Het VCA handboek: handig hulpmiddel bij een VCA certificering

VCA, de afkorting voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers, is een bekende norm op het gebied van veilig en gezond werken. Wil je als organisatie aantonen dat je alles op orde hebt op dit gebied, dan kan het nuttig, of in sommige gevallen noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de eis van opdrachtgevers, om te certificeren voor VCA. Wanneer je gaat certificeren voor VCA, dan is het gebruikelijk om een VCA handboek op te stellen. Maar wat moet er dan in zo’n VCA handboek staan? Hoe maak je zo’n handboek? Bestaat er zoiets als een VCA handboek voorbeeld? En wie betrek je bij het opstellen ervan? In dit artikel zetten we dat voor je uiteen. 

Wil je aan de slag met de implementatie van VCA binnen je organisatie, omdat je bijvoorbeeld wilt voldoen aan de eis voor een VCA certificering, dan start je eigenlijk met een interne analyse. Daarin breng je relevante risico’s en de bijbehorende veiligheidsmaatregelen die je gaat treffen in kaart. Vervolgens ga je aan de slag met verbeteracties. Zodra je hiermee aan de slag gaat, kom je al snel in aanraking met een VCA handboek.

In een VCA handboek beschrijf je welke maatregelen de organisatie neemt om de veiligheid, gezondheid en milieurisico’s zo klein mogelijk te maken. Daarnaast leg je concrete afspraken hierover vast in datzelfde document. Een VCA handboek biedt je organisatie structuur, geeft jou en je medewerkers houvast en is daarmee een functioneel hulpmiddel bij het implementeren en onderhouden van je VCA certificering. Een VCA handboek kan zowel fysiek als digitaal opgemaakt worden.

Om het handboek niet enkel een document te laten zijn waar iets in opgeschreven staat dat vervolgens in de kast belandt, is het zaak dat je alles wat je in het handboek opneemt ook praktisch toepasbaar maakt voor medewerkers. Het handboek is namelijk een hulpmiddel, geen doel. Het moet ondersteunend zijn aan het uiteindelijke doel en dat is ‘veilig, gezond en milieubewust werken’,

Om dat laatste te borgen wordt er jaarlijks een directiebeoordeling opgesteld. Dit is een vereiste uit de VCA norm. Tijdens de directiebeoordeling wordt naar de organisatie en de processen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu gekeken in de vorm van een evaluatie. Uit deze evaluatie volgen weer allerlei verbeteracties die je kunt doorvoeren. Op die manier blijf je jezelf als organisatie continu verbeteren en zo houd je alles up-to-date.

Een VCA handboek is opgebouwd in vier delen:

A-documenten: Deze vormen een omschrijving van je organisatie, inclusief de overlegstructuren en je managementsysteem waarin je e.e.a. vastlegt. Het managementsysteem is eigenlijk een ‘set van samenhangende afspraken’ over VGM.

B-documenten: Dit is als het ware het ‘hoofdproces’ van je organisatie. Hierin staat van begin tot eind beschreven hoe de processen van de werkzaamheden lopen. Daarbij wordt ook beschreven hoe voldaan wordt aan de VCA eisen.

C-documenten: Dit omvat de procedures waarin wordt uitgelegd hoe er binnen de organisatie gerealiseerd wordt dat er gezond en veilig wordt gewerkt. Daarnaast staat beschreven hoe je dat continu blijft verbeteren. Per onderwerp staat opgenomen:

Dit wordt opgesteld conform verplicht uit te voeren procedures vanuit de VCA-norm.

D-documenten: Dit zijn benodigde documenten en formulieren o.b.v. de werkzaamheden die benoemd zijn in onderdeel B en C.

Regelmatig wordt ons de vraag gesteld of we een VCA handboek voorbeeld hebben? Om je een indruk te geven in de vorm van een VCA handboek voorbeeld hebben wij een handige whitepaper voor je opgesteld. Daarin staan allerlei VCA voorbeelden:

In het VCA handboek staat vanalles beschreven, zoals hierboven is te lezen. Wanneer het VCA handboek gereed is, dan ben je als organisatie in ieder geval in het bezit van:

Dit is een methode waarmee je de te nemen veiligheidsmaatregelen in de organisatie kunt borgen. Daarin wordt beschreven wat de risico’s op het gebied van VGM zijn voor de organisatie.

Hierin staan de regels en voorschriften beschreven die ervoor zorgen dat medewerkers veilig, prettig en duurzaam kunnen werken. Deze zijn een aanvulling op de rechten en plichten uit de arbeidsovereenkomst. Het is in het belang van de medewerkers dat zij de regels kennen en naleven.

Met een VCA handboek opstellen ben je nog niet in bezit van een VCA certificaat. Er zijn nog een aantal andere zaken die binnen je organisatie op orde moeten zijn om uiteindelijk de VCA certificering binnen te halen:

Heb je na het lezen van dit blogartikel vragen over een VCA certificering of het VCA handboek? Of wil je aan de slag met implementatie van de VCA norm? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag op weg!