Hoelang duurt een goede toolboxmeeting?

Hoelang duurt een goede toolboxmeeting? En wat bespreek je in zo'n meeting? Lees snel verder!

Verplichte toolboxen
Stijn Sestig
Stijn Sestig
Adviseur

Stijn Sestig is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'De belangrijkste kernwaarde die ik tijdens mijn studie heb geleerd is integriteit. Deze kernwaarde neem ik mee naar mijn klanten. Vertrouwen is vanuit mijn optiek immers de basis die moet leiden tot mooie resultaten.'

stijn@certificeringsadvies.nl

In eerdere blogs is het aantal verplichte toolboxmeetings en de beste manier om een toolbox te organiseren besproken, maar hoe ziet een toolbox er nu uit? Wat zijn belangrijkste onderwerpen om de revue te laten passeren, wie moet ik uitnodigen om bij de toolbox aanwezig te zijn, wie mag de toolbox geven, hoelang duurt een goede toolboxmeeting om het gewenste effect te bereiken en waar dient de toolbox plaats te vinden? Allemaal vragen die we regelmatig voorbij horen komen en om die reden in dit blogartikel voor je gaan beantwoorden.

Wat is een toolboxmeeting?

Toolboxmeetings, of VGM-overleg, zijn bedoeld om de communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers te bevorderen en gedachten uit te wisselen omtrent VGM-zaken. Deze momenten zijn van belang, omdat je jezelf als organisatie dient te houden aan de Arbowet en, mits gecertificeerd, aan de VCA-norm, van waaruit het verplicht is om instructie te geven aan het personeel over de uit te voeren werkzaamheden.

Definitie toolboxmeeting: “Een Veiligheid-, Gezondheid- en Milieu-bijeenkomst waarin leidinggevenden en medewerkers van gedachten wisselen over deze onderwerpen. Deze zijn bedoeld om de communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers te bevorderen.”

Het is aanbevolen om de toolboxmeetings tijdig aan te kondigen bij het personeel. Dit kan door een conceptuele planning te maken voor de te houden toolboxmeetings, zodat het personeel niet voor verrassingen komt te staan en hier rekening mee kan houden. Deze planning dient tijdig gecommuniceerd te worden, bijvoorbeeld door deze op te nemen in het beleid. De toolbox kan natuurlijk altijd worden afgesloten met een borrel, om op die manier draagvlak te creëren om aanwezig te zijn. N.b. Natuurlijk rekening houdend met het feit dat sommige medewerkers de auto nog in moeten stappen en de werkgever binnen werktijd verantwoordelijk is voor het welzijn van zijn personeel. 

Voor wie is een toolbox van belang?

Een toolbox wordt veelal georganiseerd door de preventiemedewerker of de VGM-coördinator. Deze persoon is nauw betrokken bij de veiligheid op de werkvloer en verantwoordelijk voor het opstellen van beleid omtrent Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM). Doordat in de toolbox belangrijke veiligheidszaken aan bod komen welke besproken dienen te worden met verschillende lagen in de organisatie is het belangrijk dat iedere medewerker hierbij aanwezig is, van directeur tot administratie. Zelfs aanwezige inhuurkrachten moeten aantoonbaar aanwezig zijn, omdat ook zij blootgesteld worden aan de risico’s tijdens de werkzaamheden.

Welke onderwerpen komen aan bod in een toolbox?

Zodra eenieder aanwezig in de zaal of bij de videomeeting kan de toolbox beginnen. De presentator kondigt aan wat het onderwerp is van de toolbox, laat een presentielijst ondertekenen en start de presentatie. In de presentatie kunnen onderwerpen als risicovolle werkzaamheden, wijzigingen in veiligheidsbeleid, klachten of verbeteringen, veiligheidscijfers en incidenten centraal staan.

Iedereen mag, natuurlijk op een nette manier, zijn/haar mening geven over de inhoud van de toolbox. Hierdoor ontstaat een veiligheidsdialoog, welke input levert voor het schrijven van beleid en tevens kan resulteren in een verhoogd veiligheidsbewustzijn bij het personeel.

Hoelang duurt een goede toolboxmeeting?

Hoelang duurt een goede toolboxmeeting? Antwoord: Er is geen verplichte tijdsduur voor een toolbox. Toch is het verstandig om uit te gaan van minimaal een half uur, iets waar je al snel aan zit als je een presentatie en veiligheidsdialoog houdt met een grote groep mensen. Na afronding van de toolbox dient er een rapportage van de toolbox opgesteld te worden, waarop beschreven staat wat de resultaten zijn van de toolbox, hoe er met openstaande acties omgegaan wordt en wat er tijdens de volgende toolbox wordt besproken.

Welke toolbox vormen zijn er mogelijk?

In de basis is het de bedoeling om een toolbox als groep te hebben/geven. In deze tijd van digitale communicatie is het ook mogelijk om informatie te delen via mail of videoboodschap of bijvoorbeeld 1-op-1 met de VGM-coördinator. Het nadeel van video of mail is dat op deze manier alleen wordt gezonden en er geen dialoog is. Dit is daarom toegestaan voor maximaal 50% van de toolboxen en alleen als er een goede reden voor kan worden aangegeven. Zo’n reden is bijvoorbeeld COVID-19. Naast zojuist benoemde vormen zijn er zijn meer mogelijkheden. Denk aan een toolbox via Facetime, Teams, Google Meet of Zoom. Denk echter ook eens aan een toolbox in de vorm van een quiz. Gebruik deze mogelijkheden om de gezamenlijke dialoog te hebben.

Ondersteuning of meer informatie?

Ga je voor het eerst toolboxmeetings organiseren of ben je benieuwd naar verbetermogelijkheden of juist naar ondersteuning bij de implementatie van VCA? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseur helpt je graag op weg.

Bekijk CAN Academy

Stijn Sestig
Stijn Sestig
Adviseur

Stijn Sestig is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'De belangrijkste kernwaarde die ik tijdens mijn studie heb geleerd is integriteit. Deze kernwaarde neem ik mee naar mijn klanten. Vertrouwen is vanuit mijn optiek immers de basis die moet leiden tot mooie resultaten.'

stijn@certificeringsadvies.nl

Bekijk trainingsaanbod

Training via de CAN Academy

  • Training op maat
  • Flexibel plannen
  • Ook incompany

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields