ISO 9001:2015: Geen handboek, maar gedocumenteerde informatie

Gedocumenteerde informatie. Het is één van de nieuwe termen binnen ISO 9001:2015. ISO heeft namelijk besloten dat er in de nieuwe versie geen verschil meer wordt gemaakt in de benaming van documenten, maar dat alles onder de noemer ‘gedocumenteerde informatie’ wordt geschaard. Geen ISO 9001 handboek, procedures, formulieren of checklists meer dus, zoals het geval was in de ISO 9001:2008 versie. Wat overblijft is de vraag of deze wijziging zorgt voor professionele vrijheid of juist ongestructureerde chaos oplevert?

In de ISO 9001:2008 werd een bepaalde structuur voor vastlegging gehanteerd. Diezelfde structuur zorgde er echter ook voor dat de norm een stoffig imago kreeg. ISO werd geassocieerd met dikke pakken papier, want alles moest worden vastgelegd. In de ISO 9001:2015 versie zijn de dikke pakken papier verleden tijd. Handboeken, formulieren en procedures zijn namelijk niet meer verplicht.

Als gevolg daarvan wordt in de praktijk vaak de vraag gesteld of dit betekent dat je in de ISO 9001:2015 versie dan niets meer hoeft vast te leggen? Het antwoord hierop is dat je in de 2015 versie nog steeds zaken vast dient te leggen. Je bent als organisatie alleen vrij om zelf te bepalen op welke manier je alles vastlegt. Dit geeft organisaties meer vrijheid in hun keuze voor hoe men iets aanpakt en op welke manier men dat documenteert. Je hebt als organisatie dus zelf in de hand in hoeverre je alles structureert.

Dat neemt niet weg dat ISO 9001:2015 zeker ook een aantal verplicht te documenteren onderdelen kent. Het verschil met de 2008 versie zit alleen in het feit dat zodra je hiermee aan de slag gaat, het vooral draait om het leveren van bewijs en niet zozeer om de manier waarop iets gedocumenteerd wordt. Vaak is het zelfs zo dat er al veel gedocumenteerde informatie aanwezig is in een bedrijf die bruikbaar is voor ISO, maar in veel gevallen is het bedrijf zich daar niet van bewust. Dat soort bedrijven noemen we daarom ‘onbewust bekwaam’.

Wie ISO 9001:2008 kent, kent ongetwijfeld ook het welbekende ISO 9001 handboek. Veel kwaliteitsmanagers associëren dat handboek nog altijd met het kwaliteitsmanagementsysteem. Ook niet zo gek, want wanneer je bedrijf voldaan heeft aan de ISO 9001:2008 norm dan is er met een handboek gewerkt. De vraag die bij overgang naar de 2015 norm vaak wordt gesteld is of je het handboek nog steeds kunt gebruiken bij ISO 9001:2015? Het advies is om in elk geval eens kritisch naar het handboek te kijken.

ISO 2015 biedt je namelijk de kans om het papieren handboek om te zetten naar een modern managementsysteem. Je bent als organisatie namelijk vrij om zelf te bepalen welke informatie benodigd is (buiten de verplicht gedocumenteerde info om) en hoe je deze vastlegt. Wanneer je aan de slag gaat met het ISO-certificaat kun je zelfs verder bouwen op de informatie en documentatie die reeds aanwezig is. Daarbij heb je dus niet een standaard handboek nodig, maar kan het handboek wel ondersteunend zijn. Het is daarom ook niet verstandig om het handboek weg te gooien, maar om het op te frissen.

Vanuit ISO wordt vooral verwacht dat organisaties zelf gaan nadenken over informatie die nodig is om het managementsysteem goed te laten werken, in plaats van dat er procedures opgesteld worden omdat dit zo is voorgeschreven. Het is dus zaak dat je jezelf gaat afvragen:

Het is van belang om goed te kijken naar de manier waarop je met informatie en documentatie de organisatie continu kunt blijven verbeteren.