incompany wordt gevolgd.

Let op: Wanneer je in het bezit bent van een diploma Middelbaar Veiligheidskundige (MVK)- of Hoger Veiligheidskundige (HVK), ben je vrijgesteld voor VCA Basis en VCA VOL en heb je deze kosten niet.

Het behalen van een VCA certificering heeft veel raakvlakken met de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E):

Wanneer je aan de slag gaat met het behalen van VCA, dan is het dus slim om gelijk de Arbo-RI&E uit te laten voeren. Zo ben je in één keer klaar en voldoe je aan de (Arbo)wet.

Veel organisaties schakelen een adviesbureau, zoals CertificeringsAdvies Nederland, in ter begeleiding naar het VCA-certificaat. De kosten voor de begeleiding zijn per organisatie verschillend. Dat hangt samen met hetgeen wat je in huis doet en hetgeen dat je uitbesteedt:

VCA uitbesteden of niet? Het hangt af van het type organisatie en de aanwezige kennis. Sommige organisaties hebben behoefte aan intensieve begeleiding, waarbij een (externe) adviseur (een deel van) de werkzaamheden rondom VCA uit handen neemt. Andere organisaties kiezen juist voor begeleiding op hoofdlijnen, waarbij de (externe) adviseur een coachende rol aanneemt. In ieder geval: zorg ervoor dat je bij het bepalen van de mate van begeleiding rekening houdt met de indirecte (interne) kosten. De werkzaamheden die in huis worden uitgevoerd, kosten namelijk ook gewoon tijd en geld (en gaan vaak ten koste van andere taken). Na wat plussen en minnen, kan het zomaar zijn dat uitbesteden zelfs voordeliger blijkt te zijn!

Na het doorlopen van het VCA-traject worden de inspanningen getoetst door een Certificerende Instantie (CI). Enkel een CI is namelijk bevoegd om een (externe) certificeringsaudit uit te voeren en uiteindelijk het VCA certificaat uit te reiken. Ook voor het in de hand nemen van een CI moet je een post opnemen in de berekening voor de kosten VCA. Elke CI heeft een eigen projectaanpak en hanteert andere kosten. Wij adviseren daarom om een aantal VCA offertes op te vragen, zodat je een overwogen keuze kunt maken.

De VCA kosten zijn natuurlijk uit te drukken in geld, maar ook in tijd. Want hoeveel tijd ben je als organisatie nu eigenlijk kwijt aan VCA? Dat bespreek ik hieronder in meer detail.

Hoe lang duurt VCA behalen? Het is lastig om een exact tijdspad te noemen. Zo moet bijvoorbeeld eerst bepaald worden of jouw organisatie een VCA*, VCA** of VCA-P certificering wil of dient te behalen. Doordat de VCA-P norm meer eisen stelt aan de organisatie, kun je jezelf voorstellen dat dit iets meer voeten in de aarde heeft en dat het behalen daarvan dus meer tijd kost.

Naast bovengenoemde is de doorlooptijd van een VCA bedrijfscertificering ook afhankelijk van:

Dat zijn een heleboel factoren! Wanneer je organisatie al één en ander heeft opgezet op het gebied van veilig en gezond werken, dan gaat een VCA-traject natuurlijk sneller dan wanneer je organisatie vanaf nul moet starten. Des te meer er opgetuigd is.

Hoelang duurt VCA behalen? Is daar dan helemaal niets over te zeggen? Jawel, op basis van ervaringen is er uiteraard wel een indicatie te geven van de doorlooptijd van een VCA-traject. Gemiddeld wordt hier vier tot zes maanden voor aangehouden. Wanneer er sprake is van een groter en complexer traject, bijvoorbeeld VCA**, dan duurt dit doorgaans wat langer en kan het bijvoorbeeld tot 12 maanden duren.

Wat veel organisaties niet weten wanneer ze aan de slag gaan met een VCA certificering behalen, is dat er vanuit de VCA norm een bewijsperiode geëist wordt. VCA vraagt van iedere organisatie die wil certificeren om gedurende een periode van drie maanden aan te tonen dat de VCA norm in de praktijk wordt gebracht. Ofwel: om drie maanden volgens het opgezette VCA-systeem te werken. Dit wordt ook wel de ‘bewijsperiode’ genoemd. Daarna kun je het VCA-systeem laten toetsen. Na drie maanden kan een externe auditor namelijk beoordelen of alles in de praktijk goed functioneert. Uiteindelijk kun je het systeem laten certificeren door een onafhankelijke, certificerende instantie (CI). Kortom, hoe eerder de organisatie begint met het opbouwen van de vereiste bewijslast, des te eerder het certificaat behaald kan worden.

Het VCA certificaat is in the pocket. Dat was het dan? Nee, een VCA-traject is geen eenmalige exercitie. Veilig en gezond werken is niet iets dat je ‘even’ opzet, maar vraagt om een continu verbeterproces. De organisatie en de omgeving rondom de organisatie zijn altijd in beweging en dus moet je als organisatie continu alert zijn en inspelen op veranderende risico’s. Een VCA-systeem is geen statisch geheel, maar een procesmatige manier van werken die je continu dient te verbeteren.

Dat is precies de reden dat er na het behalen van een VCA-certificaat jaarlijks opvolgaudits plaatsvinden. Daarbij wordt gecontroleerd of je organisatie nog voldoet aan de VCA eisen en of er nog gewerkt wordt volgens het opgezette VCA-systeem. Middels deze interne en externe audits verzamel je ‘bewijs’ waarmee je kunt aantonen dat je ‘in control’ bent. Daarnaast bekijk je of er verbeterpunten mogelijk zijn waarop je jouw beleid, jouw doelstellingen en beheersmaatregelen weer gaat aanpassen.

Als een VCA certificaat een voorwaarde is voor een opdracht, is het begrijpelijk dat je het liefst direct VCA voor je bedrijf wilt behalen. Het komt dan ook nogal eens voor dat wij de vraag krijgen om ‘zo snel mogelijk’ een bedrijf helpen klaar te zijn voor VCA certificering. In de praktijk is ‘zo snel mogelijk’, zoals te lezen hierboven echter beperkt. Dit komt door de bewijsperiode. Het komt er dus op neer dat zo snel mogelijk minimaal 3 maanden duurt.

In de praktijk komen we vaak organisaties tegen die niet weten dat er een bewijsperiode van 3 maanden is voor VCA. Daarom stellen wij altijd een brief op richting de opdrachtgever waarin wij aangeven dat jouw organisatie binnen afzienbare tijd gecertificeerd zal zijn. Vaak blijkt dit voldoende te zijn om de opdracht te krijgen, of mee te mogen doen met de aanbesteding.

Zoals in dit artikel uiteengezet: de VCA kosten voor certificering zijn een optelsom van een heleboel factoren. Wil je meer informatie, eens sparren of direct aan de slag met VCA? Neem dan gerust contact met ons op of vraag, geheel vrijblijvend, een offerte op maat aan!