ISO 14001 in een aanbesteding: hoe ga je daar mee om?

Eind vorig jaar kwam er een aanvraag binnen via onze website voor een voorbeeld van ons ISO 14001 managementsysteem. Een korte zoektocht op Google, leverde een grote IT-dienstverlener op. Zij bleken geïnteresseerd te zijn omdat ISO 14001 in een aanbesteding werd gevraagd. Of een systeem gelijkwaardig aan ISO 14001. Voor een certificering was het toen nog niet het juiste moment. Echter, het bedrijf besteedde (en besteedt) wel degelijk aandacht aan het milieu. Dit moest alleen aantoonbaar worden gemaakt. Gelijkwaardig aan ISO 14001 dus.

Als Partner in Certificeren helpt CertificeringsAdvies Nederland bedrijven bij alle vraagstukken rondom bedrijf- en persoonscertificering. Dat betekent onder andere dat we investeren in lange termijn relaties. We besloten daarom om dit bedrijf te helpen hun milieubeleid aantoonbaar te maken. Inmiddels mogen wij het bedrijf in kwestie ook ondersteunen bij ISO 14001 certificering. Omdat ISO 14001 in een aanbesteding wel vaker naar voren komt, lees je in dit artikel hoe je daarmee om kunt gaan.

Duurzaamheid, MVO… het zijn termen die ‘in’ zijn. Bedrijven moeten hun maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen. Het ene bedrijf doet dit door hun mensen in elektrische auto’s te laten rijden, bij CertificeringsAdvies Nederland geven we daar vorm aan door een project van een Goede Doelen Organisatie te steunen.

Hoe het ook zij, milieu wordt steeds belangrijker. De ISO 14001 norm (officieel NEN-EN-ISO 14001: 2015) is de internationaal geaccepteerde norm op het gebied van milieumanagement. Om het ISO 14001 certificaat te behalen, zet de organisatie een milieumanagementsysteem op waarmee zij haar milieubelastende activiteiten kan monitoren en verbeteren. Uiteraard wel vanuit het milieubeleid- en doelstellingen van de organisatie. De norm is in 2015 overigens vernieuwd.

Uiteindelijk wordt ISO 14001 in een aanbesteding vooral gevraagd vanwege bijvoorbeeld Europese wetgeving. Als de opdrachtgever van de aanbestedende dienst zich daar aan moet houden, wordt ook aan andere partijen in de keten gevraagd ISO 14001 gecertificeerd te zijn of een gelijkwaardig systeem geïmplementeerd te hebben. Gelijkwaardig aan ISO 14001 kan betekenen dat de organisatie wel beschikt over een managementsysteem dat voldoet aan de richtlijnen uit de ISO 14001 norm, maar dat dit managementsysteem (nog) niet gecertificeerd is.

Wanneer er ISO 14001 in een aanbesteding wordt gevraagd, kan de organisatie vaak dus ook volstaan met een systeem dat gelijkwaardig is aan ISO 14001. Wij adviseren vaak om in eerste instantie voor gelijkwaardig te gaan. Waarom? Simpel. De doorlooptijd van een ISO 14001 traject is minimaal drie maanden. Meestal is dit te kort dag om nog in te schrijven voor de aanbesteding. Daarnaast, als je het goed wilt aanpakken, is een traject van vier of vijf maanden zeker niet ondenkbaar.

Een systeem dat gelijkwaardig is aan ISO 14001 hoeft echter helemaal niet zo veel tijd te kosten. Vaak kan in een halve dag een digitaal managementsysteem worden opgezet dat in hoofdlijnen het milieubeleid- doelstellingen- en maatregelen beschrijft van de organisatie. Het geheel op maat schrijven, is dan nog een ‘koud kunstje’.

Om de interne en externe beheersbaarheid van jouw organisatie op het gebied van milieu te verhogen, is ISO 14001 de tool om dit gestructureerd aan te pakken. Wanneer je nog niet gecertificeerd bent en ISO 14001 in een aanbesteding wordt gevraagd maar je een gelijkwaardig systeem opzet, is het een kleine stap om vervolgens het complete certificeringstraject in gang te zetten. In een dergelijk traject kun je relatief gemakkelijk andere ISO normen meenemen. Bijvoorbeeld ISO 9001.

Op basis van de nieuwe High Level Structure (HLS) die voor iedere ISO norm geldt, is het eenvoudig andere normen te integreren in één managementsysteem. Andersom geldt natuurlijk ook: mocht je  al ISO 9001 gecertificeerd zijn, is het eenvoudig om de ISO 14001 norm (en andere normen) toe te voegen omdat de High Level Structure al staat. ISO 9001 richt zich op het in kaart brengen van relevante organisatieaspecten voor de algemene organisatie, het vaststellen van beheersmaatregelen en continue verbeteren. ISO 14001 is dan een verdieping op de prestaties en processen van de organisatie op milieu-gebied. ISO 27001 voor informatiebeveiliging en ISO 45001 voor arbomanagement.

Even terug naar het uitgangspunt van dit artikel: hoe te handelen wanneer ISO 14001 in een aanbesteding wordt gevraagd. Wanneer dit het geval is en je er voor kiest om direct het gehele traject in gang te zetten, is het belangrijk om te weten dat het milieumanagementsysteem van toepassing kan zijn op jouw gehele organisatie of op specifieke onderdelen. Wanneer de aanbesteding alleen van toepassing is op een specifiek onderdeel van jouw organisatie, kun je er dus ook voor kiezen om alleen dat onderdeel te laten certificeren.

De basis voor een managementsysteem conform de ISO 14001 norm, is een milieuaspectenanalyse. De milieuaspecten- effecten- en beheersing staan duidelijk omschreven in het managementsysteem en worden uiteraard actueel gehouden. Zoals in ieder ISO norm, is ook in de ISO 14001 norm continu verbeteren van belang. Daarom moeten er ook doelstellingen worden opgesteld. Het complete milieubeleid moet worden gecommuniceerd met het personeel en externe partijen.

Het stappenplan voor het behalen van ISO 14001 is als volgt: