ISO zet je organisatie op zijn kop! Toch?

Om te kunnen voldoen aan de eisen van een ISO-norm, zoals ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 22000 of één van de andere bedrijfsnormen, moet je jouw hele organisatie op zijn kop zetten. Toch? Nee! Een veelgehoorde misvatting, met name binnen organisaties die (nog) niet gecertificeerd zijn. ISO is juist een krachtig hulpmiddel om te verzekeren dat je organisatie zich richt op continue verbetering en stelt je in staat de efficiëntie van processen te verhogen, klanttevredenheid te verbeteren, kosten te verlagen en uiteindelijk beter te presteren. Om dat te realiseren is het van belang dat je bij de inrichting van een ISO-norm je organisatie als uitgangspunt neemt en niet de norm(paragrafen).

Wanneer je met een ISO-norm aan de slag gaat, dan is het vaak zo dat je organisatie al (enkele) jaren operationeel is. Je hebt binnen je organisatie allerlei (management)processen opgetuigd en (software)systemen ingericht waar je dagelijks mee werkt. Je organisatie is tot dusver succesvol, dus blijkbaar werkt het! Waarom zou je dan alles volledig op zijn kop (moeten) gooien om een ISO-norm te kunnen behalen?

Maar ISO stelt toch allerlei eisen? Dat klopt, in iedere ISO-norm worden bepaalde eisen gesteld waaraan je organisatie moet voldoen wanneer je voor die norm wilt certificeren. Dat betekent echter niet automatisch dat jouw hele organisatie op de schop moet.

(De implementatie van) een ISO-norm is geen doel op zich, maar juist een handig hulpmiddel voor je organisatie om jouw organisatie en alle bijbehorende processen eens kritisch onder de loep te nemen om zo de zwakke plekken (en bijbehorende risico’s) te ontdekken en die te gaan verbeteren met als doel je organisatie verder te optimaliseren en naar een hoger niveau te tillen. ISO geeft je dus als het ware houvast voor bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement, veiligheidsmanagement, informatiebeveiligingsmanagement etc. en daarvoor een proces van continue verbetering op te tuigen.

Met behulp van een ISO-norm:

Een ISO-norm is dus een hulpmiddel dat kan worden ingezet om je bedrijfsprestaties te verbeteren, risico’s te beheren en ondertussen efficiënter te werken. Dat betekent dat je links en rechts, waar nodig, enkele processen en procedures moet aanpassen. Het doel daarvan is echter niet dat je het doet voor ISO, maar juist om er toegevoegde waarde voor je organisatie en je mensen uit te halen. Veranderingen in de organisatie kunnen immers positief zijn wanneer ze zichtbaar leiden tot verbeterde processen en efficiëntie.

Wanneer je aan de slag gaat de implementatie van een bedrijfscertificering, dan ga je ook aan de slag met het optuigen van een managementsysteem voor bijvoorbeeld kwaliteit, veiligheid, informatiebeveiliging, milieu etc. Dat managementsysteem is een weergave van je (huidige) organisatie. Je tuigt dat systeem namelijk niet op voor ISO, maar juist om er de vruchten van te plukken. Het managementsysteem sluit aan bij je dagelijkse gang van zaken en dus bij de processen, procedures en afspraken die er al in je organisatie zijn. Dat bevestigt dus wederom wat we al eerder benoemden: ISO zet je organisatie niet op zijn kop, maar helpt je organisatie juist vooruit. De visie van CertificeringsAdvies Nederland is daarom ook: Je zet een managementsysteem op met je organisatie als uitgangspunt en niet met de norm(paragrafen) als uitgangspunt.

Om die visie in de praktijk te brengen richt onze aanpak, die we toepassen bij het inrichten van een managementsysteem en bijbehorende certificering, zich grofweg op drie elementen waar we aandacht aan besteden:

Het is zaak dat deze drie elementen zo optimaal mogelijk met elkaar in balans zijn. Waarom?

Doelen, afspraken en processen enkel borgen in een managementsysteem is een belangrijke stap, maar vaak niet voldoende om deze enkel daar te borgen. Borging dient juist plaats te vinden via de mensen in je organisatie. Je managementsysteem vormt de structuur waar je dagelijks mee bezig bent in de praktijk; het handelen daarin ligt bij mensen. Mensen zijn een essentieel aspect, wat vaak over het hoofd wordt gezien, maar zeker niet vergeten mag worden om succesvol te zijn!

Wil je aan de slag met (implementatie van) een ISO-norm? Dan is het allereerst belangrijk om te bepalen hoe je dat gaat aanvliegen. Er zijn allerlei opties zoals het in huis optuigen, maar daarvoor is het van belang dat er voldoende kennis en kunde in huis is. Wellicht is er een training nodig gericht op normkennis vergroten? Veel bedrijven kiezen er ook voor om externe deskundigheid in te huren in de vorm van een adviespartner die (deels) zaken uit handen neemt of juist in een adviserende rol naast hen komt staan als coach en sparringpartner. Steeds vaker wordt er ook voor gekozen om rollen, gerelateerd aan het ISO-gebeuren, uit te besteden. Denk aan outsourcing, bijvoorbeeld in de vorm van een Officer as a Service die periodiek in een organisatie werkzaam is.

Wil je meer weten over de mogelijkheden? Of eens sparren over de beste aanpak voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag op weg bij implementeren en onderhouden van jouw bedrijfscertificeringen!