ISO 50001 audit stappenplan: Wat kan je verwachten?
Het ISO 50001 certificaat is de certificering rondom energiemanagement. Om het certificaat te bemachtigen zullen er audits uitgevoerd moeten worden. Hoe dit precies in zijn werk gaat vertel lees je in dit artikel. Ook vind je een handig ISO 50001 audit stappenplan.
Tommy Yedidya is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'Ik haal veel voldoening uit het zichtbaar maken van de functionele verbeteringen op gebied van kwaliteits- en milieuprocessen.
tommy@certificeringsadvies.nlWanneer jouw organisatie werkt aan het behalen of behouden van het ISO 50001-certificaat voor energiemanagement, kom je in aanraking met de ISO 50001 auditprocedure. Zowel voor als na certificering is het essentieel om regelmatig audits uit te voeren. In dit artikel geef ik je een overzicht van wat je kunt verwachten tijdens een audit voor jouw ISO 50001 energiemanagementsysteem (EMS) en deel ik een handig stappenplan voor het uitvoeren van een ISO 50001 interne audit.
De ISO 50001 auditprocedure
Om het ISO 50001-certificaat te verkrijgen, zal jouw organisatie een interne audit en een externe audit moeten doorlopen. Zodra de certificering is behaald, kom je in een cyclus waarbij minimaal één interne audit per jaar verplicht is, gevolgd door een hercertificatieaudit na drie jaar. Gedurende deze periode moeten alle relevante normeisen minstens één keer beoordeeld worden. Hieronder gaan we in op de belangrijkste onderdelen van de auditprocedure.
ISO 50001 interne audit: Zelf de status van je EMS beoordelen
De interne audit is de eerste stap om na te gaan of jouw energiemanagementsysteem voldoet aan de ISO 50001-standaard. Deze audit wordt uitgevoerd door één of meerdere auditoren binnen de organisatie en biedt een gedetailleerd inzicht in de huidige status van het EMS. De resultaten helpen je om verbeterpunten op te sporen en het energiemanagementsysteem aan te scherpen voordat de externe audit plaatsvindt.
ISO 50001 externe audit: Wel of geen certificering?
Na een geslaagde interne audit en minimaal drie maanden gebruik van het EMS is het tijd voor de externe audit. Dit proces wordt uitgevoerd door een Certificerende Instantie (CI) en bestaat uit twee fasen:
Fase 1: Controle van documentatie en randvoorwaarden
De auditor beoordeelt of jouw organisatie aan alle basisvoorwaarden voldoet om in aanmerking te komen voor het certificaat. Er wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of alle noodzakelijke documentatie aanwezig en actueel is, zoals directiebeoordelingen en energieplannen. Ook wordt er nagegaan of het EMS aansluit bij geldende wet- en regelgeving.
Fase 2: Toetsing in de praktijk
Na fase 1 zal de auditor in fase 2 verifiëren of de documentatie overeenkomt met de dagelijkse praktijk. Dit betekent dat de auditor controleert of jouw organisatie voldoet aan de beschreven procedures rondom energiemanagement en dat deze ook daadwerkelijk worden nageleefd en op een effectieve manier worden uitgevoerd.
Scope, doelstellingen en criteria van de ISO 50001 audit
Voorafgaand aan de audit moet de scope, ofwel de reikwijdte van de audit, worden vastgelegd. Deze definieert welke onderdelen van het EMS wel of niet meegenomen worden in de audit. Daarnaast dienen de auditdoelstellingen en criteria duidelijk omschreven te worden. Dit zijn richtlijnen en documentatie-eisen waaraan de organisatie moet voldoen. Deze voorbereidingen helpen om de audit helder en doelgericht te laten verlopen.
Belangrijke elementen van de ISO 50001 audit
Tijdens de ISO 50001 audit komen onder andere de volgende onderwerpen aan bod:
- Identificatie en naleving van energiemanagementregels
- Analyse van energieverbruik en beoordeling van energieprestaties
- Inventarisatie en beoordeling van energiebronnen en verbruik
- Identificatie van kansen voor verbetering van de energieprestaties
- Ontwikkeling en onderhoud van energieprestatie-indicatoren (EnPI)
- Verwerking van belangrijke veranderingen in installaties of processen
ISO 50001 audit uitvoeren stappenplan
De uitvoering van een ISO 50001 audit lijkt sterk op het interne auditproces dat ook bij ISO 9001 en andere managementnormen vereist is. De belangrijkste stappen zijn het plannen, uitvoeren en opvolgen van interne audits voor elk relevant proces binnen het energiemanagementsysteem. Hoewel de methode overeenkomt met de ISO 9001, verschilt de focus: bij een ISO 50001-audit worden processen getoetst in het licht van de gestelde energiedoelstellingen waarbij er bij een ISO 9001 audit wordt gekeken hoe een proces presteert in relatie met een te leveren product of dienst.
