Hoelang mag je als uitzendbureau gegevens bewaren volgens AVG?
Hoe zit het precies met bewaartermijnen van (persoons)gegevens vanuit de AVG m.b.t. de uitzendbranche?
Tobias op den Brouw is Manager Advies en Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Zijn kernwaarden zijn helderheid, samenwerken en doelgericht werken en daarmee samen veranderingen realiseren.
tobias@certificeringsadvies.nlDe AVG-wetgeving stelt verplichtingen aan het verwerken van persoonsgegevens. Daarbij horen ook bewaartermijnen. Hoe zit dat precies? Als uitzendbureau ben je verplicht om voorzichtig om te gaan met persoonsgegevens van kandidaten. Voorkom datalekken en stel een functionaris aan voor de persoonsgegevens! Zorg er bij het bewaren van persoonsgegevens voor dat je je houdt aan de bewaartermijnen. Die bewaartermijnen verschillen per type kandidaat. In dit artikel leggen we je hier alles over uit.
Persoonsgegevens van een ingeschreven kandidaat
Wanneer een kandidaat wordt ingeschreven, mag je alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de arbeidsbemiddeling, gebruiken in een systeem. Daarbij is het in ieder geval van belang dat je een kandidaat toestemming vraagt om zijn/haar persoonsgegevens op te slaan. Geeft een kandidaat hierop akkoord, dan mag je deze gegevens 2 jaar bewaren. De gegevens die je mag opslaan:
- Opleiding & certificaten;
- NAW gegevens;
- E-mailadres en telefoonnummer;
- Werkervaring;
- Kopie van een identiteitsbewijs. Dit mag maximaal 4 weken. Hierna dient de kopie verwijderd te worden, tenzij de persoon in kwestie aan de slag gaat als werkzame uitzendkracht.
De volgende gegevens mag je niet opslaan:
- Godsdienst;
- BSN;
- Gezondheidsgegevens;
- Andere bijzondere persoonsgegevens.
Persoonsgegevens van een werkzame uitzendkracht
Voor een werkende uitzendkracht geldt dat je alle gegevens mag verwerken die je nodig hebt bij het correct uitvoeren van de salarisadministratie. Denk aan:
- Bankrekeningnummer;
- NAW gegevens;
- Kopie van een identiteitsbewijs;
- BSN.
Let op: een Burgerservicenummer mag alleen verstrekt worden aan een inlener wanneer dit noodzakelijk is voor het vaststellen van aansprakelijkheid van de inlener.
Persoonsgegevens van een zieke uitzendkracht
Is een uitzendkracht ziek? Dan mag je niet zomaar alles van deze ziekteperiode registreren. Zo heeft de uitzendkracht zelf het recht om de reden van het verzuim niet te delen. Onderwerpen die wel mogen worden verwerkt bij de ziektegegevens zijn:
- De vermoedelijke duur van het verzuim;
- Wanneer er sprake is van ziekte door een arbeidsongeval;
- Het telefoonnummer van het verpleegadres;
- Wanneer er sprake is van verzuim door een verkeersongeval;
- Wanneer de werknemer valt onder vangnetbepaling ziektewet.
Onderstaande gegevens mogen niet worden verwerkt:
- Afspraken met artsen en andere zorgverleners;
- De aard/oorzaak van het verzuim;
- Eigen waarnemingen over de situatie van de werknemer.
Persoonsgegevens van een niet meer werkzame uitzendkracht
Wanneer een uitzendkracht uit dienst is, mag je zijn/haar gegevens maximaal 2 jaar bewaren na de laatste dag waarop de persoon in kwestie werkzaam is geweest. Loonbelasting, NAW gegevens, geboortedatum, BSN, loonheffingskorting en afschriften van identificatie documenten moeten minstens 5 jaar worden bewaard na uit dienst treding.
Meer informatie?
Wil je meer weten over de AVG met betrekking tot je uitzendorganisatie? Of wil je eens kijken of een VCU certificering interessant kan zijn? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag op weg!
Tobias op den Brouw is Manager Advies en Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Zijn kernwaarden zijn helderheid, samenwerken en doelgericht werken en daarmee samen veranderingen realiseren.
tobias@certificeringsadvies.nl
Handig AVG stappenplan!
Aan de slag met de AVG-wetgeving?
- Leer alles over de AVG-wetgeving
- Handig stappenplan
