Een KAM-handboek voorbeeld in relatie met ISO

Wanneer bedrijven aan de slag gaan met ISO-certificering of juist een her-certificering, dan komt vaak de term KAM-handboek of ISO-handboek om de hoek kijken. Een concrete vraag de we bij CertificeringsAdvies vraag gesteld krijgen is: Heb je een KAM-handboek voorbeeld voor ons beschikbaar? Het is niet zo gek dat bedrijven deze concrete vraag stellen, omdat voor mensen die al langer bekend zijn met ISO-normen, zoals ISO 9001, termen als ‘handboek’, ‘procedures’ en ‘werkinstructies’ bekend in de oren klinken. Met de komst van de nieuwe generatie ISO-normen, zoals ISO 9001:2015, is het KAM-handboek voorbeeld en andere termen die met ISO werden geassocieerd echter verleden tijd. Hoe zit dat dan precies?

Wanneer je de kwaliteit, de informatiebeveiliging of de veiligheid van je organisatie wilt management volgens ISO-richtlijnen, dan dient dat te leiden tot verbetering. In het verleden heeft men maar al te vaak gezien dat er voor een dergelijk ISO-traject door bedrijven dure consultants werden ingehuurd die de organisatie vervolgens achterlieten met een dik KAM-handboek vol uitgebreide procedures, of sterker nog werkinstructies. Aan het einde van het traject werd er door de consultant een map overhandigd die vertelde hoe de organisatie moest werken. En dat was het dan: de ISO-certificering. Succes en tot ziens. Bij de factuur achteraf vroegen veel bedrijven zich dan ook terecht af waar ze nu eigenlijk voor hadden betaald? Die dikke map?

Met de komst van de nieuwe generatie ISO-normen is het niet meer gangbaar dat je als organisatie aan de slag gaat met dikke papieren KAM-handboeken en uitgebreid omschreven instructies en procedures. In plaats daarvan wordt er in de nieuwe generatie ISO-normen namelijk geschreven over gedocumenteerde informatie. Je bent als organisatie namelijk vrij om zelf te bepalen hoe je iets aanpakt en hoe je zaken documenteert en structureert. Dat hoeft niet meer per definitie allemaal in een KAM-handboek te worden vastgelegd.

De ISO-richtlijnen op deze wijze in je organisatie implementeren leidt niet tot verbetering. Dat goede bedoelde kwaliteitssysteem in de vorm van een dik handboek met procedures belemmert juist de groei en ontwikkeling van een organisatie. Gelukkig is het vastleggen van processen in de vorm van een kwaliteitshandboek in de nieuwe generatie ISO-normen niet meer verplicht. Dat neemt overigens niet weg dat je als organisatie nog altijd prima gebruik kunt maken van een handboek. Een dergelijk handboek wordt dan alleen niet ingezet omdat het een eis vanuit de ISO-norm is, maar vooral omdat je het als organisatie prettig vindt werken. Een handboek en/of procedures is functioneel, als dit de organisatie houvast biedt. Daarnaast kan een handboek natuurlijk ook handig zijn voor het inwerken van nieuwe medewerkers.

“Maar als je geen KAM-handboek meer gebruikt en dus ook geen KAM-handboek voorbeeld hebt liggen, hoe kunnen we dan zien wat de bedoeling is.” Dat is de vervolgvraag die we vanuit bedrijven regelmatig horen. Het antwoord daarop is vrij eenvoudig: Wanneer je met ISO aan de slag gaat binnen je organisatie dan wordt er vanuit de norm gevraagd om een managementsysteem waarin je zaken vastlegt die je als organisatie belangrijk vindt. Het managementsysteem helpt je de organisatie te structureren en rekening te houden met de context waarin de organisatie functioneert. Het uiteindelijke doel van een dergelijk managementsysteem is dat het ondersteunend is aan het bedrijfsbeleid en de -doelen waardoor je de organisatie naar een hoger niveau tilt. Een managementsysteem kan bijvoorbeeld opgezet worden voor kwaliteit, informatiebeveiliging, milieu en/of veiligheid.

Mits juist toegepast leidt een dergelijk managementsysteem tot continue verbetering en beheersbare processen die daaraan ondersteunend zijn, houvast geven en gemaakte afspraken inzichtelijk maken. Kortom, een managementsysteem dat op deze manier is ingericht biedt toegevoegde waarde voor jouw organisatie. Hoe ga je een dergelijk managementsysteem inrichten? Het uitgangspunt van de nieuwe generatie ISO-normen is dat je daarbij zo dicht mogelijk bij je eigen organisatie blijft zoals die nu is ingeregeld. Iedere organisatie wordt namelijk al op een bepaalde wijze gemanaged. Het is veel handiger om afspraken en zaken te borgen op plaatsen en manieren zoals de organisatie die nu al gewend is in tegenstelling totdat je iets compleet nieuws moet opzetten. In hetgeen dat je reeds hebt opgebouwd zit immers waardevolle informatie. Alles overboord gooien zou zonde zijn.