ISO 14001 checklist; dit kun je verwachten van het traject

Wil je aan de slag met het in kaart brengen en verbeteren van je milieuprestaties? Of dien je dit aan te tonen in bijvoorbeeld een aanbesteding? Dan is de ISO 14001 norm, dé norm voor jouw organisatie. Om aan de ISO 14001 norm te voldoen dien je een aantal stappen te doorlopen als organisatie. Middels de ISO 14001 checklist in dit artikel nemen we je mee door de stappen die je dient te zetten om als organisatie te voldoen aan de ISO 14001 norm.

In de eerste stap vindt er een algemene inventarisatie van de organisatie plaats. Daarin wordt de werkwijze onder de loep genomen, wordt er gekeken naar de informatie die reeds beschikbaar is en wordt het milieubeleid doorlopen. Hiermee weet je waar je staat als organisatie en breng je snel in kaart welke stappen er nog moeten worden gezet om te voldoen aan de ISO 14001 norm.

Na de inventarisatie in stap 1 wordt de contextanalyse uitgevoerd. Er wordt bekeken welke invloed de organisatie heeft op zijn omgeving en het milieu. Dit gebeurt o.a. door het uitvoeren van een stakeholderanalyse en risicoanalyse. Een belangrijk onderdeel hiervan is het uitvoeren van een milieuaspectenanalyse. Hierbij wordt geanalyseerd welke milieuaspecten in de organisatie voorkomen en welke effecten dit heeft. De resultaten hiervan vormen het milieuaspectenregister. De uitkomsten van de stakeholderanalyse, risicoanalyse en het milieuaspectenregister leg je vervolgens vast in de contextanalyse.

In stap 2 is duidelijk geworden waar de organisatie staat op dit moment en wat er nog nodig is om te voldoen aan de ISO 14001 eisen. Met de input uit stap 2 kun je nu het milieubeleid opstellen. In het milieubeleid beschrijf je concreet de doelstellingen en acties rondom het thema milieu. Dit doe je op basis van de PDCA cyclus. Zo creëer je een projectplan dat aansluit op je missie, beleid en strategie. Hierin neem je ook de processen mee die er uiteindelijk voor gaan zorgen dat de doelstellingen worden behaald.

Alle eerder gemaakte afspraken en beleidsstukken worden samengevoegd in het managementsysteem. Heb je al een managementsysteem? Dan zal deze worden aangepast. Zoals bij alle ISO-normen is het opzetten van een managementsysteem de basis van de ISO ISO 14001 norm. In het managementsysteem zijn de afspraken

Uiteraard zijn er binnen ISO 14001 specifieke onderdelen aanwezig gericht op milieumanagement. Wat zijn je werkprocessen die te maken hebben met milieu? En welke milieueffecten hangen daar mee samen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan CO2-emissies en bodemvervuiling.

Om te kunnen beoordelen of de inspanningen uit de eerdere stappen de moeite waard zijn geweest dien je vanuit de norm aan te tonen enkele maanden te hebben gewerkt volgens het nieuwe milieumanagementsysteem. Tevens is dit een waardevolle testperiode om na te gaan of de beschreven regels, werkwijzen, formats etc. ook daadwerkelijk effect hebben in de praktijk. Tevens biedt deze periode ruimte om vroegtijdig bij te sturen en aanpassingen te doen alvorens het managementsysteem getoetst wordt door de externe auditor.

Wanneer het managementsysteem enkele maanden in gebruik is dien je het managementsysteem allereerst te toetsen doormiddel van de directiebeoordeling. Hierbij draait het om het beoordelen van de prestaties van de organisatie waarbij de werking van het milieumanagementsysteem onder de loep wordt genomen. De directie is hiervoor verantwoordelijk, vandaar de naam directiebeoordeling.

Tijdens deze beoordeling constateert de directie van de organisatie of de beschreven regels, werkwijzen, formats, etc. ook daadwerkelijk effectief zijn in de praktijk. Ofwel; bereikt de organisatie met het milieumanagement de beoogde resultaten? De directiebeoordeling vormt de basis voor aanvullende besluiten ter optimalisatie van het functioneren van de organisatie. Na het behalen van de certificering zal de directiebeoordeling jaarlijks terugkomen als een vast onderdeel van de certificering.

Wanneer de bevindingen n.a.v. de directiebeoordeling in stap 6 verwerkt zijn ga je over op de interne audit. Hierin wordt getoetst op verschillende plaatsen in de organisatie of het managementsysteem wat in theorie is opgeschreven, in de praktijk gedegen wordt uitgevoerd. Voorafgaand aan de audit worden de punten bepaald die beoordeeld gaan worden (scope). Eerdere afwijkingen en bevindingen worden hierin meegenomen.

Aan de hand van interviews, documentenonderzoek en informatie uit systemen wordt een beeld gevormd. De afwijkingen en verbeterpunten worden vervolgens vastgelegd ter opvolging (corrigerende maatregelen).

De interne audit dient door een onafhankelijk persoon uitgevoerd te worden. Dit mag een persoon binnen de organisatie zijn die nog niet betrokken is bij de ISO 14001 certificering, of een extern persoon.

Als laatste stap in het certificeringstraject volgt de externe audit. Hierin wordt door een externe auditor gekeken of het managementsysteem voldoet aan de ISO 14001 eisen.  De externe audit gebeurt in 2 fases, fase 1 en fase 2.

In fase 1 komt de externe auditor voor de eerste keer langs in je organisatie. Het beoordelen van het managementsysteem staat hierbij centraal. Daarnaast beoordeelt de auditor of de directiebeoordeling en de interne audit zijn uitgevoerd. De resultaten zullen direct besproken worden met de betrokken personen in de organisatie.

Na de eerste auditfase heeft de organisatie 4 tot 6 weken de tijd om de documentatie te implementeren in de organisatie. Daarna volgt de auditfase 2 waarin de auditor doormiddel van interviews kijkt of er draagvlak is binnen de organisatie en of de documentatie aansluit bij de huidige bedrijfsvoering. Werkt het managementsysteem naar behoren? Wanneer je systeem voldoet aan de certificeringseisen en dit blijkt in de praktijk het gewenste effect te hebben dan ben je geslaagd en ontvang je het ISO 14001 certificaat.