Klantcase Daily Fresh Food

Bij Daily Fresh Food staat kwaliteit hoog in het vaandel! De basis voor de organisatie werd in 1936 al gelegd met een slagerij in Maastricht en is inmiddels uitgegroeid tot totaalleverancier in de voedingsmiddelenindustrie met momenteel zo’n 350 medewerkers. Daily Fresh Food (DFF) draait om ‘better food, better life’. Om dat doel na te streven is de organisatie dagelijks serieus bezig met thema’s als Kwaliteit, Milieu en (Voedsel)veiligheid. Fer van Harn, Statutair directeur bij DFF: ‘Wij willen deze thema’s vanuit eigen discipline geborgd hebben in onze organisatie. Niet omdat de klant het wil. Om het in goede banen te (laten) leiden zijn we op zoek gegaan naar een soort mentorschap waarbij we zelf wel heel betrokken zouden blijven bij de implementatie van de normen. Dat mentorschap hebben we gevonden bij CAN, waarvan inmiddels drie adviseurs onze organisatie ondersteunen bij ons ISO 14001, ISO 22000 en ISO 45001 managementsysteem.’

Fer: ‘Als producent van voedsel krijg je natuurlijk al snel te maken met voedselveiligheid. Je krijgt de vraag vanuit klanten, de Nederlandse Voedsel- en Waren Autoriteit (NVWA) komt om de hoek kijken én we wilden zelf natuurlijk ook alles in orde hebben. Allereerst kwamen we bij HACCP uit. Daarna volgde ook de uitbreiding daarop: ISO 22000. Daar zijn we destijds samen met een bureau, dat gespecialiseerd is op het gebied van voedselveiligheid, mee aan de slag gegaan. Wat we daarvan geleerd hebben is dat je als directie er dan wel voor moet waken dat je geen ‘ISO 22000’ bedrijf wordt.

Een poosje daarna begon het thema Milieu & MVO namelijk een grotere rol te spelen. Allereerst kregen we de vraag naar Lean & Green en later werd dat ISO 14001. Onze huidige partner kon ons daarin niet ondersteunen omdat zij alleen gespecialiseerd waren op het gebied van voedselveiligheid. Daarom gingen we verder kijken en toen zijn we bij CertificeringsAdvies Nederland (CAN) uitgekomen. Martijn Jonkers (Adviseur bij CAN) heeft toen twee trainingen bij ons verzorgd. Het gevoel daarbij was goed, dus we besloten om CAN in te schakelen voor verdere ondersteuning bij de implementatie van de ISO 14001 norm.

Toen we eenmaal met ISO 22000 én ISO 14001 bezig waren, liepen we tegen verschillende struikelblokken aan. Voorbeeld: vanuit ISO 22000 moest de productiehal namelijk brandschoon zijn, dus maakten we schoon met chloorhoudende producten. Maar als je vanuit het ISO 14001 perspectief kijkt, dan rijmt dat natuurlijk niet met elkaar. Want chloor is slecht voor het milieu. En als je dan ook nog vanuit het veiligheidsperspectief kijkt, dan kan chloor in hoge concentraties ook nog eens een gevaar vormen voor de longen van de medewerkers. Kortom: de balans vinden tussen de normen is essentieel om het te laten werken en te integreren met elkaar.’ 

‘Wij proberen de ISO-normen zelf te verweven in een boomstructuur waarbij de stam altijd aan elkaar gelijk is. Dat is de basis. Uit die stam groeien allerlei takken: in ons geval de ISO 22000, ISO 14001 en ISO 45001. Je kunt je voorstellen dat de voedselveiligheidstak in een voedingsmiddelenbedrijf dikker is dan de milieutak. Bij een transportbedrijf zal die milieutak juist veel dikker zijn dan de voedselveiligheidstak, ook al transporteren zij af en toe wel eens een biefstuk. Je hoeft hierdoor maar één keer te beschrijven hoe een proces in elkaar zit en de toppen van de takken raken elkaar niet. Maar ze hebben allemaal wel dezelfde stevige basis. Hoe dichter je bij de stam komt, hoe algemener het wordt. En alles wat elkaar raakt moet je in het knooppunt vinden. Heb je het bijvoorbeeld over gasverbruik, dan zit dat in het topje van de ISO 14001. Het heeft te maken met milieumanagement, dus in de ISO 22000 tak zie je dat niet terugkomen. Dat onderwerp zit dus ver van de stam af’ vervolgt Fer. 

Martijn vult aan: ‘Toen ik startte bij DFF was er al best veel geregeld qua MVO. We zijn daar toen mee verder gaan werken in de richting die we op wilden. Het opstellen van een duurzaamheidsbeleid is als het ware een ent die je bindt met je ISO 9001 (stam) en ISO 14001 is de certificering daarvan. In het begin bemoeide ik me alleen met de ISO 14001 en niet met de ISO 22000. Maar door verloop van mensen kwam er een groot gat binnen DFF waardoor mijn rol veranderde naar projectleider. Rond die tijd kwam Tommy Yedidya bij CAN in dienst als Adviseur, gespecialiseerd op het gebied van Milieu & MVO. Hij ging toen verder met het ISO 14001 stuk binnen DFF.’

