KAM-functionaris, zo breek jij door die muur en creëer je in 5 stappen meer betrokkenheid!

‘Er worden procedures opgesteld, maar niemand kijkt ernaar…’, ‘Klachten, die worden hier nooit gemeld…’, ‘Er is een directiebeoordeling, maar de directie die is daar amper bij betrokken, laat staan dat de rest van de organisatie weet wat de KAM-doelen zijn…’. Zo maar een greep uit veelgehoorde quotes binnen organisaties als het om KAM-zaken draait. Is dit herkenbaar? Dan raden we je aan om snel verder te lezen. Wij gaan je namelijk een handig stappenplan geven waarmee jij op weg gaat naar meer betrokkenheid voor KAM binnen je organisatie.

Veel KAM-functionarissen lopen m.b.t. KAM-zaken tegen uitdagingen aan binnen de organisatie:

Wanneer dit de situatie is, dan is het voor jou als KAM-functionaris lastig werken. Vooruitgang gaat traag en echt (grote) stappen maak je niet. Conclusie: als KAM-functionaris kun je niet in je eentje opereren. Je hebt altijd (draagvlak van) anderen nodig binnen de organisatie. En laat dat in veel situaties nu net het issue zijn: anderen zien KAM-zaken als ballast en zijn daardoor niet echt behulpzaam. Tijd dus om die muur te doorbreken en meer betrokkenheid voor KAM-zaken te creëren.

Hoe ga je dat bewerkstelligen? Daarvoor geven we je een handig stappenplan wat als leidraad kan dienen om als KAM-functionaris meer voor elkaar te krijgen.

Stappenplan:

Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je dit aanpakt.

Je kunt als een kip zonder kop aan de slag gaan, maar zoals gezegd heb je anderen om je heen nodig om zaken van de grond te krijgen. Een eerste stap is daarom in kaart brengen wie je nodig hebt om KAM-zaken voor elkaar te krijgen binnen de organisatie. En wie zijn daarin sleutelspelers waarbij je zeker draagvlak moet creëren?

Wanneer je een lijstje aanlegt van mensen binnen de organisatie die je nodig acht om de KAM-doelen te realiseren, dan zal daar directie/MT ongetwijfeld niet op ontbreken. Draagvlak vanuit directie is immers essentieel. Het is zaak dat je hen vanaf dag één betrekt bij de plannen en doelen.

In veel gevallen zie je echter dat directe pas (echt) betrokken wordt nadat er een incident heeft plaatsgevonden. Dat is dus op een reactieve manier. Het doel is juist om de directie proactief (aan de voorkant al) te betrekken bij je plannen en doelen. Dat doe je o.a. door de risico’s en kansen duidelijk in kaart te brengen en het belang en de gevolgen ervan duidelijk over te brengen.

Lukt het niet om directie mee te krijgen? Draai het dan om (zie ook stap 5) en probeer bottom-up stappen te maken. Wanneer het speelt en leeft en daardoor voldoende incidenten ed. gemeld worden, dan komt dit vanzelf bij directie die er dan niet meer omheen kan en er wat mee moet doen.

De KAM-functionaris rol is een rol die serieus genomen moet worden en niet iets dat er ‘even bij wordt gedaan’. In sommige organisaties, met name wanneer een ISO-certificaat gewenst is vanwege commerciële belangen, zie je dat directie al snel geneigd is om de taken rondom KAM bij iemand neer te leggen die vervolgens druk is met het project managen in plaats van met continu verbeteren en actief adviseren richting directie. Door de rol, en bijbehorende taken, verkeerd weg te zetten zie je dat het draagvlak binnen de organisatie laag is.

Zorg daarom voor helderheid over de rol. Wil jouw organisatie dan nog steeds een KAM die vooral niet loopt te zeuren en met name zorgt dat de zaken op papier op orde zijn en daardoor de ISO-certificering behouden blijft? Maak dit als KAM-functionaris dan bespreekbaar, geef de rol terug of ga elders werken.

Wat is de gewenste rol van de KAM-functionaris? In onze ogen is dat die van een interne adviseur die zaken constateert en bepaalt dat die zaken verbeterd moeten worden. Vervolgens wordt dat weggelegd bij MT of afdelingen/afdelingsverantwoordelijken. Jij als KAM-functionaris bent in de basis niet degene die alles analyseert, beoordeelt, verzint en oplost, dat ligt juist bij anderen. Zo krijg jij zelf ruimte om aan bewustwording te werken. En dan ga je pas echt stappen maken!

Veel collega’s zien KAM-taken als ballast. Zeker als je het op een andere manier gaat aanvliegen dan ze in het verleden gewend waren. Het is van belang dat je goed over weet te brengen waarom mensen de dingen op een bepaalde manier moeten (gaan) doen. Neem ze mee in het proces, laat de gevolgen zien en bespreek (periodiek) de resultaten. De kunst is om het vooral niet te groot te maken. Start klein, bijvoorbeeld met een klein groepje, en begin met iets overzichtelijks dat behapbaar is voor mensen en waarvan ook direct gevolgen zichtbaar worden. Van daaruit kun je het belang steeds verder aanstippen en steeds meer mensen betrekken. Zo laat je het stap voor stap groeien.

Waar je vaak ziet dat een KAM-functionaris tegenaan loopt is het stuk communicatie. Op directieniveau worden plannen en doelen bedacht, maar op de werkvloer weet niemand het. Zo worden klachten en incidenten niet gemeld, wordt er niet naar procedures omgekeken en weet eigenlijk niemand waarom bepaalde zaken op die manier gaan.

Probeer dat, vanaf het begin af aan, om te draaien. Ga actief de ‘vloer op’ en betrek afdelingshoofden en andere medewerkers bottom-up bij de plannen en de manier waarop het werk georganiseerd moet worden in plaats van dat je zaken oplegt. Je gaat zien dat op moment dat je mensen actief laat meedenken veel meer draagvlak ontstaat. Mensen voelen zich gehoord en daardoor meer betrokken.

Blijft niet afwachten, maar ga aan de slag met de stappen uit dit stappenplan. Hoe sneller je mensen in beweging krijgt en actief kan en durft te betrekken, des te sneller je stappen maakt op het gebied van KAM. En dan wordt het pas echt leuk!

Kun je hulp of ondersteuning gebruiken? Bijvoorbeeld bij het opstellen van een stappenplan, de creatie van draagvlak binnen je organisatie of zoek je een sparringpartner? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag.