ISO 14001 checklist; dit kun je verwachten van het traject!

Wil je aan de slag met de implementatie van ISO 14001 en ben je op zoek naar een praktische ISO 14001 compliance checklist? In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door het traject dat nodig is om te voldoen aan de ISO 14001 norm. Deze checklist is ideaal als je milieuprestaties wilt verbeteren of moet voldoen aan eisen binnen aanbestedingen of audits. Of je nu net begint met de ISO 14001 implementatie of al stappen hebt gezet: deze ISO 14001 compliance checklist helpt je doelgericht op weg naar je certificering.

Het voldoen aan de ISO 14001 norm vraagt om een gestructureerde aanpak. Of je nu een milieumanagementsysteem vanaf de grond opzet of je bestaande processen wilt verbeteren; een helder overzicht is essentieel. Met deze ISO 14001 checklist krijg je inzicht in de belangrijkste stappen richting een succesvolle implementatie. Hierbij gaat het om zaken als het uitvoeren van een contextanalyse, het opstellen van milieubeleid en het voorbereiden op een interne audit. Deze onderdelen in deze checklist helpen je niet alleen bij de ISO 14001 implementatie, maar vormt ook de basis voor het behalen van de ISO 14001 certificering en het borgen van structurele compliance binnen je organisatie.

De ISO 14001 checklist bestaat uit:

Hieronder leggen we elke stap verder uit.

De eerste stap als het gaat om de implementatie van ISO 14001 is het algemeen inventariseren van de organisatie. Daarin neem je de werkwijze van de organisatie onder de loep, kijk je naar de relevante informatie die reeds beschikbaar is en loop je door het huidige milieubeleid. Hiermee weet je waar je staat als organisatie en breng je snel in kaart welke stappen je nog moet zetten om ISO 14001 compliant te worden.

Na de inventarisatie in stap 1 voer je de contextanalyse uit. Met de contextanalyse bekijk je welke invloed de organisatie heeft op zijn omgeving en het milieu. Binnen ISO 14001 bestaat de contextanalyse o.a. uit:

De milieuaspectenanalyse is de meest onbekende van deze drie, maar daardoor zeker niet minder belangrijk. In de milieuaspectenanalyse inventariseren je namelijk welke milieuaspecten in de organisatie voorkomen en welke effecten dit heeft. De resultaten hiervan vormen het milieuaspectenregister en die is essentieel binnen ISO 14001.

De uitkomsten van de stakeholderanalyse, risicoanalyse en het milieuaspectenregister leg je uiteindelijk vast in de contextanalyse.

In stap 2 is met de contextanalyse duidelijk geworden waar de organisatie staat op dit moment en wat er nog nodig is om te voldoen aan de ISO 14001 eisen. Met de input uit stap 2 kun je nu het milieubeleid opstellen. In het milieubeleid beschrijf je concreet de doelstellingen en acties rondom het thema milieu. Dit doe je op basis van de PDCA cyclus. Zo creëer je een projectplan dat aansluit op je missie, beleid en strategie. Hierin neem je ook de processen mee die er uiteindelijk voor zorgen dat je de doelstellingen behaalt

Alle eerder gemaakte afspraken en beleidsstukken voeg je samen in het managementsysteem. Heb je al een managementsysteem? Dan maak je deze compliant met de eisen van ISO 14001.

Het verschil tussen een ISO 14001 managementsysteem en andere ISO-managementsystemen is dat er uiteraard binnen ISO 14001 specifieke onderdelen aanwezig zijn, gericht op milieumanagement. Zo moet je bij de implementatie van een ISO 14001 managementsysteem jezelf vragen stellen als: Wat zijn onze werkprocessen die te maken hebben met milieu? En welke milieueffecten hangen daar mee samen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan CO2-emissies en bodemvervuiling.

Een belangrijk onderdeel binnen ISO 14001 is het periodiek beoordelen van je leveranciers. Leveranciers kunnen namelijk invloed hebben op jouw milieuprestaties. Denk aan:

In deze stap breng je in kaart welke leveranciers relevant zijn, stel je eisen op en maak je afspraken over milieuprestaties. Deze afspraken leg je vast, bijvoorbeeld in een contract. Vervolgens beoordeel je periodiek of de leverancier zich aan deze afspraken houdt. Hiermee beheers je risico’s en zorg je ervoor dat jouw organisatie blijft voldoen aan de eisen van ISO 14001.

Om te kunnen beoordelen of de inspanningen uit de eerdere stappen de moeite waard zijn geweest dien je vanuit de norm aan te tonen enkele maanden te hebben gewerkt volgens het nieuwe milieumanagementsysteem. Tevens is dit een waardevolle testperiode om na te gaan of de beschreven regels, werkwijzen, formats etc. ook daadwerkelijk effect hebben in de praktijk. Tevens biedt deze periode ruimte om vroegtijdig bij te sturen en aanpassingen te doen alvorens het managementsysteem getoetst wordt door de externe auditor.

Wanneer het managementsysteem enkele maanden in gebruik is dien je het managementsysteem allereerst te toetsen doormiddel van de directiebeoordeling. Hierbij draait het om het beoordelen van de prestaties van de organisatie waarbij je de werking van het milieumanagementsysteem onder de loep neemt. De directie is hiervoor verantwoordelijk, vandaar de naam directiebeoordeling.

Tijdens deze beoordeling constateert de directie van de organisatie of de beschreven regels, werkwijzen, formats, etc. ook daadwerkelijk effectief zijn in de praktijk. Ofwel; bereikt de organisatie met het milieumanagement de beoogde resultaten? De directiebeoordeling vormt de basis voor aanvullende besluiten ter optimalisatie van het functioneren van de organisatie. Na het behalen van de certificering zal de directiebeoordeling jaarlijks terugkomen als een vast onderdeel van de certificering.

Wanneer de bevindingen n.a.v. de directiebeoordeling in stap 6 verwerkt zijn ga je over op de interne audit. Hierin wordt getoetst op verschillende plaatsen in de organisatie of het managementsysteem, wat in theorie is opgeschreven, in de praktijk gedegen wordt uitgevoerd. Voorafgaand aan de audit worden de punten bepaald die beoordeeld gaan worden (scope). Eerdere afwijkingen en bevindingen worden hierin meegenomen.

Aan de hand van interviews, documentenonderzoek en informatie uit systemen wordt een beeld gevormd. De afwijkingen en verbeterpunten worden vervolgens vastgelegd ter opvolging (corrigerende maatregelen).

De interne audit dient door een onafhankelijk persoon uitgevoerd te worden. Dit mag een persoon binnen de organisatie zijn die nog niet betrokken is bij de ISO 14001 certificering, of een extern persoon.

Als laatste stap in het certificeringstraject volgt de externe audit. Hierin kijkt een een externe auditor of het managementsysteem voldoet aan de ISO 14001 eisen. De externe audit gebeurt in 2 fases, fase 1 en fase 2.

In fase 1 komt de externe auditor voor de eerste keer langs in je organisatie. Het beoordelen van het managementsysteem staat hierbij centraal. Daarnaast beoordeelt de auditor of de directiebeoordeling en de interne audit zijn uitgevoerd. De resultaten zullen direct besproken worden met de betrokken personen in de organisatie.

Na de eerste auditfase heeft de organisatie 4 tot 6 weken de tijd om de documentatie te implementeren in de organisatie. Daarna volgt de auditfase 2 waarin de auditor doormiddel van interviews kijkt of er draagvlak is binnen de organisatie en of de documentatie aansluit bij de huidige bedrijfsvoering. Werkt het managementsysteem naar behoren? Wanneer je systeem voldoet aan de certificeringseisen en dit blijkt in de praktijk het gewenste effect te hebben dan ben je geslaagd en behaal je je ISO 14001 certificering.

Heb je nog vragen over stappen uit de ISO 14001 checklist, de implementatie van het ISO 14001 managementsysteem of de stappen waaruit het behalen van de ISO 14001 certificering bestaat? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wel helpen je graag verder!