Fer: ‘Toen Tommy verder ging met de ISO 14001 norm, hebben we verschillende gesprekken gehad over hoe we op een gegeven moment de ISO 14001 en de ISO 22000 norm samen konden brengen in de boomstructuur. Niemand van de directie keek eigenlijk in de onderliggende documentatie van ons ISO 22000 handboek. Als er een vraag was lieten we de kwaliteitsmedewerker de passage lezen. Toen de nieuw verantwoordelijke Marianne Wagemakers daar wel in dook, was dit een wirwar en een nogal groot boekwerk. We hebben toen een gesprek met Martijn gehad om te kijken naar waar we naartoe willen. Rond die tijd kwam Tineke Arendsen, Adviseur Voedselveiligheid, bij CAN in dienst. Toen hebben we ervoor gekozen om haar ondersteuning in te schakelen. Enerzijds voor een frisse blik, maar ook omdat we op die manier de boomstructuur beter vorm konden geven door onze organisatie heen.’

Tineke: ‘Toen ik met het project bij DFF begon, zag ik al vrij snel dat het ISO 22000 systeem niet bepaald optimaal was ingericht. Het was een zelfvervuilend systeem. Niemand wist meer wat er rechts gebeurde als je links wat veranderde. Daarom moesten we terug naar de basis. Vrij snel na de start van het project vielen er twee mensen binnen de organisatie weg. Toen ben ik op de afdeling komen te zitten bij Jasmijn Fargaly, kwaliteitsmedewerker bij DFF. We hebben toen samen het QA-gedeelte opgepakt en toegewerkt naar de externe audit die op de planning stond. Dat was best een hoop werk, want we hebben destijds ook nog een aantal recalls gehad. Daar moet je binnen 4 uur op reageren en actie op ondernemen. Met onderbezetting op de afdeling was dat een flinke uitdaging. Jasmijn en ik hebben daar samen veel tijd en energie in gestoken.’

Jasmijn vult aan: ‘Tineke en ik hebben veel aan elkaar. Als ik vragen heb kan ik altijd bij Tineke terecht omdat ze ook een stukje kwaliteitsachtergrond heeft. Daarnaast neemt ze veel praktijkervaring mee vanuit haar andere klanten, super leerzaam! Als je bijvoorbeeld kijkt naar een stuk bewustwording, dan heeft Tineke daar binnen DFF echt deuren opengegooid. Ze is goed in mensen samenbrengen en je merkt aan de mensen hier op de werkvloer dat ze de manier van werken ook prettiger vinden. Mensen durven elkaar aan te spreken en dingen te vragen. Je ziet gewoon een bepaalde verandering in mensen hun gedrag omdat ze de ernst van dingen inzien.’

Fer: ‘Door de onvoorziene omstandigheden werd het opbouwen van de voedselveiligheidstak ineens operationeel voedselveiligheid draaien richting de externe audit. Dat stukje flexibiliteit vanuit CAN heeft ervoor gezorgd dat er nieuwe inzichten kwamen. Hoe staat dat systeem? Wat kan er allemaal uit en wat moeten we veranderen?’

‘Bewustwording creëren bij mensen is essentieel om de boomstructuur succesvol te laten zijn. Natuurlijk ga je als bedrijf zijnde nog even extra hard je best doen voor de externe audit, maar het moet niet omgedraaid zijn. Dat zie je bij veel bedrijven. Die doen negen á tien maanden niets en vervolgens is er paniek wanneer de externe audit eraan komt. Zelfs als we straks een eigen KAM-medewerker hebben, wil ik bijvoorbeeld nog steeds dat Tommy en Tineke bij ons over de vloer komen. Weliswaar wat minder vaak dan nu, maar dat stukje borging is voor ons heel belangrijk. Ze moeten kijken of we het nog allemaal goed doen.

ISO mag geen stoffig boek worden. Wij zien het als een beschrijving van hoe we willen werken en hoe we zouden moeten werken. Dat is het streven. Natuurlijk moeten we soms ook ergens van afwijken om het onder controle te houden. Maar als je de weg kwijt bent, moet je het boek pakken en kijken wat erin staat. Wat hebben we met elkaar afgesproken? Vanuit eigen discipline wil ik het geborgd hebben, niet omdat de klant het wil. Na de start van Tineke binnen DFF heb ik bijvoorbeeld weer met Martijn om de tafel gezeten omdat ik ook graag aan de slag wil met ISO 45001 (arboveiligheid). Ik wil respectvol en zorgvuldig met onze mensen omgaan’ licht Fer toe.

Fer sluit af: ‘Uiteindelijk willen we ernaar toe dat we geen ISO 22000 en ISO 14001 handboeken hebben, maar juist een DFF handboek. Het mooie van CAN vind ik dat ze hele fijne, kundige en betrokken mensen hebben. Ze staan ervoor open om na te denken over hun eigen expertise heen en dat vind ik knap. In staat zijn om een compleet beeld te durven schetsen en over hun eigen schaduw heen durven te stappen. Ze zitten niet in een vaste bubbel. Ik zie het eigenlijk als de olympische vlag. Ieder heeft zijn eigen expertise, maar ze hebben allemaal overlap met elkaar. Elke cirkel komt bij een andere cirkel uit. Bij ons zijn het er nu drie, maar dat kunnen er ook vijf worden!’ 

Bij CertificeringsAdvies Nederland denken we graag met je mee over implementatie en/of optimalisatie van jouw managementsysteem.