ISO 9001 certificaat behaald en nu? 5 aandachtspunten

Het heeft aardig wat inspanning gekost, maar uiteindelijk is het gelukt om het ISO 9001 certificaat voor je organisatie te behalen. Een mooie prestatie! Dat wil echter niet zeggen dat het ISO 9001 project nu gelijk ten einde is. Het certificaat is een ijkpunt, maar niet het eindpunt. Na het behalen van de ISO 9001 certificering zijn er namelijk diverse mogelijkheden en ook verplichtingen voor jouw organisatie. In dit blogartikel zetten we die uiteen, zodat je ook weet wat de organisatie na de ISO 9001 certificering te wachten staat.

Het ISO 9001 certificaat bewijst dat jouw organisatie in staat is om te voldoen aan de eisen van de klant, de op het product van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de eisen van de organisatie zelf. Het continue verbeterproces tilt je steeds weer naar een hoger niveau. Dat gaat echter niet vanzelf. Ook al heb je het certificaat in bezit, je dient nog steeds te blijven voldoen aan diverse eisen en verplichtingen vanuit de ISO-norm. Daarnaast biedt het ISO-certificaat natuurlijk ook diverse kansen en mogelijkheden voor jouw organisatie die je zo goed mogelijk moet proberen te benutten. Hieronder geven we je vijf aandachtspunten die van toepassing zijn na het behalen van het ISO 9001 certificaat.

Geef allereerst intern bekendheid aan het behalen van het ISO 9001 certificaat. Resultaten en successen delen met collega’s draagt bij aan het creëren van draagvlak voor de KAM-activiteiten. Bedank collega’s voor hun hulp en input tijdens het ISO 9001 traject en laat hen zien wat een dergelijk certificaat de organisatie oplevert. Wanneer medewerkers inzien wat het belang van een ISO 9001 certificering is dan hechten ze er, in de toekomst, meer waarde aan. Tijdens het uitvoeren van KAM-activiteiten ben je immers sterk afhankelijk van de input van anderen binnen de organisatie en de kunst is om hen mee te krijgen. Zorg er dan ook voor dat het certificaat een centrale, prominente plek krijgt binnen je organisatie.

Het behalen van het ISO 9001 certificaat voegt waarde toe aan je organisatie en versterkt je imago. Bovendien onderscheid je jezelf met het certificaat van een heleboel concurrenten. Je kunt het certificaat dan ook op verschillende manieren inzetten als uithangbord voor je organisatie:

Plaats een nieuwsbericht over het behalen van de ISO 9001 certificering op je website. Voeg daar een aantal leuke foto’s bij, bijvoorbeeld van de uitreiking van het certificaat. Dit nieuws kun je vervolgens ook verspreiden via de social mediakanalen van het bedrijf en van collega’s en bijvoorbeeld meenemen in een e-mailnieuwsbrief. Door het nieuws te verspreiden via diverse (marketing)kanalen kom je positief onder de aandacht bij je relaties.

Vergeet niet om het ISO 9001 logo (kijk wel even naar de richtlijnen hiervoor) op je website te plaatsen. Wijd er bijvoorbeeld een pagina aan. Zo kunnen (toekomstige) opdrachtgevers direct zien dat jouw organisatie in het bezit is van een ISO 9001 certificaat. Dit kan meewegen in hun keuze voor jouw organisatie en zorgt er tevens voor dat je een streepje voor hebt op concurrenten. Naast je website kun je het logo in diverse uitingen verwerken, zoals je offertes, je facturen, je drukwerk etc. Kortom, zolang het interessant is kun je er aandacht aan besteden.

Ga eens om de tafel zitten met de marketing- en salescollega’s. Leg hen uit wat het belang is van het ISO 9001 certificaat voor de organisatie en denk met hen mee over hoe zij hier commercieel voordeel uit kunnen halen. Het certificaat kan immers bijdragen aan het genereren van meer opdrachten en daarmee dus meer omzet. Daar moet iedereen binnen de organisatie zich wel bewust van zijn.

Naast het inzetten van het certificaat voor interne en externe doeleinden, zitten er ook nog een aantal verplichtingen aan een ISO 9001 gecertificeerd bedrijf zijn. Tijdens het behalen van ISO 9001 is er namelijk een managementsysteem opgezet, dat onderhouden dient te worden. Dat onderhouden kun je als organisatie zelf doen, maar je kunt er ook voor kiezen om het coördineren en actualiseren van het managementsysteem (deels) uit te besteden.

