Hoe start je een keurmerk? Inclusief stappenplan keurmerk opzetten
Bij CAN Keurmerksupport krijgen we regelmatig de vraag: hoe start je een keurmerk? Tijd om daar eens wat uitgebreider bij stil te staan. We geven daarbij ook een stappenplan voor het opzetten van een keurmerk, bestaande uit 8 stappen.
Will van Roosmalen is Manager Algemeen bij CertificeringsAdvies Nederland. De nieuwe kansen die ontstaan motiveren hem enorm om elke dag weer aan de slag te gaan!
will@certificeringsadvies.nlHoe start je een keurmerk? Daar is geen eenduidig antwoord op te geven. Vooropgesteld: een keurmerk opzetten is altijd een op zichzelf staand traject. Geen enkel keurmerk is immers hetzelfde. Uiteraard zijn er wel een aantal kaders en vastigheden te benoemen die bij vrijwel ieder proces met betrekking tot het ontwikkelen van een keurmerk aan de orde zijn. Wat in ieder geval voor ieder keumerktraject geldt: om tot een goede aanpak van een keurmerktraject te komen is het belangrijk dat er sprake is van een goede basis. Wat dat omvat leggen we verderop in dit artikel uit.
Start met een sterke basis
Een keurmerk opzetten slaagt alleen als er een goede basis is om te starten. Dit betekent met name dat er sprake moet zijn van een breed en stevig draagvlak vanuit meerdere, en bij voorkeur verschillende, belanghebbenden. Op die manier kan men gezamenlijk optrekken in het traject. Er zijn immers meerdere belanghebbenden in het spel, die het traject samen dragen. Het moet een breed gedragen concept zijn.
Wanneer je er niet zeker van bent of juist één en ander wat verder wilt uitdiepen kan het verstandig zijn om een dergelijk traject aan te vliegen met een brainstorm/workshop met alle stakeholders om daarin ideeën met elkaar uit te wisselen en e.e.a. verder te concretiseren. Op die manier kom je er snel genoeg achter of er voldoende draagvlak en een gezonde voedingsbodem zijn om een dergelijk keurmerktraject op te starten.
Stappenplan keurmerk opzetten
De ervaring van CAN Keurmerksupport is dat voor een succesvolle implementatie van een nieuw keurmerk het verstandig is om klein en concreet te beginnen met een duidelijke visie op de markt. Op basis van duidelijke uitgangspunten zet je een keurmerk en bijbehorende organisatie op die geschikt is om in de toekomst verder te evolueren naar een professioneel en gedragen keurmerk in de markt.
De stappen die hierbij komen kijken zijn grofweg onder te verdelen in vier fasen. Per fase zijn er een aantal stappen die doorlopen kunnen worden. Zoals gezegd is dit niet in beton gegoten en is ieder keurmerktraject maatwerk.
Fase 1: Initiëren
De eerste fase is de oriëntatiefase. In deze fase komen aan bod:
Stap 1: Het speelveld vaststellen
- Algemene kennismaking waarbij het speelveld in kaart wordt gebracht en de eerste ideeën en uitgangspunten worden vastgesteld. Ook worden er vergelijkbare situaties en keurmerken besproken.
- In deze fase is het verstandig om een werkgroep vast te stellen. Welke betrokkenen (spelers uit het speelveld) gaan bijdragen aan de ontwikkeling van het keurmerk?
- Optioneel kan er gekozen worden voor een workshop met betrekking tot het vaststellen van de uitgangspunten. Met de werkgroep wordt in kaart gebracht wat de wensen, verwachtingen, eisen, uitgangspunten, doelstellingen ed. zijn.
- Vervolgens kan er een tweede workshop plaatsvinden waarin een verdere verdieping van de uitgangspunten plaatsvindt. Dit uiteraard op basis van de bezinkingen uit de eerdere workshop. Op die manier kunnen de uitgangspunten, die een belangrijke basis vormen, verder worden aangescherpt.
Fase 2: Ontwikkelen
Stap 2: Conceptfase
- Uitwerken van de kaders van het keurmerk. Op basis van de vastgestelde uitgangspunten wordt de opzet en vorm van het keurmerk verder geconcretiseerd.
- Het concept verder neerzetten. In een aantal momenten/sessies worden de verschillende onderdelen van een keurmerk verder besproken en uitgediept.
- Tot slot wordt e.e.a. verder uitgewerkt tot er een definitieve conceptversie ligt.
Stap 3: Reviewfase
- In deze fase vindt de revisie van het keurmerk plaats. De werkgroep kijkt kritisch naar het concept en geeft feedback waarmee de puntjes op de i kunnen worden gezet.
- Vervolgens wordt het concept door externen beoordeeld. Er wordt feedback gegeven van andere betrokken partijen, buiten de werkgroep.
Stap 4: Ontwikkelen auditprogramma
Deze stap kan ook onderdeel uitmaken van stap 2 en 3, wat in de praktijk vaak het geval zal zijn.
- Opzetten vorm en inhoud van het auditprogramma. Daarbij wordt:
- De vorm vastgesteld (wijze van auditen)
- Frequentie vastgesteld
- Manier van rapporteren vastgelegd
- De onafhankelijkheid bekeken (wie voert audits uit)
- De beoordeling ingericht
- Toezicht ingeregeld
- Etc.
Stap 5: Definitief maken
- In deze stap wordt het keurmerk en bijbehorend auditprogramma definitief gemaakt.
Fase 3: Implementeren
Stap 6: Implementatiefase
Na de oriëntatiefase, vindt de implementatiefase plaats. Uiteraard kan dit vormgegeven worden op allerlei manieren. Hieronder een aantal zaken die in deze fase aan de orde kunnen komen:
- Uitrollen van het keurmerk
- Bekendheid verwerven binnen de doelgroep en markt
- Het inrichten van het bedrijfsbureau (coördinatie, registratie, administratie)
Fase 4: Beheren
Stap 7: Auditfase
Wanneer het keurmerk is uitgerold en alle facetten aanwezig zijn, rol je door in de zogenaamde auditfase.
- Dit is afhankelijk van het auditprogramma (denk bijvoorbeeld aan één dag per lidmaatschapsorganisatie per jaar)
Stap 8: Inrichting (beheer)organisatie
In deze stap wordt bekeken hoe het keurmerk beheerd wordt qua organisatie.
- Hoe richt je de organisatie in?
- Wat is het structurele fundament dat je eronder legt?
- Kortom: hoe beheer je het?
Op weg naar een professioneel keurmerk
Zodra het keurmerk gelanceerd is, dient het verder te worden ontwikkeld om er uiteindelijk een ‘volwassen’ keurmerk van te maken. Daarbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar:
- Afspraken over het lidmaatschap (dragen van het keurmerk) en de bijbehorende licentie-fee
- Kostendekking
- Mogelijk een ‘persoonscertificering’ eraan koppelen
- Mogelijk inregelen van een erkenning rondom gecertificeerde opleidingen
- Uitbouwen van het keurmerk en haar kaders
- Etc.
Hierboven is een stappenplan voor het opzetten van een keurmerk neergezet. Nogmaals: dit zijn slechts richtlijnen. Ieder keurmerktraject staat op zichzelf en wordt, waar gewenst in samenwerking met CAN Keurmerksupport, op maat ingericht. Al met al zijn er veel mogelijkheden om tot een invulling van het traject en het keurmerk te komen, waarmee de professionaliteit binnen een sector/branche naar een hoger niveau getild kan worden.
Hulp of ondersteuning nodig?
Mocht bovenstaand stappenplan aanknopingspunten bieden voor het opzetten van jou/jullie eigen keurmerk of persoonscertificering? Neem dan gerust, geheel vrijblijvend, contact met ons op. Op die manier kunnen we met elkaar wat dieper en specifieker ingaan op de situatie en de mogelijkheden in kaart brengen.
Will van Roosmalen is Manager Algemeen bij CertificeringsAdvies Nederland. De nieuwe kansen die ontstaan motiveren hem enorm om elke dag weer aan de slag te gaan!
will@certificeringsadvies.nl
Een keurmerk starten?
Kom in contact!
- Snel contact
- Pragmatisch
- Op maat
