Interne audit succesvol uitvoeren? Volg deze interne audit best practices!

Door het uitvoeren van interne audits kan een organisatie afwijkingen en verbeterpunten constateren. Hier kan dan op geacteerd worden waar het bedrijf beter van wordt. Dit is onderdeel van het continu verbeteren binnen de PDCA cyclus. Het uitvoeren van audits kan op verschillende manieren en door verschillende mensen gedaan worden. Het doel is uiteindelijk om als organisatie beter te worden en van elkaar te leren. De focus ligt aan de ene kant op de eisen uit een bepaalde norm en aan de andere kant op de afspraken die binnen het bedrijf gelden. In dit artikel delen we de interne audit best practices en de struikelblokken zodat je goed voorbereid te werk kan gaan!

Om een interne audit succesvol uit te voeren en er toegevoegde waarde uit te halen is het belangrijk om een aantal factoren mee te nemen. In dit artikel lees je over de volgende interne audit best practices:

Een goed begin is het halve werk, ook bij audits geldt dit gezegde. Maak dus een overzichtelijke planning waarin alle nodige onderwerpen voldoende belicht kunnen worden. Maak van tevoren duidelijk aan de auditee wat tijdens de audit wordt verwacht en welke onderwerpen worden besproken. 

Start een audit met de resultaten van de voorgaande audit om te kijken of deze zijn opgepakt, begrepen en effectief zijn. Kijk en vraag ook of in de afgelopen periode bijzonderheden zijn voorgekomen of dat grote veranderingen worden verwacht. 

Om een gedegen audit te doen is het belangrijk dat men doorvraagt en bewijs ziet van hetgeen dat wordt verteld. Wanneer een medewerker verteld wat hij of zij doet in het proces of om tot een goed eindresultaat te komen is het ook van belang dat hij of zij dit kan onderbouwen. 

Het is vervolgens aan de auditor om een makkelijk te lezen audit trail te maken voor de herleidbaarheid van het rapport. Hiervoor dienen de getoonde documenten opgenomen te worden met titel en opslaglocatie zodat een ander dit kan terugvinden indien nodig. 

Neem voor de leesbaarheid en efficiëntie een actielijst met prioritering op. De betrokken verantwoordelijke kan deze dan gemakkelijk overnemen op zijn of haar eigen actielijst of uitzetten naar andere medewerkers. 

Om de audit zo effectief mogelijk te doen kunnen een aantal struikelblokken vermeden worden. Eén van deze struikelblokken is het te ver doorgaan in een zijstraat en daarmee het doel van de audit vergeten. Dit resulteert in een volgend struikelblok: het vergeten van de tijd. Als je te veel tijd neemt voor een onderwerp waardoor andere onderwerpen gehaast doorgenomen moeten worden aan het einde van de audit, dan komt dit de kwaliteit niet ten goede. 

Een andere belangrijke valkuil heeft te maken met objectiviteit en onafhankelijkheid. Een medewerker moet niet het proces auditen waarin hij of zij zelf werkzaam is om te voorkomen dat ‘de slager zijn eigen vlees keurt’. 

Ook is het belangrijk voor de betrokkenen om te weten dat samen wordt gekeken naar wat beter zou kunnen en dat niet gezocht wordt naar dingen die fout gaan om iemand ergens de schuld van te geven. 

Last but not least is de opvolging van geconstateerde verbeterpunten een vaak voorkomend struikelblok. Indien dit niet voldoende wordt opgepakt is het nut van de audit ver te zoeken en wordt de organisatie hier niet beter van. 

Het uitvoeren van een interne audit kan ook door een externe partij gedaan worden. Deze keuze biedt vaak voordelen gezien de objectiviteit van deze persoon richting de organisatie. Nieuwe ogen zien nieuwe dingen wat kan zorgen voor nieuwe inzichten en verbetering. Het inschakelen van een externe interne auditor heeft daarnaast als voordeel dat deze persoon bij veel organisaties komt en dus veel praktijkervaring met zich meebrengt. Hierdoor achterhaal je ook de minder voordehand liggende verbeterpunten van je organisatie. De externe persoon kan tijdens het uitvoeren van de interne audit ook gebruikt worden als kennis en sparringpartner om vragen te stellen. 

Wil je meer weten over het uitbesteden van de interne audit? Neem dan gerust contact met ons op of vraag direct een offerte aan!