ISO 9001 in een aanbesteding: hoe ga je om met de eis van een opdrachtgever?

Als eigenaar van een bedrijf of kwaliteitsmanager binnen een organisatie heb je vast wel eens te maken gehad met een aanbesteding voor een nieuwe opdracht. Steeds vaker wordt er in aanbestedingen gevraagd naar een kwaliteitsmanagementsysteem, zoals bijvoorbeeld ISO 9001. Met regelmaat krijgen we bij CertificeringsAdvies Nederland de vraag wat dit vraagstuk, of in veel gevallen zelfs deze eis, nu precies betekent voor een organisatie en welke acties er vervolgens uitgezet dienen te worden om aan de vraag of eis van de opdrachtgever te kunnen voldoen. In dit artikel vertellen we hoe je om kunt gaan met de vraag/eis voor ISO 9001 bij een aanbesteding.

Bij CertificeringsAdvies Nederland krijgen we regelmatig mailtjes of telefoontjes van bedrijven die te maken hebben met een aanbesteding waarin ISO 9001 wordt gevraagd, maar die (nog) niet in het bezit zijn van het ISO 9001 certificaat. Met regelmaat wordt de vraag gesteld of het mogelijk is om het ISO 9001 certificaat te behalen met zo weinig mogelijk inspanning. Veel organisaties zitten immers niet te wachten op regeltjes en eisen, maar willen de opdracht en de klant natuurlijk wel binnenhalen. Bij CertificeringsAdvies Nederland kunnen we daarbij natuurlijk helpen, maar we adviseren altijd om net iets verder te kijken.

De kracht van ISO 9001 zit hem namelijk niet alleen in het behalen van een certificaat voor een mogelijke aanbesteding, maar vooral ook in het feit dat je er daadwerkelijk toegevoegde waarde uit kunt halen voor je organisatie. Op die manier wordt ISO 9001 geen last met vervelende eisen en regeltjes, maar juist een continu proces van verbetering voor je organisatie. Daardoor sta je er niet alleen goed voor met het oog op de betreffende aanbesteding waarvoor je in eerste instantie het certificaat wilt behalen, maar ondervind je ook geen problemen meer bij toekomstige aanbestedingen.

In het bezit zijn van ISO 9001 zodat je kun voldoen aan eisen van opdrachtgevers in bijvoorbeeld aanbestedingen heeft waarde voor je organisatie. Dat is echter niet de enige commerciële waarde. Je kunt ISO 9001 ook als uithangbord voor je organisatie gebruiken. Je onderscheidt je met het certificaat immers van concurrenten die niet in het bezit zijn van ISO 9001. Wanneer je de certificering hebt behaald toon je namelijk ook aan dat:

Vaak is het zo dat organisaties aan de slag gaan met ISO 9001 zodra het wordt gevraagd vanuit een opdrachtgever. Men wil het certificaat dan zo snel mogelijk behalen, om nog mee te kunnen doen met een bepaalde aanbesteding. Wanneer je de ISO 9001 certificering wilt behalen, dien je er echter rekening mee te houden dat, alvorens het certificaat wordt uitgereikt, je te maken hebt met een bewijslast van minimaal drie maanden. Je moet dus drie maanden volgens het managementsysteem gewerkt hebben om aan te kunnen tonen dat je de werkwijze geborgd hebt in je organisatie.

Is het dan niet meer mogelijk om mee te doen met de aanbesteding waarvoor je in eerste instantie ISO 9001 wilt gaan behalen? Jawel! Wat veel bedrijven niet weten is dat zodra je binnen jouw organisatie met ISO 9001 aan de slag bent gegaan en ook daadwerkelijk de intentie hebt om het certificaat te gaan behalen, dat er dan een verklaring met betrekking tot de voortgang van het 9001 project kan worden afgegeven. Wanneer we van CertificeringsAdvies Nederland organisaties begeleiden op weg naar een certificering, dan kunnen we zo’n verklaring waarin staat dat je voornemens bent om ISO 9001 te gaan behalen verstrekken.

Het verstrekken van een dergelijke verklaring gebeurt doorgaans zodra het managementsysteem is opgezet en er reeds meerdere zaken in de praktijk zijn opgepakt en geborgd. De komende periode zullen de laatste normelementen besproken en geïmplementeerd worden. Op zo’n moment kun je de verklaring toesturen aan de opdrachtgever van de aanbesteding. Meestal gaat een opdracht namelijk pas enkele maanden daarna van start en op dat moment is het vaak zo dat je organisatie inmiddels al gecertificeerd is. Dat wil overigens niet zeggen dat de opdrachtgever akkoord gaat met een verklaring. Uit onze ervaring blijkt echter dat het in veel gevallen geaccepteerd wordt.

ISO 9001:2015 heeft een aantal eisen en richtlijnen welke vastgelegd kunnen worden in een zogenaamd managementsysteem. Met een ISO certificering maak je aantoonbaar dat jouw bedrijf een kwaliteitsmanagementsysteem hanteert en voldoet aan de wensen van klanten en wet- en regelgeving. Wanneer je aan de slag gaat met ISO 9001 kun je ervoor kiezen om je te laten begeleiden door een partner. Bij CertificeringsAdvies Nederland bieden we bijvoorbeeld een coachend traject aan waarbij je zelf veel dingen oppakt, maar kun je ook kiezen voor een ondersteunend traject waarbij we samen aan de slag gaan met de implementatie. Een dergelijk traject gaat als volgt:

Kortom, wanneer ISO 9001 wordt gevraagd bij een aanbesteding dan hoeft dat niet gezien te worden als een last voor je organisatie. Het kan echt toegevoegde waarde leveren, waarbij je ook in de toekomst geborgd hebt dat je aan de eisen van potentiële opdrachtgevers kunt voldoen.