Wat dien je dan precies te onderhouden in je managementsysteem? Hieronder beschrijven we een aantal elementen:

Vaak blijkt het onderhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem na een certificeringstraject lastiger dan vooraf gedacht. Dat is ook niet zo gek, aangezien het een nieuw systeem is dat nog niet geheel is verweven in de dagelijkse routine van de organisatie. Het belangrijkste is dat er tijd wordt vrijgemaakt om daadwerkelijk aandacht te besteden aan het onderhouden van het kwaliteitssysteem. Het moet duidelijk zijn wie welke verantwoordelijkheden heeft en of deze worden nageleefd. Je ontkomt er immers niet aan om sommige zaken te registreren, monitoren en analyseren.

Als je ISO 9001 gecertificeerd bent, dan wil je dat certificaat natuurlijk behouden. Dat betekent dat je moet blijven voldoen aan de eisen vanuit de ISO 9001 norm. Om die reden komt de certificerende instantie jaarlijks, voor drie opeenvolgende jaren na certificering, terug voor de zogenaamde controle-audit of her-certificatie audit. Daarbij wordt beoordeeld of je nog voldoet aan de eisen van de ISO-norm en of je het certificaat dus mag behouden. Wanneer je jouw processen echter geborgd hebt en je managementsysteem goed onderhouden hebt, dan is er geen reden om angst te hebben voor deze controle-audit.

Voordat de controle-audit wordt uitgevoerd dien je allereerst zelf weer een interne audit en directiebeoordeling uit te (laten) voeren. Naast het feit dat deze verplicht zijn vanuit de norm, is het sowieso verstandig om de interne audit periodiek uit te voeren. Tijdens de audit kun je namelijk checken of de gemaakte afspraken uit het verleden zijn nagekomen en werkbaar zijn. Ook constateer je waar de knelpunten zitten die nog niet helemaal goed lopen en kom je weer tot verbeterpunten waarmee je de kwaliteit van je organisatie naar een hoger niveau tilt. Door te acteren op de uitkomsten van de audits borg je de voortgang van verbeteringen binnen de organisatie en daarmee houd je dus ook je processen en managementsysteem op orde.

Het basisprincipe van iedere ISO-norm is continue verbetering door middel van het Plan-Do-Check-Act cyclus (Deming wheel). Bij de periodieke audits zie je kwaliteitsmanagementsysteem en bijbehorende proces zich steeds weer ontwikkelen. Dat neemt echter niet weg dat er altijd ruimte is voor verbetering van je dienstverlening en de klanttevredenheid. Je proces en kwaliteitssysteem geven structuur aan je organisatie, maar je kunt altijd naar een hoger niveau.

Een ISO 9001 certificaat kun je behalen omdat dit vereist is vanuit opdrachtgevers, maar je kunt het ook halen omdat je groei als drijfveer hebt of juist omdat je efficiënter wilt werken en daardoor kosten kunt besparen. Het voldoen aan je wensen en doelen, het op niveau houden van je KAM-activiteiten en het onderhouden van je managementsysteem kost nogal wat tijd en energie. In zo’n geval kunnen extra handen binnen je organisatie fijn zijn. Wanneer je daarvoor medewerkers aan moet nemen, dan kan dat nogal in de kosten lopen. Om die reden kun je ook eens denken aan outsourcing.

Wanneer je kiest voor het outsourcen van bovenstaande activiteiten, kun je een extern iemand met specifieke kennis en kunde inzetten op momenten dat jouw organisatie daar behoefte aan heeft. Op die manier borg je dat er structureel, samen met jouw eigen mensen, wordt gebouwd aan het verbeteren van je dienstverlening. Een externe adviseur kan met de interne organisatie meekijken en deze naar een hoger niveau tillen door o.a.:

Het voordeel van outsourcing is dat een flexibele inzet mogelijk is waarmee dus ook variabele kosten gepaard gaan. Een extern iemand heeft geen andere belangen dan het doel waarvoor hij of zij naar de organisatie komt. Daardoor kun je samen toewerken naar concrete resultaten op basis van doelstellingen. En een bijkomend voordeel is dat advies van een externe partij doorgaans eerder ter harte wordt genomen, dan advies uit de eigen organisatie. Simpelweg omdat vreemde ogen dwingen. Wil je meer weten over de mogelijkheden van outsourcing? Neem dan gerust contact met ons op.