Je vindt het als bedrijf belangrijk om de duurzaamheid, kwaliteit en veiligheid op orde te hebben. Maar zoals iedere ondernemer houd je hierbij ook rekening met de kosten. Benieuwd naar je investering voor een certificering of opleiding? We zetten het voor je op een rijtje;
Certificeren
Wanneer je kiest voor certificeren ga je eerst intern in overleg of je het zelf gaat doen, wil uitbesteden of een combinatie van beide. Er leiden namelijk meerdere wegen naar Rome, ook bij certificeren. Hoe de aanpak zal zijn is volledig afhankelijk van je wensen.
De keuze van de norm
Er bestaan duizenden normen. De norm van jouw keuze is van invloed op de uiteindelijke kosten van het project.
Een veel gevraagde norm is de ISO 9001 norm, hierbij worden alle bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Dit brengt meer kosten met zich mee dan de VCA-norm doordat dit een stuk minder complex is dan de ISO 9001 norm.
De complexiteit van de organisatie
De complexiteit van de organisatie en haar processen spelen een grote rol in het bepalen van de kosten voor ISO-certificering. Een klein bedrijf dat één product maakt en levert, zit eenvoudiger in elkaar dan een grote organisatie met allerlei producten en diensten en wellicht zelfs meerdere vestigingen. Het bepalen van de complexiteit gebeurt aan de hand van het aantal medewerkers, het aantal producten en diensten, het aantal processen en het aantal vestigingen van een organisatie.
De mate van begeleiding
Ook de begeleiding is per organisatie verschillend. De ene organisatie heeft behoefte aan intensieve begeleiding waarbij de consultant ook een uitvoerende rol heeft. De andere organisatie heeft meer behoefte aan begeleiding op hoofdlijnen waarbij de consultant meer een coach is. Het spreekt voor zich dat intensieve begeleiding meer (directe) kosten met zich meebrengt dan een coachende variant. Als we het dan hebben over de kosten van ISO-certificering, is het ook belangrijk dat de organisatie de indirecte kosten meerekent. Want het werk dat de consultant in een coachende rol niet uitvoert, moet uitgevoerd worden door iemand uit de organisatie.
De certificerende instantie
Een ander belangrijk kostenaspect zijn de kosten van de certificerende instantie.
Omdat het adviesbureau dat jou begeleidt naar ISO-certificering niet zelf de audit mag uitvoeren, dien je daar een certificerende instantie voor in te schakelen.
Ons advies: vraag bij meerdere consultancybureaus een offerte op en vergelijk. Wat voor aanpak wordt er gehanteerd? Wat voor visie heeft het bureau zelf op de norm? Is het resultaat van het project alleen het certificaat aan de muur, of wordt er daadwerkelijk meerwaarde geleverd?
Onderhoudskosten
Wanneer je gecertificeerd bent, wil je het certificaat natuurlijk niet kwijtraken. Je moet dus blijvend voldoen aan de eisen uit de norm. Jaarlijks komt de certificerende instantie terug voor een controle-audit. De auditor beoordeelt dan of je nog voldoet aan de uitgangspunten van de norm waarvoor je gecertificeerd bent. Hiervoor worden auditkosten in rekening gebracht. VCA- en ISO-certificeringen zijn 3 jaar geldig. Vóór je controle-audits moet je in ieder geval zelf weer een interne audit en een directiebeoordeling uitvoeren.
Na drie jaar dien je te her-certificeren. De je dit niet dan vervalt het certificaat. Als je alles netjes hebt bijgehouden, heb je hiervoor geen adviseur nodig. Het her-certificeren verschilt dan nauwelijks van een controle. In dat geval krijg je alleen te maken met kosten voor de certificeringsaudit. Indien je het niet hebt bijgehouden en er daarom een adviseur moet worden ingeschakeld krijg je ook te maken met advieskosten.
De totale onderhoudskosten zijn afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie.
Opleiden
Als bedrijf wil je graag dat je personeel over de juiste actuele kennis beschikt. Dit kun je bereiken door het volgen van opleidingen.
Voor bepaalde certificeringen zijn verplichte opleidingen per medewerker bepaald, bijvoorbeeld bij de VCA Certificering. Hierbij dient iedere medewerker apart de VCA-opleiding te hebben gevolgd voordat het VCA-bedrijfscertificaat mag worden uitgereikt.
Indien je ervoor kiest je medewerkers bij te scholen of op te leiden, dien je rekening te houden met opleidingskosten.
De kosten hiervoor zijn afhankelijk van de duur van de opleiding, de locatie en voor hoeveel personen de opleiding gegeven wordt. Hoe meer personen, hoe voordeliger het tarief vaak is. Daarnaast dient voor sommige opleidingen een herhaling te worden gevolgd om de kennis up-to-date te houden.
Aan de hand van de genoemde punten kun je wellicht zelf een inschatting maken van de kosten voor je organisatie. Let hierbij vooral op de complexiteit van je processen en de begeleidingsvorm waar je voorkeur naar uitgaat. Een intensieve begeleidingsvorm bespaart je tijd, maar zal meer advieskosten met zich meebrengen. Een coachende vorm zal andersom meer tijd kosten, maar een kostenbesparing opleveren.
Een kostenplaatje op maat?
Wil je weten wat de kosten zijn voor een certificering of opleiding voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseur maakt graag vrijblijvend een kostenplaatje op maat.
