ISO certificering: wat kost dat?

Regelmatig heb ik gesprekken met potentiële klanten die geïnteresseerd zijn geraakt in onze dienstverlening, met name ISO certificering. Vaak gaat het dan over vragen als: “wat is jullie projectaanpak? Wat is de doorlooptijd voor bijvoorbeeld ISO certificering voor de norm 9001? En wat is het resultaat van ISO certificering?” Allemaal goede vragen. Maar onvermijdelijk is dan ook de laatste vraag: “Wat kost ISO certificering?” Ook dat is een goede vraag. Een begrijpelijke vraag ook. Iedere gezonde onderneming let scherp op haar kosten. In dit blogartikel benoem ik een aantal punten aan de hand waarvan de kosten voor ISO certificering bepaald worden.

Er bestaan duizenden ISO normen. Veelgevraagde ISO normen zijn ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 en ISO 27001. De norm van jouw keuze is van invloed op de uiteindelijke kosten van het ISO project. Kort gezegd: ISO 27001 projecten zijn over het algemeen projecten die de meeste kosten met zich mee brengen. Dit heeft alles te maken met het feit dat organisaties steeds afhankelijker worden van hun kennis en informatie.

ISO 27001 geeft richtlijnen voor het beveiligen van die informatie. Omdat de risico’s talrijker worden (denk aan cybercrime) en kennis en informatie steeds belangrijker worden, wordt het traject naar ISO 27001 certificering complexer. En dat brengt een kostenplaatje met zich mee dat meestal hoger uitvalt dan de kosten voor ISO 9001 of ISO 14001 certificering. Anderzijds is het belangrijk om de balans te bewaken tussen de hoogte van de risico’s en de (kosten van) de maatregelen.

Niet onbelangrijk: wat is de huidige stand van zaken en wat is je doel? Heb je jouw processen al in kaart gebracht of heb je zelfs al een managementsysteem? Dan is het eenvoudiger om aan de normen van ISO certificering te voldoen, dan wanneer je vanaf nul moet beginnen. Logischerwijs vallen de kosten dan lager uit. Sommige organisaties hebben zelfs al een ISO certificaat en willen een andere norm implementeren. Bijvoorbeeld organisaties die ISO 9001 hebben en nu ook ISO 14001 willen behalen. Dit is relatief eenvoudig. Er staat dan al een managementsysteem met de vereiste onderdelen uit de High Level Structure (HLS). Dit is de overkoepelende structuur waarmee alle nieuwe ISO normen worden opgebouwd. Het toevoegen van het onderwerp uit een andere norm is dan relatief eenvoudig.

De complexiteit van de organisatie en haar processen spelen een grote rol in het bepalen van de kosten voor ISO certificering. Een klein bedrijf dat één product maakt en levert, zit eenvoudiger in elkaar dan een grote organisatie met allerlei producten en diensten en wellicht zelfs meerdere vestigingen. Het bepalen van de complexiteit doen we aan de hand van het aantal medewerkers, het aantal producten en diensten, het aantal processen en het aantal vestigingen van een organisatie.

Ook dit is per organisatie weer verschillend. De ene organisatie heeft behoefte aan intensieve begeleiding waarbij de consultant ook een uitvoerende rol heeft. De andere organisatie heeft meer behoefte aan begeleiding op hoofdlijnen waarbij de consultant meer een coach is. Het spreekt voor zich dat intensieve begeleiding meer (directe) kosten met zich meebrengt dan een coachende variant. Als we het dan hebben over de kosten van ISO certificering, is het ook belangrijk dat de organisatie de indirecte kosten meerekent. Want het werk dat de consultant in een coachende rol niet uitvoert, moet uitgevoerd worden door iemand uit de organisatie.

Belangrijk bij het samenstellen van het kostenplaatje voor het ISO project, zijn de kosten voor de certificerende instantie. Omdat het adviesbureau dat jou begeleidt naar ISO certificering niet zelf de audit mag uitvoeren, moet je daar een certificerende instantie voor inschakelen. Voorbeelden hiervan zijn Lloyds, DNV GL, het Nederlands Certificatie Instituut en Bureau Veritas. De ene instantie is de andere niet. De projectaanpak en kosten verschillen per instantie. Wij adviseren altijd een aantal offertes op te vragen om een overwogen keuze te maken.

Volgens mij is deze vraag minstens zo relevant als de vraag wat ISO certificering kost. De vraag wat ISO certificering oplevert, heeft ook te maken met de reden waarom je het ISO certificaat wilt behalen. Niet zelden is dit een commerciële reden. Als de ISO certificering je dan € 8.000,- kost en je een opdracht oplevert van € 16.000,- is de keuze voor de hand liggend. Dit is winst op korte termijn. Wat misschien wel belangrijker is, is de winst op lange termijn.

De winst op lange termijn is niet gebaseerd op het binnenhalen van nieuwe opdrachten of aanbestedingen. ISO certificering is mooi, maar de essentie van de norm is veel belangrijker. Neem ISO 9001 als voorbeeld. Deze norm geeft richtlijnen voor het beheersen en continu verbeteren van je processen om uiteindelijk datgene te leveren wat de klant vraagt. Het beheersen van je organisatie en het continu verbeteren levert je op lange termijn veel meer op dan die ene extra opdracht.

In de visie van CertificeringsAdvies Nederland is ISO certificering een hulpmiddel. Een middel om aan te tonen dat je managementsysteem daadwerkelijk aan een bepaalde norm voldoet. We vinden het veel belangrijker dat de uiteindelijke waarde in het verbeteren van je organisatie zit. Dat je daadwerkelijk een stap vooruit geholpen wordt. Aan de andere kant is het financiële kostenplaatje een belangrijke overweging. Ons advies: vraag bij meerdere consultancy bureaus een offerte op en vergelijk. Wat voor aanpak wordt er gehanteerd? Wat voor visie heeft het bureau zelf op de norm? Is het resultaat van het project alleen het certificaat aan de muur, of wordt er daadwerkelijk meerwaarde geleverd?

Aan de hand van de genoemde punten kun je wellicht zelf een inschatting maken van de kosten voor je organisatie. Let hierbij vooral op de complexiteit van je processen en de begeleidingsvorm waar je voorkeur naar uitgaat. Kun je daarbij wel wat hulp gebruiken of ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag op weg!