Prestatieindicatoren HKZ normDe conclusie van de vorige blog ‘De PDCA Cyclus in de HKZ norm’ was dat de nadruk van de HKZ norm niet ligt op het creëren van een handboek, maar juist op het verbeteren van je processen en de sturing daarop. De plan-do-check-act cyclus is daarin cruciaal om te bepalen welke doelstellingen je hebt als organisatie, welke prestatie indicatoren daarop aansluiten, welke acties je uit zal moeten voeren om de prestaties te behalen en kritisch te kijken of deze resultaten zijn behaald en of er bijsturing nodig is. Maar hoe kun je HKZ behalen met behulp van KPI’s?

In deze blog zal ik de stappen naar het behalen van het HKZ-certificaat met de juiste KPI’s verder toelichten.

Stap 1. Bepalen van uw organisatiedoelstellingen

Elke organisatie bepaald aan het begin van het jaar de doelstellingen voor de komende tijd. Dit is wat mij betreft één van de leukere onderdelen vanuit de HKZ-norm. Voor iedere zorgorganisatie is de koers anders en zal er dus op een andere manier invulling aan gegeven worden. Voorbeelden van organisatiedoelstellingen zijn:

– 10% vermindering van de kosten ten opzichte van 2018

– Behandeltijden verkorten met 10%

– 20 % kortere wachttijden t.o.v. 2018

– 10% meer behandelingen

Het is enorm belangrijk om de organisatiedoelstellingen zo concreet mogelijk te maken, zodat het meten van de prestaties ook makkelijker wordt.

Het verminderen van de kosten is een nietszeggende organisatie doelstelling. Met hoeveel euro wil je de kosten verminderen? Wat is je referentiekader?

De algehele kosten van de organisatie in 2019 met 10% verminderen ten opzichte van 2018 is een hele concrete doelstellingen die te meten is met behulp van je begroting.

Stap 2. Vaststellen van procesindicatoren

Vervolgens moeten deze organisatiedoelstellingen naar managementdoelstellingen worden vertaald. Bedrijfsprocessen zijn geen procedures, maar gebeurtenissen op tactische niveau. Iedere proceseigenaar kijkt naar de balanced scorecard en leert daaruit zijn of haar opdracht. Wat betekent een 5% toename van behandelingen voor zijn of haar proces? Deze prestatie indicatoren moeten per proces worden vastgesteld. Uiteraard ook de daaraan gekoppelde procesindicatoren.

Het bouwwerk is nu bijna klaar. Op alle aansturende niveaus is nu bepaald wat er moet gebeuren. Op zich hoeft dit niet veel tijd te kosten. Er mogen ook niet teveel doelstellingen worden gedefinieerd. Eenvoudigweg omdat dat praktisch onhaalbaar is. Een paar doelstellingen per jaar realiseren is al een hele prestatie.

De volgende stap is om deze organisatiedoelstellingen naar procesdoelstellingen te vertalen. Processen zijn geen uitgeschreven procedures in flowcharts, maar zijn gebeurtenissen op het

tactisch niveau van de organisatie. Wat betekent de verlaging van de kosten met 10% voor jullie bedrijfsvoering? Welke prestatie indicatoren moeten hieraan gekoppeld worden? Als je een verlaging van de kosten wilt realiseren, zal je iets moeten aanpassen in je proces. Dit kan betekenen dat de organisatie ervoor kiest minder werk bij ZZP’ers weg te leggen en iemand aannemen om dat werk op te pakken. Een prestatie indicator binnen dit proces kan dan het percentage werk wat bij ZZP’er wordt weggelegd worden.

Download een impressie van ons managementsysteem [whitepaper]

Wil je meer weten over hoe een managementsysteem kan werken in jouw organisatie? Download dan geheel vrijblijvend onze whitepaper ‘impressie managementsysteem’.

DOWNLOAD IMPRESSIE

Impressie managementsysteem

Stap 3. De uitvoering op de werkvloer

De laatste stap is het implementeren van de maatregelen in stap 2 op de werkvloer. Samen zal overlegd worden hoe de resultaten kunnen worden behaald en wanneer we deze zullen evalueren. Na een bepaalde periode kan dat bekeken worden wat het verschil is tussen het doel en de werkelijkheid.

Als deze stap goed geïmplementeerd is betekent dat:

– Dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van zijn verantwoordelijkheid om de doelstelling te behalen

– Weet de organisatie hoe de resultaten gemeten kunnen worden.

– Is iedereen akkoord met de doelstellingen en hoe deze behaald kunnen worden.

– Is iedereen op de hoogte wanneer de resultaten geëvalueerd worden

De directie zal gebruik moeten maken van verschillende instrumenten om de Plan-do-check-act cyclus goed te implementeren. Denk hierbij aan een goede communicatie, personeelsmanagement, opleidingsbeleid, auditen enz.

Het personeel zal aan de slag gaan met het uitvoeren van acties, het oplossen van problemen, metingen verrichten, samenwerken, cursussen volgen enz.

Stap 4. Praktisch geïmplementeerd managementsysteem

Voordat we naar stap 4 gaan, is het managementsysteem voor uw organisatie eigenlijk al gereed. We hebben beschreven welke managementinstrumenten we nodig hebben om de doelstellingen en prestatie indicatoren te behalen. Als dit werkt zoals hierboven beschreven, dan is dat goed. Op deze manier heeft uw geen kwaliteitshandboek en hoeven de processen ook niet uitvoerig beschreven als uw organisatie zonder kan.

Het gaat erom dat de organisatie wordt gestuurd op basis van doelstellingen en prestatie indicatoren. Processen kunnen worden gezien als taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden om deze doelstellingen en prestatie indicatoren te behalen. De organisaties die deze denkwijze aan houden, zullen merken dat de HKZ-norm niet hand in hand gaat met veel papierwerk, een hoop gedocumenteerde procedures en een handboek.

Meer informatie?

Heb je vragen over de prestatieindicatoren of meer algemeen over de HKZ? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs staan je graag te woord.

Neem contact op
Contact CertificeringsAdvies Nederland