Stap 1: Een heldere auditplanning opstellen
Aan de hand van een auditplanning zorg je ervoor dat alle onderwerpen aan bod komen tijdens de audit. Bekijk de eisen van ISO 50001 norm en verzamel alle relevante documenten en gegevens voor de processen die je gaat controleren, bekijk deze documenten grondig en bepaal wat je gaat controleren. Indien er al eerdere audits hebben plaatsgevonden in het verleden is het goed om jezelf af te vragen of er de afgelopen jaren significante veranderingen of ontwikkelingen in de (context van de) organisatie zijn geweest, zoals nieuwe risico’s, verbeteringen, nieuwe wetgeving op het gebied van energie. Daarnaast dient er te worden beoordeeld of alle afwijkingen en verbeteracties die het afgelopen jaar uit interne en externe audits naar voren zijn gekomen, ook zijn opgepakt.
Stap 2: De organisatie op de hoogte stellen
Het is belangrijk om je organisatie op de hoogte te stellen van de audit. Dit kan eventueel middels een openingsbijeenkomst waarin je ook uitlegt hoe deze audit zal worden uitgevoerd en wat er daarna wordt verwacht.
Stap 3: De ISO 50001 audit uitvoeren
Zorg ervoor dat de audit niet alleen op kantoor wordt uitgevoerd. Kijk echt waar de grote energieverbruikers aanwezig zijn en controleer deze. Beoordeel bijvoorbeeld of een stookinstallatie in goede staat verkeert, zuinig is en ook op tijd wordt onderhouden. Maak duidelijke aantekeningen en leg je bevindingen duidelijk vast.
Stap 4: Rapport opstellen
Wanneer je de audit hebt afgerond, beschikt je over een mooie verzameling bevindingen. Deze bevindingen kunnen zowel problemen als kansen voor verbetering zijn. Controleer jouw aantekeningen en bevindingen en stel een auditrapport samen. Auditteams moeten de bevindingen beoordelen met de hoofdauditor en/of vertegenwoordiger van het management, omdat het belangrijk is om de bevindingen te kalibreren en omdat de beoordeling ook een leerproces is. Als er onenigheid bestaat over bepaalde bevindingen, heeft de Lead Auditor de eindstemming.
Stap 5: Corrigerende maatregelen
Als er naar aanleiding van de audit blijkt dat er niet volledig wordt voldaan aan de ISO 50001 eisen, dan moeten er verbeteracties worden opgesteld. Dit soort corrigerende maatregelen moeten worden uitgevoerd en dienen opgepakt te worden voordat er een nieuwe audit plaatsvindt.
Zelf je ISO 50001 EMS auditten?
Leer alles dat je moet weten in deze IRCA erkende ISO 50001 lead auditor training
Stap 6: De ISO 50001 certificeringsaudit
Wanneer je de interne audit hebt afgerond, de verbeteracties hebt uitgevoerd en het ISO 50001 EMS minstens drie maanden in werking is, ben je klaar om het ISO 50001 certificaat te behalen. Je dient een afspraak te maken met een certificerende instantie (CI) dat bevoegd is om externe audits uit te voeren voor ISO 50001. Aangezien deze instanties doorgaans niet gelijk tijd hebben, is het verstandig om in een eerder stadium al contact op te nemen.
Meer informatie?
Wil je meer informatie over (het uitvoeren van) een ISO 50001 audit? Of heb je nog andere vragen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag verder!
Tommy Yedidya is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'Ik haal veel voldoening uit het zichtbaar maken van de functionele verbeteringen op gebied van kwaliteits- en milieuprocessen.
tommy@certificeringsadvies.nlOndersteuning bij de ISO 50001 audit?
Van advies tot uitvoering onze adviseurs kunnen het!
- Ervaren adviseurs
- Jouw organisatie als uitgangspunt
- Denken mee met jouw wensen