Een ISO 9001:2015 audit: dit kun je verwachten!

Inmiddels is ISO 9001:2015 alweer een hele tijd van kracht. De herziening van ISO 9001 heeft nogal wat stof doen opwaaien. Zowel onder ISO 9001 gecertificeerde organisaties, als adviesbureaus en certificerende instanties. Iedere ISO 9001:2008 gecertificeerde organisatie heeft immers de overstap moeten maken naar de nieuwe norm. Maar wat houdt de ISO 9001:2015 audit precies in? En misschien wel de belangrijkste vraag: wat kun je verwachten van een ISO 9001:2015 audit? Bij CertificeringsAdvies Nederland hebben we ruime ervaring met betrekking tot ISO 9001 audits. Die ervaringen willen we graag delen in dit artikel: een ISO 9001:2015 audit: dit kun je verwachten!

De ISO 9001 audit bestaat uit twee fases. Fase 1 is het vooronderzoek. In deze fase wordt voornamelijk de documentatie (het managementsysteem) onderzocht. De certificerende instantie stelt vervolgens vast of de organisatie gereed is voor fase 2, het certificeringonderzoek. Wat wel opvalt, is de wijziging in fase 1 ten opzichte van de oude ISO 9001 norm. Voor de audits voor ISO 9001:2008 was het opsturen van de documentatie voldoende. Bij fase 1 van de ISO 9001:2015 audit wordt hier uitgebreider de tijd voor genomen en komt de auditor daadwerkelijk langs bij de organisatie. Tot nu toe is onze ervaring dat dit ook een lichte kostenverhoging met zich meebrengt.

Het is aan te bevelen een interne audit uit te laten voeren door een externe partij. Dat kan het adviesbureau zijn waar je door begeleid wordt, maar ook de uiteindelijke certificerende instantie. Door een interne audit worden de puntjes nog op de spreekwoordelijke ‘i’ gezet. De aanloop naar de certificeringsaudit verloopt dan geruisloos.

Een gedeelte van je managementsysteem voldoet al aan de nieuwe norm. Logisch, want een gedeelte van de norm is hetzelfde gebleven. Het wordt interessant bij de gewijzigde gedeelten. Hier legt de auditor dan ook de nadruk op. Met name hoofdstuk vier van ISO 9001:2015 over de context van de organisatie is van belang. Dit is echt de basis van de norm. Het is dan ook vrij waarschijnlijk dat de auditor met dit hoofdstuk zal beginnen.

Een veelgestelde vraag aan het begin van de audit is bijvoorbeeld: “wat zijn de grootste bedrijfsrisico’s voor je onderneming?” Het antwoord daarop heb je als het goed is paraat. Belangrijk is dat de strategie ook aansluit bij deze risico’s (en kansen). De contextanalyse loopt als een rode draad door de gehele norm. Alle onderdelen moeten hiermee in verband staan. Maak dus ook de koppeling tussen relevante risico’s en kansen en stakeholders! Het geheel van beleid, strategie en context moet vervolgens ook vertaald zijn naar concrete prestatie criteria voor de bedrijfsprocessen, activiteiten en het functioneren.

Het tussenkopje van deze alinea is ons niet onbekend. Niet zelden worden wij gebeld door bedrijven die de datum van de audit schrikbarend dichtbij zien komen. Of wij dan even gauw het ISO 9001 systeem kunnen komen oppoetsen, zodat het certificaat behouden blijft.

Deze benadering gaat met ISO 9001:2015 niet meer werken. Hier is een te sterke koppeling voor tussen bedrijfsrisico’s, strategie en processen. Bij CertificeringsAdvies Nederland zijn we hier blij mee. De 2015 versie van de ISO 9001 norm is veel meer een instrument om je organisatie mee te beheersen en verbeteren, dan de oude ISO 9001. De norm verplicht organisaties nadrukkelijk om de verwachtingen van hun omgeving waar te maken. Iedere organisatie is hier als het goed is mee bezig. Als ISO 9001 op de juiste wijze wordt ingezet, is het ‘help-de-audit-komt-er-weer-aan’ gevoel ook niet meer van toepassing. De audit wordt dan een moment waarop men de prestaties van de organisatie kan tonen.

Het vertalen van de contextanalyse naar concrete doelstellingen en verbeteracties helpt organisaties daadwerkelijk een stap vooruit!

Ja, onze ervaring is ook dat de auditoren kritisch zijn. Kritisch op de stakeholderanalyse, kritisch op de risicoanalyse en kritisch op de doelstellingen die zijn geformuleerd. Doelstellingen moeten scherp (SMART) zijn en er moet gedocumenteerde informatie aanwezig zijn over de voortgang van de doelstellingen.

Wij vinden dit een positieve ontwikkeling. De kritische blik tijdens een audit is de spreekwoordelijke stok achter de deur van de organisatie om actief met het gedachtegoed van ISO 9001:2015 bezig te zijn. Het beheersen en continu verbeteren van de organisatie met het verhogen van de klanttevredenheid als doel. Wees daarom zelf ook kritisch op de prestaties van je kwaliteitsmanagementsysteem. Leeft dit nog in de organisatie? Zijn er mensen bezig met de doelstellingen en worden de KPI’s gemonitord?

Staat bij jou de audit voor de deur? Maak dan gebruik van een interne ISO 9001:2015 audit door CertificeringsAdvies Nederland. In een dagdeel kijkt onze consultant kritisch naar jouw Organisatie. Met het auditrapport kan je de laatste stappen zetten voor een succesvolle certificering. Interesse? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag verder.