ISO 45001: De meest voorkomende valkuilen & tips om ze te voorkomen

ISO 45001 is de norm voor arbomanagement. Met behulp van deze norm werk je aan een veiligheidsmanagementsysteem en ben je continu bezig met gezond en veilig werken. Voorheen werd de OHSAS 18001 norm gebruikt, maar deze wordt in 2021 definitief vervangen door ISO 45001. De overgangsperiode van geaccrediteerde certificaten eindigt op 12 maart 2021. Het verschil met de OHSAS 18001 norm is dat ISO 45001 zich nog meer richt op het beperken en vermijden van onveilige werkomstandigheden en ongevallen. Wil jij aan de slag met de ISO 45001 norm? Dan ben je met behulp van dit artikel goed voorbereid op de meest voorkomende valkuilen bij de implementatie van de norm!

De ISO 45001 norm heeft als doel om:

Waar de VCA-norm voornamelijk is gericht op het hebben van procedures om ongevallen te voorkomen, is ISO 45001 voornamelijk gericht op ‘het managen van’. Er wordt binnen deze norm gekeken naar de context en vanuit daar wordt gekeken waar behoefte aan is en wat bijgestuurd moet worden. Het gedrag binnen je organisatie staat centraal in deze norm.

Het ‘voldoen’ aan de richtlijnen van de norm is daarom niet voldoende. Om succesvol volgens de ISO 45001 norm te werken, is betrokkenheid, leiderschap en participatie op alle niveaus binnen je organisatie nodig. Hier heb je meteen een eerste valkuil te pakken. Het gebrek aan bewustzijn en verantwoordelijkheidsgevoel bij medewerkers is enerzijds een valkuil en anderzijds is er vaak gebrek aan leiderschap en initiatief vanuit het management. Zo denken medewerkers vaak te licht over een risico. ‘Dat komt bij ons toch niet voor’, zeggen ze dan. En daarnaast draag je natuurlijk ook niet echt bij aan het veiligheidsbewustzijn wanneer je als directeur in je nette pak de bouwplaats op loopt, terwijl je voor je medewerkers richtlijnen hebt opgesteld om veiligheidsschoenen en een helm te dragen. Zorg er dus voor dat G&VW leeft op alle niveaus binnen je organisatie!

Een andere vaak voorkomende valkuil bij het implementeren van de ISO 45001 norm, is dat de organisatie onvoldoende vertrouwd is met de procesbenadering. De procesbenadering geeft juist structuur aan het traject. Je gewenste resultaat wordt ook efficiënter behaald wanneer de betrokken middelen en activiteiten worden gemanaged. Zorg er dus voor dat je de processen duidelijk beschrijft voor je begint.

Daarnaast komt het vaak voor dat er geen concrete missie en visie is opgesteld met betrekking tot veiligheid en gezondheid binnen de organisatie. Dit is wel een belangrijk onderdeel. Zorg er dus voor dat je een duidelijke missie & visie opstelt met de normen en waarden van je organisatie.

Wanneer organisaties bezig zijn met het implementeren van een norm, komt het nog wel eens voor dat de focus ligt op het verzamelen en opstellen van documenten en formulieren. Dat is juist niet de bedoeling! Houd in je achterhoofd dat een ISO-norm een middel is om je organisatie te verbeteren en geen doel op zich. Focus daarom ook op het verhogen van de veiligheid en gezondheid, en vergeet geen aandacht te besteden aan werknemersparticipatie. Het is natuurlijk de bedoeling dat de norm gaat leven in je gehele organisatie.

Daarnaast komt het vaak voor dat bepaalde eisen uit de ISO 45001 norm ontbreken in het veiligheidsmanagementsysteem. Zorg er dus voor dat je de norm grondig bestudeert en implementeert. Je zou er natuurlijk ook voor kunnen kiezen om een externe partij in de arm te nemen die je helpt om de norm te implementeren.

Als organisatie kun je meerdere ISO-certificeringen behalen. Het komt daarom regelmatig voor dat een organisatie bijvoorbeeld de ISO 9001 norm al geïmplementeerd heeft. Dat betekent niet dat je bij het implementeren van de ISO 45001 norm het woord ‘kwaliteit‘ simpelweg kunt vervangen door ‘veiligheid’. De ISO 45001 norm heeft specifieke kenmerken die gelden voor jouw veiligheidsmanagementsysteem. Denk hier dus niet te makkelijk over!

Verder wordt er vaak geen gestructureerd actieplan opgesteld. Zorg er dus voor dat je planmatig aan de slag kunt gaan en stel doelstellingen op. Zorg er daarnaast voor dat je over voldoende middelen en personeel beschikt. Op die manier werk je samen naar je beoogde resultaat!

Vaak voldoe je al voor een (groot) deel aan een ISO-norm, zonder dat je hier misschien bewust mee bezig bent geweest. Dit wordt nog wel eens vergeten waardoor organisaties volgens een compleet nieuwe werkwijze te werk gaan. Dat wist uiteraard niet nodig wanneer je normale werkwijze ook voldoet aan de norm. Voer daarom een GAP-analyse uit waarmee je onderzoekt wat al aanwezig is en wat nog moet gebeuren om te voldoen aan de norm.

Verder laat het plannen van de interne audit nog wel eens lang op zich wachten. De interne audit is juist een belangrijk onderdeel als voorbereiding op de externe audit. Je stelt hiermee namelijk vast of je veiligheidsmanagmentsysteem naar behoren functioneert voorafgaand aan de ‘formele initiële certificeringsaudit’. Zorg er dus voor dat je de interne audits tijdig plant! Deze kunnen worden uitgevoerd door je eigen medewerkers, of je kunt ervoor kiezen om dit uit te besteden.

Doordat er vaak geen concreet actieplan wordt opgesteld voorafgaand aan een certificeringstraject, wordt de doorlooptijd ontzettend lang. Het implementeren van een ISO-norm wordt daardoor vaak een ‘must’ in plaats van een uitdagend project om de organisatie te verbeteren. De doorlooptijd wordt daarnaast ook beïnvloed door de manier of frequentie waarmee je bewustwording wilt creëren. Wanneer je bijvoorbeeld maar eens per half jaar aandacht schenkt aan de bewustwording van je medewerkers, gaat die bewustwording nooit op het juiste niveau komen. Dat gebeurt namelijk niet van de ene op de andere dag. Zorg er daarom voor dat je regelmatig bezig bent met de bewustwording binnen je organisatie en neem tijdig contact op met een certificerende instelling voor de externe audit.

De laatste valkuil die je kunt voorkomen, is dat er nog wel eens te snel wordt overgegaan op de externe audit. Het is begrijpelijk dat je de certificering wilt behalen, maar een werkend veiligheidsmanagementsysteem heeft natuurlijk de prioriteit. Deze dient ook minimaal 3 maanden geïmplementeerd te zijn voor je eerste audit.

Met deze tips ben jij goed voorbereid op de meest voorkomende valkuilen bij het implementeren van de ISO 45001 norm. Wil je meer weten over de norm of ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag.