HKZ Zorg en Welzijn: hoe is het opgebouwd en wat zijn de eisen?

Als je actief bent in de zorg en welzijn sector, heb je vast wel eens gehoord van HKZ Zorg en Welzijn. Met deze norm toon je aan dat je serieus omgaat met het continu verbeteren van de kwaliteit van je zorg. HKZ Zorg en Welzijn is opgebouwd in drie hoofdstukken en is geschreven in begrijpbare taal. Ondanks dat de norm veel vrijheid biedt, zitten er wel een aantal eisen aan verbonden. In dit artikel leggen we je uit hoe de norm is opgebouwd en aan welke eisen je moet voldoen om het certificaat te behalen!

De HKZ norm Zorg en Welzijn geeft je veel vrijheid in het opstellen en invullen van je kwaliteitszorgsysteem. Dat komt omdat, in tegenstelling tot oudere normen, de focus ligt op het continu leren en verbeteren en niet op verplichte procedures. De norm is gemaakt om toegevoegde waarde te bieden voor jouw organisatie. Jouw omgeving (context) staat daarom centraal. Daardoor hoef je niet te werk te gaan volgens een compleet nieuwe werkwijze om te voldoen aan de normeisen. Toch zijn er wel bepaalde richtlijnen gegeven aan HKZ Zorg en Welzijn.

De eisen van HKZ Zorg en Welzijn zijn gebaseerd op ISO 9001:2015 en zijn geschreven in begrijpbare taal. Ze sluiten aan bij actuele thema’s binnen je organisatie. Denk aan:

HKZ Zorg en Welzijn bestaat uit 3 hoofdstukken. Hoofdstuk 1 stelt de cliënt centraal. Belangrijke thema’s binnen dit hoofdstuk zijn de ondersteuning van de eigen regie van de cliënt en het leveren van maatwerk. Hierbij wordt aandacht geschonken aan de continuïteit van je zorg, afspraken over doorstroom & nazorg en een dossiervorming die voldoet aan de professionele standaarden

In dit hoofdstuk zijn eisen opgenomen die je organisatie helpen om goed te kunnen sturen. Hoe richt je de organisatie zo in dat je alles kunt faciliteren rondom de cliënt? Het is hierbij belangrijk om interne en externe ontwikkelingen, belangrijke stakeholders, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden en risico’s/kansen in kaart te brengen. Het resultaat van deze inventarisatie is van invloed op het beleid en de strategie van je organisatie.

Daarnaast is het ook belangrijk om meetbare, concrete doelen op te stellen. Daarmee draagt je kwaliteitsmanagementsysteem namelijk echt bij aan het realiseren van je strategie. Een aantal andere thema’s binnen dit hoofdstuk zijn samenwerken, veiligheidscultuur, leiderschap en normen en waarden. De norm gaat uit van een zekere mate van vrijheid voor de medewerker doordat ze zelf invulling geven aan hun taken (professionele vrijheid: hiervoor zijn eisen opgenomen die de bekwaamheid en bevoegdheid ondersteunen). De norm is juist bedoeld om als organisatie bewuste keuzes te maken met betrekking tot risico’s, niet om protocollen en procedures op te stellen.

Dit hoofdstuk bevat eisen voor het evalueren, leren en verbeteren op drie niveau’s: procesniveau, cliëntniveau en organisatieniveau. Alles wat je in hoofdstuk 2 hebt beschreven, wordt in hoofdstuk 3 geanalyseerd en beoordeeld. Onderdelen van dit hoofdstuk zijn: interne audit, cliëntervaringsonderzoek en medewerkerservaringonderzoek. Naast het treffen van maatregelen, meet je ook de effectiviteit ervan zodat je deze altijd nog kunt bijsturen.

Tot slot moet systematisch worden beoordeeld of het kwaliteitssysteem werkt. Dit houdt in dat wordt getoetst of de interne audits bijdragen aan het leren en verbeteren, de maatregelen bijdragen aan de doelen en of je als organisatie in staat bent te leren en te verbeteren. Op deze manier wordt een proces van continu verbeteren op gang gebracht!

Om het certificaat te verkrijgen dien je een zogenaamde Certificerende Instantie (CI) in te schakelen. Dat zijn bureaus die bevoegd zijn om het HKZ certificaat af te geven, nadat ze je organisatie hebben getoetst. Zij zijn op hun beurt juist weer niet bevoegd te adviseren of te begeleiden in het voortraject.
Het HKZ certificaat kun je behalen met behulp van een adviesbureau, of door de implementatie zelf te doen. Hier lees je verderop in het artikel meer over.

Het HKZ-certificaat wordt verkregen nadat geconstateerd is dat aan alle vereisten is voldaan. Een auditor van een CI komt dan gedurende één of meerdere dagen op bezoek en toetst of de organisatie heeft voldaan aan alle criteria van de norm. Bij grote organisaties komen er vaak zelfs twee of meer HKZ auditors langs. In ieder geval moet de auditor voldoen aan 2 vereisten; hij/zij moet een lead auditor zijn en beschikken over de kennis van de betreffende branche. Dit laatste wordt ook wel de materiedeskundige genoemd.

Als aan alle criteria wordt voldaan, krijgt je organisatie het certificaat. Vervolgens wordt je organisatie ieder jaar opnieuw geaudit om te bezien of je organisatie het kwaliteitsmanagementsysteem nog steeds goed toepast.

Je kan er natuurlijk altijd voor kiezen om de norm aan te schaffen en te kijken in hoeverre je organisatie voldoet aan de norm. Na deze analyse kun je kijken wat er nog nodig is om uiteindelijk het certificaat aan de muur te kunnen hangen. Dit is wat dat betreft de goedkoopste manier om het certificaat te behalen.

Wat we vaak merken is dat organisaties moeite hebben om de uitvoerig beschreven norm te vertalen naar praktische oplossingen binnen de organisatie. Omdat de vereisten vaak ‘verkeerd’ worden gelezen, is er al een valse start. Dit zal uiteindelijk resulteren in enorm veel interne uren, bergen papier, veel discussie, ingewikkelde frames & formatten, extra procedures & werkomschrijvingen en uiteindelijk een dik kwaliteitshandboek. Zo moet het dus niet. Als we terug gaan naar het begin, dan zien we dat iedereen wel aanvoelt dat dikke handboeken, vele procedures en eindeloos formulieren invullen nutteloos is. Dit is dan ook direct de toegevoegde waarde van Certificeringsadvies Nederland als partner in certificeringen. Wij zorgen ervoor dat je organisatie zich niet op de norm richt, maar op de eisen, wensen & verwachtingen van de klant. Dit is uiteindelijk het grondbeginsel van de kwaliteitsnormen. Het certificaat komt dan uiteindelijk vanzelf.